Figure StyloAndoid

Общие сведения

Системейство решений Stylo предназначена для автоматизации деятельности торговых предприятий, осуществляющих активные продажи с последующей доставкой реализованной продукции клиентам.

Система включает в себя две составляющих:

1. Программные модули Stylo, функционирующий на элементной базе КПК Palm под управлением PalmOS и Windows CE. Модуль StyloAndroid осуществляет обмен данными с офисной системой управления посредством сервера обмена данными.

2. Карманный персональный компьютер c операционной системой PalmOS, Windows CE или Android и с соответствующими средствами коммуникации: usb-кабель для локальной синхронизации с рабочей станцией и мобильный телефон с bluetooth-портом и поддержкой обмена данными через GPRS-канал – для удаленной синхронизации с web-сервером.

 

Программные модули

Программный модуль StyloAndroid

Программный модуль Stylo изначально разрабатывался по запросу и с активным участием крупной оптовой продовольственной компании, осуществляющей прямые продажи через торговых агентов и доставку продукции по территории Республики Карелия.

Исходя из существующих потребностей и с учетом перспектив развития, функционал модуля StyloAndroid включает в себя следующие разделы:

1. ДОЛГИ: - позволяет агенту анализировать дебиторскую задолженность клиентов, актуальную на момент последней синхронизации КПК с сервером, в разрезе накладных.

2. ОСТАТКИ: - позволяет агенту оперативно просматривать остатки товаров по закрепленному для его работы складу в разрезе товарных групп (актуальные на момент последней синхронизации КПК с сервером).

3. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ: - позволяет создавать документ для целей анализа эффективности работы агентов, а именно – фиксировать наличие SKU по товарным группам в разрезе номенклатуры. Документ инвентаризации в конкретной торговой точке на определенную дату заполняется, как правило, сотрудниками отдела мерчендайзинга для последующего анализа руководителем отдела продаж и для аргументации торговыми агентами в процессе работы с клиентами. Данные документов инвентаризации автоматически отражаются в бланке заказа, открываемого агентом на конкретную торговую точку, при перемещении по прайс-листу.

4. ЗАКАЗЫ - основная часть модуля StyloAndroid, позволяющая агентам фиксировать товар, проданный клиенту в процессе планового визита в виде заказа на поставку товара по строго утвержденной спецификации: номенклатура, количество, цена за единицу, согласованная дата и время доставки, а также форма оплаты. В пункте меню «ЗАКАЗЫ» оперативно доступны пункты «ДОЛГИ» (по клиенту, на которго открыт заказ) и «ОСТАТКИ» (в целом по активному складу).

В процессе осуществления продаж и формирования заказа в StyloAndroid агенту доступны следующие инструменты, позволяющие сделать наиболее полноценный и корректный заказ:

4.1. Справочник всех существующих клиентов с соответствующими только им уникальными адресами доставки

4.2. Дебиторская задолженность по клиенту в целом в разрезе накладных и дат отгрузки

4.3. Корректные остатки товаров

4.4. Неограниченные возможности ценообразования (при необходимости могут быть строго определены) посредством выбора фиксированных ценовых каналов, согласованных с руководителем торгового отдела, а также с помощью произвольного процента скидки от фиксированного базового уровня. По завершении формирования заказа агент оперативно располагает точной суммой стоимости заказа и может более корректно оговаривать условия оплаты с клиентом, ориентируясь на его платежеспособность

4.5. Анализ фактического наличия SKU в конкретной торговой точке за предшествующий дате визита месяц в разрезе календарных недель

4.6. Анализ фактической отгрузки SKU в конкретную торговую точку за предшествующий дате визита месяц в разрезе календарных недель, что позволяет агенту контролировать работу отдела логистики предприятия (операторов и службы доставки)

4.7. Архивация данных – необходима для ускорения удаленной синхронизации через GPRS-канал.

Программный модуль «ДЕЛА»

Кроме модуля StyloAndroid - агенту в КПК доступен модуль «ДЕЛА», который позволяет руководителю торгового отдела осуществлять текущее и оперативное планирование расписания работы агентов на каждый день, в том числе используя шаблоны для повторяющихся еженедельно или два раза в месяц посещений торговых точек. Агенты в свою очередь могут осуществлять дополнительное планирование своего рабочего дня. Затем информация и комментарии агентов по выполненным и невыполненным посещениям передается в единую базу данных Papyrus с указанием результата или причин отсутствия заказа для анализа эффективности посещений клиентов руководителем торгового отдела. Для указанных выше целей анализа в программе Papyrus имеется соответствующий функционал.

Отгрузочные накладные

Формирование отгрузочных накладных на основе полученных заказов осуществляет оператор после завершения процесса синхронизации. Для этого на основании заказов, прошедших кредитный и логистический контроль и имеющих статус «открытый» создаются отгрузочные накладные. Процесс переноса всех данных из заказа в отгрузочную накладную автоматизирован и не требует высокой квалификации персонала. При этом исключаются ошибки оператора в номенклатуре, количестве, цене товара, времени и дате доставки. В случае если по каким-то причинам фактического наличия товара на момент формирования накладной из заказа на складе не достаточно – программа Papyrus выдает типовое сообщение о недостающем количестве конкретных товарных позиций, что позволяет оператору информировать клиента и вносить коррективы в окончательный вариант накладной.

 

Схема движения данных

1. Оператор торговой организации, осуществляющий контроль передачи и приема данных, в зависимости от требований к степени актуальности информации, используемой торговыми агентами, один или несколько раз в течение рабочего дня запускает в программе Papyrus процесс подготовки новых данных для агентов.

2. Данный процесс полностью автоматизирован, требует только первоначальной настройки, и занимает от 2 до 10 минут. После обновления данные могут быть через usb-кабель (локальная синхронизация) загружены в КПК. Процесс локальной синхронизации запускается оператором или пользователем КПК и занимает не более 3 минут.

3. Если данные необходимо передать территориально удаленным агентам, оператор непосредственно из программы Papyrus запускает процесс синхронизации с удаленным web-сервером посредством интернет-канала связи (процесс занимает около 5 минут в зависимости от пропускной способности канала связи). После обновления данных на web-сервере торговые агенты синхронизируют КПК посредством мобильного телефона, поддерживающего GPRS-протокол обмена данными. Данный процесс также автоматизирован (необходимо только проведение первичной настройки оборудования) и не требует от торгового агента особых знаний и навыков.

4. Получение данных от торговых агентов. Данный процесс, независимо от способа синхронизации (локально или удаленно) протекает параллельно с процессом отправки данных на КПК (или web-сервер). То есть процесс синхронизации двухсторонний и не требует осуществления каких-либо отдельных операций. В случае, если оператору необходимо только получить заказы от торговых агентов, он, минуя процесс подготовки свежих данных в программе Papyrus, сразу запускает процесс синхронизации – либо локально, либо с web-сервером.

 

Защита коммерческой информации

Программы Stylo и Papyrus позволяют четко разделить информационные потоки, предназначенные для агентов, работающих с конкретными товарными складами, а также четко идентифицировать поступающие заказы и отчеты в разрезе торговых агентов и клиентов (точек доставки). Программное обеспечение разработано таким образом, чтобы исключить утечку коммерческой информации. Агенты и операторы фактически не имеют доступа к ценам закупки товаров и оборотам по клиентам, кроме текущей дебиторской задолженности и стоимости текущего заказа. Информация по аналитике продаж также хранится в виде недоступном для копирования и просмотра более чем по одной торговой точке и более чем по одной позиции прайс-листа компании.

 

Эффект от использования системы

При использовании системы Stylo время, от момента получения заказа от клиента до начала комплектации на складе, может быть сокращено до 15-20 минут независимо от числа и размера передаваемых заказов, при этом информация не искажается за счет максимального исключения человеческого фактора.

Внедряемый функционал позволяет планировать деятельность торговых агентов с максимальной эффективностью и обратной связью, четко контролировать работу отдела сборки и доставки заказов, анализировать эффективность работы отдела продаж по всем ключевым показателям, используемым в современных технологиях активных продаж.

Значительно сокращаются издержки на сопровождение заказов, существенно снижаются ошибки при работе с клиентами и повышается оперативность. Дополнительный эффект приносит тот факт, что товар раньше оказывается на полках магазинов и соответственно раньше начинает реализовываться конечным потребителям.

Все вышеперечисленные преимущества в итоге повышают рейтинг компании среди существующих и потенциальных клиентов, как надежного и выгодного партнера