Petroglif

Замена фискального накопителя: когда нужна, и как внести изменения в карточку ККТ

С 6 августа 2021 года внесены изменения в правила применения онлайн-касс — введены новые требования к фискальным накопителям (ФН). Изменения относятся ко всем предпринимателям, а к работающим с маркированными товарами предъявляется еще больше требований. Далее разберемся, нужно ли скорее менять ФН, или можно дождаться окончания его срока действия.

Что такое фискальный накопитель (ФН)?

Согласно правилам, онлайн-касса не может использоваться без фискального накопителя. Фискальный накопитель — это память кассового аппарата. Он размещен в ККТ и предназначен для выполнения 2 функций:

Сохраняет кассовые чеки и другие фискальные документы.

Зашифровывает информацию о продажах и формирует специальную кодировку, чтобы отправлять сведения в адрес ОФД.

Фискальный накопитель через Интернет передает информацию оператору фискальных данных (ОФД), который, в свою очередь, перенаправляет информацию в ФНС в зашифрованном виде.

Платформа ОФД передает данные об операциях по кассе без сбоев. А также предоставляет клиентам аналитику для развития бизнеса и дополнительные сервисы для предпринимателей, бухгалтеров, менеджеров.

Фискальные накопители различаются по сроку действия: на 15 и на 36 месяцев. В этом случае указан максимальный срок действия для накопителя: меньше использоваться может, а больше уже нет.

Длительность работы накопителя зависит от особенностей деятельности компании, т.к. есть еще одна характеристика — объем памяти. При заполнении памяти раньше заявленного срока, необходимо будет сменить фискальный накопитель. Объем памяти у накопителей — примерно 250 тысяч записей.

ФН подлежит замене при:

- истечении срока действия;

- заполнении объема памяти;

- повреждении самого фискального накопителя;

- блокировке кассового аппарата (в каких случаях это может происходить нужно прочитать в инструкции к ККТ);

- изменении данных пользователя ККТ;

- допущенной ошибке при регистрации кассы, если данные занесены неверно и коррекция невозможна без замены ФН.

Использованный фискальный накопитель нужно хранить 5 лет.

Как узнать о том, что пришло время поменять ФН?

Если замена плановая, а не экстренная, о необходимости скорой замены фискального накопителя вас проинформирует ОФД — в личном кабинете клиента, либо в ряде случае — кассовый аппарат, или предупредит обслуживающая вашу кассовую технику компания.

Если у накопителя заканчивается срок действия, то за месяц до окончания срока в отчете о закрытии смены начнет появляться сообщение «Ресурс ФН менее 30 дней».

Если у накопителя заполнена память более, чем на 99% — появится сообщение «Память ФН заполнена».

При появлении этих сообщений необходимо запланировать замену ФН. Иначе он может быть заблокирован и отчеты в ФНС отправляться не будут.

В связи с изменениями, вступившими 6 августа 2021 года, замена фискального накопителя теперь происходит уже на новый образец — ФН-1.1 М, который поддерживает формат фискальных документов ФФД 1.2.

В чем отличия нового ФН-1.1 М от привычного ФН

- ФН-1.1 М разработан специально для работы с маркировкой и поддерживает ФФД 1.2.

- Новый ФН работает с новыми фискальными документами для формирования запроса и уведомления, принятия ответа и соответствующей квитанции, шифрования.

- Такой ФН не допускает формирования новых уведомлений, при условии, что в течение 30 дней после отправки уведомления о реализации маркированного товара не приходит квитанция.

- ФН-1.1 М проверяет код маркировки при работе кассы в автономном режиме.

- Новый образец ФН- 1.1 М предназначен для всех видов деятельности, независимо от того, торгуете ли вы маркированной продукцией.

Напомним, ФФД расшифровывается как «формат фискальных документов». Это стандарт формирования документов: чеки, отчеты о закрытии и открытии смены — все должно соответствовать действующему ФФД. Поскольку фискальные документы через оператора фискальных данных отправляются в налоговую, то поддерживать актуальный ФФД должны касса, ФН и ОФД.

До недавнего времени существовало 2 вида ФФД: 1.05 и 1.1. Сейчас же появился третий вид — 1.2, подготовленный специально для маркированных товаров. Главное отличие ФФД 1.2 от предыдущих видов ФФД — он имеет связь с системой «Честный знак».

Появление ФФД 1.2 обусловлено постепенным переходом всех сфер бизнеса на систему маркировки. С обязательной маркировкой продукции рано или поздно столкнутся большинство предпринимателей, даже если сейчас их это не коснулось. Поэтому на ФН-М переходят все бизнесы независимо от сферы деятельности.

С изменением формата меняется и содержание фискального документа: ранее маркированный товар обозначался буквой М, сейчас информация будет более развернутой и даст покупателю точную информацию о маркировке продукции:

- Обозначение «М » — товар промаркирован и проверен, это не подделка.

- Обозначение «М» — проверка по системе маркировки товаром пройдена не полностью. Но не нужно преждевременно сомневаться в качестве товара — есть вероятность, что данные в ОФД не были переданы из-за технического сбоя. Такую продукцию можно перепроверить на сайте «Честного знака».

- Обозначение «М-» — вероятность подделки высокая, минимум одна проверка не пройдена точно.

Перейти на новый формат документов должны прежде всего продавцы маркированного товара, но изменения коснуться и остальных предпринимателей. Переход происходит при замене фискального накопителя. Начиная с 6 августа, зарегистрировать кассу со старым ФН невозможно.

Что необходимо для замены фискального накопителя?

Для замены фискального накопителя потребуется:

- ЭЦП. С помощью нее подписывается заявление о перерегистрации ККТ в личном кабинете налогоплательщика;

- новый фискальный накопитель образца ФН-1.1 М

На замену ФН дается 30 дней — этот период касса может работать автономно. Но если сроки замены будут нарушены, то организацию оштрафуют.

Штрафные санкции за применение техники, не соответствующей установленным требованиям или за нарушение правил регистрации кассового аппарата, порядка, сроков и условий ее перерегистрации, порядка условий его применения регламентируется ст. 14.5 КоАП РФ.

Нарушение сроков замены фискального накопителя как раз подходит под действие данной статьи административного кодекса. За это взимаются штрафы: с ИП — от 1,5 до 3 тысяч рублей, с ООО — от 5 до 10 тысяч рублей.

Поменять фискальный накопитель в кассе каждый может самостоятельно. Нужно, чтобы время начала эксплуатации нового ФН совпадало с временем на компьютере — для этого проводится синхронизация.

Операция по замене проводится непосредственно в онлайн-кассе, обычно пункт меню называется «Перерегистрация». После необходимо подать заявление на перерегистрацию кассового аппарата в налоговую, чтобы внести необходимые изменения в карточку ККТ. Сейчас вся эта процедура проходит в онлайне — через личный кабинет ОФД

Карточка контрольно-кассовой техники — документ, дающий гарантию, что кассовый аппарат стоит на учете налоговой инспекции. Во время смены фискального накопителя в карточке ККТ делаются изменения. Правки вносятся через личный кабинет ОФД или личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС, через пункт «Перерегистрировать».

- зайдите в личный кабинет;

- из списка зарегистрированных на вас ККТ выберите нужную и нажмите «Перерегистрировать»;

- заполните нужные данные;

- отправьте заявление в налоговую инспекцию на рассмотрение, на этом этапе требуется наличие ЭЦП.

После проведенных действий убедитесь, что в личном кабинете появилась обновленная карточка ККТ. Если перерегистрация одобрена и данные в карточке соответствуют действительности, завершите перерегистрацию (кнопка «Завершить перерегистрацию»).

Не забывайте менять фискальный накопитель своевременно, чтобы избежать штрафов и блокировок!

Источник: "Клерк"