Petroglif

Отчеты по онлайн-кассе: для чего нужны и как сформировать

Переход на онлайн-кассы повлек за собой введение новых требований и частичную отмену действующих. В основе кассовой реформы лежит «прозрачность расчетов»: отказ от бумажных форм отчетности и переход на электронный документооборот. Больше не нужно подтверждать каждый полученный рубль цифрой на бумаге — данные по каждой операции через интернет передаются в налоговую службу. Расскажем, как повлияли нововведения на формирование отчетов по онлайн-кассе. Какие их виды существуют и для чего используются.

Какие отчеты формирует онлайн-касса

О том, какие отчеты формирует онлайн-касса, сказано в ФЗ № 54. Согласно п 4. ст. 4.1, в фискальном накопителе в некорректируемом виде хранятся реквизиты следующих видов отчетности:

- о регистрации;

- об изменении параметров регистрации;

- об открытии смены;

- о закрытии смены;

- о закрытии фискального накопителя;

- о текущем состоянии расчетов, Х-отчет.

Отчеты по онлайн-кассе: о регистрации и об изменении ее параметров

Согласно 54-ФЗ, предприниматель может использовать кассовый аппарат для расчетов с покупателями только после регистрации его в налоговой. Сделать это можно через официальный сайт ФНС или при личном посещении территориального органа. После рассмотрения заявки пользователь получает регистрационный номер. В течение одного дня вносит его в память ФН вместе с другими реквизитами (наименованием организации или ИП, данными о ККТ и прочими) — выполняет фискализацию. В результате формирует соответствующий отчет по онлайн-кассе, в котором отражены:

- сведения о субъекте хозяйствования;

- модель устройства, его регистрационный номер;

- адрес установки (для интернет-магазина это веб-ресурс);

- наименование оператора фискальных данных и другие реквизиты.

Аналогичные данные указаны в отчете об изменении параметров регистрации ККТ. Также в него вносится код причины перерегистрации. Пользователь создает кассовый отчет об изменении параметров регистрации в том случае, если при постановке аппарата на учет в ФНС были допущены ошибки в данных или они изменились (например, поменялись настройки контрольно-кассовой техники или система налогообложения).

В зависимости от используемого ФФД, набор реквизитов отчетов немного отличается — в Приказе ФНС России от 14.09.2020 N ЕД-7-20/662@ представлены их списки для каждого формата фискальных документов.

Отчет об открытии смены на онлайн-кассе

Кассир формирует отчет об открытии смены на онлайн-кассе до первого расчета. Причем необязательно утром. Если пересменка происходит в середине дня, можно снимать отчет после обеда и даже ближе к вечеру. Это первый документ, с которого начинается смена кассира. Реквизиты, которые содержит отчет, утверждены Приказом ФНС России от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@ (далее — Приказ). Данные отражены в таблицах №№ 18, 56, 94 — в зависимости от используемого ФФД.

Обратите внимание! Если предыдущая смена открыта, отчет распечатать не получится.

Нужен ли Z-отчет на онлайн-кассе

Во времена использования кассовых аппаратов с ЭКЛЗ Z-отчет завершал смену и обнулял счетчики. Его данные кассир переносил в ф. КМ-6 (справку-отчет) и ф. КМ-4 (журнал кассира-операциониста). Нужен ли Z-отчет при онлайн-кассе?

С внедрением ККТ нового образца правила изменились. Z-отчет не формируется на онлайн-кассах. В современной интерпретации такого понятия не существует. Вместо него кассир формирует отчет о закрытии смены, который, в отличие от своего предшественника, не обнуляет данные, а «подводит итоги» по смене.

В письме № 03-01-15/3482 от 25.01.2017 Минфин поясняет: первичные формы документов для контроля за торговыми операциями утратили силу и необязательны к исполнению. Документы по формам КМ-6 и КМ-4 также больше не востребованы. Но на правовом уровне не запрещена привычная отчетность — в свободной форме и по желанию предпринимателя.

Отчет о закрытии смены на онлайн-кассе

По завершении расчетов кассир формирует отчет о закрытии смены на онлайн-кассе. Его данные, как и реквизиты других фискальных документов, передает в налоговую через ОФД. Содержимое отчета о закрытии смены отражено в табл. №№ 30, 68, 123 Приказа. Назначение документа:

- отчетность предприятия перед контролирующим органом;

- архивирование кассовых операций в фискальной памяти;

- перенос данных в систему бухгалтерского учета.

Длительность смены (интервал между отчетами об открытии и закрытии) — не более 24 часов, но не ограничен одним днем. То есть ее можно открыть вечером в понедельник, а закрыть после обеда во вторник. Если с момента открытия смены проходит более 24 часов, ФН временно блокируется. ККТ выдает ошибку. Дальнейшая работа возможна после закрытия и повторного открытия смены.

Отчет о текущем состоянии расчетов и Х-отчет на онлайн-кассе

В любой момент кассир может снять на онлайн-кассе отчет о текущем состоянии расчетов (не равнозначен Х-отчету). Он позволяет выяснить, какие фискальные документы и в каком количестве не поступили ОФД, время прекращения информационного обмена. Это важно, если фискальные данные ККТ не отправляла оператору дольше 30 дней. В таком случае касса блокируется, и для дальнейшей работы требуется подключение к интернету для выгрузки документов.

Отчет о текущем состоянии расчетов можно снимать много раз в течение смены. Он не обнуляет итоги, выполняет лишь информационную функцию. Его реквизиты представлены в табл. №№ 19, 57, 95 (в зависимости от используемого ФФД) Приказа.

Х-отчет можно снимать неограниченное количество раз. Он показывает операции, проведенные в течение смены, а также их суммы. Его используют и для отслеживания выручки. Х-отчет не входит в перечень обязательных документов, по которым положено отчитываться перед налоговой службой, но позволяет своевременно устранить нарушения, а значит, избежать штрафов. Он отражает:

- сумму наличных денег в кассе в рассматриваемый период;

- общий итог по продажам;

- количество и сумму оплаты наличными и безналичным способом;

- количество продаж за смену;

- число проведенных операций по возвратам, их суммы;

- общее количество напечатанных чеков.

Х-отчет можно снять только за текущую смену, а также сформировать по узким показателям:

- по чекам и наличности — количество с суммами;

- по кассирам — группировка информации по выручке каждого сотрудника;

- по отделам — данные о продажах по каждому подразделению;

- по товарным позициям — для отслеживания остатков;

- по активности продаж — операции за разные временные периоды.

Х-отчет по времени продаж позволяет определить пиковую активность клиентов.

Кассовый отчет о закрытии ФН

Фискальный накопитель (ФН) устанавливается в специальный отсек в корпусе онлайн-кассы и предназначен для шифрования, защиты и хранения данных. Имеет ограниченный срок службы (13, 15 или 36 месяцев). По завершении периода действия требует замены. Кассир должен закрыть архив использованного накопителя, сформировав соответствующий отчет, установить новый чип и перерегистрировать кассу в налоговой (в связи с заменой ФН).

Отчет о закрытии архива фискального накопителя также понадобится, если предприниматель снимает ККТ с учета, заканчивается ресурс памяти накопителя (даже если срок действия не завершен) и по другим причинам. Реквизиты документа указаны в табл. №№ 31, 69, 124 Приказа. Перед его формированием нужно убедиться в отсутствии непереданных данных (снять отчет о текущем состоянии расчетов).

Нужно ли хранить отчеты онлайн-кассы

Обязанность по хранению фискальных накопителей после закрытия их архива лежит на предпринимателе. ФН нельзя уничтожать или выбрасывать в течение 5 лет. А нужно ли хранить отчеты, сформированные с помощью онлайн-кассы?

После внедрения новой кассовой дисциплины государство приняло решение отказаться от «бумажной волокиты». Фискальные документы в онлайн-режиме предприниматели передают в ФНС, в электронном виде они содержатся в памяти ФН, поэтому нет смысла хранить их бумажные аналоги.

Источник: https://online-kassa.ru/