Petroglif

Автоматизация бизнеса: 20 крутых изменений после внедрения качественной IT-системы

Как автоматизация меняет бизнес-процессы и саму компанию

Руководство компании, которая задумывается о внедрении новой IT-системы, как правило, понимает, что вскоре ей не только предстоят финансовые расходы, но также большой объём работы, стрессы и преодоление сопротивления сотрудников. А что компания получит взамен? Если вы уже задумались над автоматизацией, некоторые преимущества вы для себя уже выявили. Но если вы ещё не решились на проект, возможно, эта статья поможет вам ускорить принятие решения. О двадцати важных эффектах автоматизации рассказал Алексей Бояршинов, основатель компании «Корада Консалтинг».

Оптимизация

В этом блоке мы собрали преимущества, относящиеся к оптимизации работы бизнеса, сокращению трудозатрат и т.д.

Единая точка ввода данных

В компаниях, где автоматизация бизнес-процессов проводилась «лоскутно», одни функции автоматизированы в онлайн-сервисах, другие в продуктах 1С, третьи – в табличках. При этом часто бывает так, что разные сотрудники вводят одни и те же данные несколько раз в разных местах. Иногда руководство компании даже нанимает людей, которые следят за целостностью информации во всех системах.

Одной из важных целей автоматизации является создание единой точки ввода данных. Это означает, что любая информация вводится один раз и в одном месте.

Снижение вероятности человеческих ошибок

После создания единой точки ввода данных необходимость вносить одну и ту же информацию несколько раз в различных системах учёта пропадает. Это приводит к уменьшению количества «ручных» ошибок. Кроме того, качественная автоматизация позволяет ограничить диапазон данных, которые сотрудники имеют возможность вводить.

Например, в ячейке таблицы Excel можно допустить ошибку и обнаружить её только при составлении управленческой отчётности, если у вас не настроены специальные макросы для проверки. В то время как в учётной системе есть возможность поставить ограничения, благодаря которым сотрудники будут вводить только корректные данные.

Снижение зависимости от «звездных» и «уникальных» сотрудников

При автоматизации, знания сотрудников переносятся в описанные бизнес-процессы, а из них – в настроенную учётную систему. Таким образом, в компании больше нет уникального продавца, который знает контакты всех клиентов, или единственного в своём роде закупщика, умеющего управляться с заказами и планировать доставки. Теперь всё это делает учётная система, становится проще организовать погружение новых людей в работу.

Улучшение контроля

Правильная система управления выполняет так называемую полицейскую функцию. Качественная автоматизация увеличивает степень контроля над бизнесом со стороны менеджмента и собственника.

Повышение собираемости дебиторской задолженности и усиление контроля над финансами

Когда известно, по какому договору, по какой отгрузке и заказу, с каким сроком оплаты, клиент должен ту или иную сумму, в учётной системе мы можно запретить отгрузки должникам, или же согласовать их особым образом, например, с участием финансового директора.

Система отчётности позволяет анализировать дебиторскую задолженность по срокам долга, и работать с ней, выстраивать системы расчёта премий продавцам, учитывающие размер дебиторки.

Появление информации для принятия грамотных управленческих решений

Если сотрудники компании оперативно и правильно отражают все действия в информационной системе, появляются данные для анализа в нужных разрезах.

Это может быть финансовый результат по направлениям деятельности, проектам, видам продукции. Руководство получает возможность быстро принимать решения, не ожидая, например, когда бухгалтерия закроет период и предоставит отчётность.

Ускорение получения управленческой отчётности

Если все данные есть в системе, и они корректны, мы можем получать хотя бы предварительную управленческую отчётность гораздо быстрее, чем раньше.

Внедрение системы прослеживаемости

Автоматизация позволит настроить хранение в системе информации об истории исполнения заказов, выпуске каждой партии продукции. О каждой произведённой партии готовой продукции будет доступна информация о списанных в неё комплектующих, выполненных технологических операциях, сотрудниках, которые их выполняли.

Прослеживаемость позволяет быстро разбирать претензии. Зная серию и номер партии продукции, можно оперативно установить причину отклонения в качестве, изъять всю серию или внести корректировки в процесс производства.

Стандартизация

Это большая группа преимуществ. Правильный проект автоматизации всегда приводит к стандартизации в компании, потому что начинается с обследования и описания бизнес-процессов.

Наведение и поддержание порядка в справочниках и классификаторах

У многих компаний в справочниках номенклатуры, контрагентов, партнёров беспорядок, так как нет единых действующих правил создания новых элементов и перемещения в архив старых. Сотрудники по-разному заводят позиции, и в конечном итоге в справочниках появляется большое количество дублей.

Создание регламента ведения нормативно-справочной информации является важной частью проекта автоматизации.

Появление жёстко зафиксированных процессов

В рамках проекта внедрения учётной системы можно сделать так, чтобы процесс в компании всегда проходил одинаково. Это значит, что сотрудники, участвующие в нём, не будут иметь возможность осуществлять самодеятельность, то есть отклоняться от правил и тем самым делать этот процесс неконтролируемым.

Повышение управляемости процессов

Если процесс есть в системе, и известны его участники и этапы, можно управлять им, считать метрики хода и результата, следить за ходом каждого процесса, всеми его шагами.

Это позволяет анализировать эффективность работы каждого сотрудника, участвующего в процессе, и улучшать процесс в целом.

Фиксация менеджментом условий

В первую очередь, речь идёт про условия продаж: ценообразование, предоставление скидок и т.д. Этот эффект от автоматизации позволит лишить сотрудников возможности «творить» на рабочих местах, то есть отгружать клиентам товары по самостоятельно придуманным ценам, раздавать им бонусы без согласования с руководством.

Так же имеются в виду условия проведения закупок, выбора поставщиков, размещения заказов, постановки и снятия брони на товары и т.д. Как только управление компанией автоматизируется, бизнес получает возможность фиксировать чёткие условия.

Облегчение вывода на работу нового сотрудника

Благодаря документам, в которых описаны роли пользователей, и памяткам «как работать в учётной системе», вывод нового сотрудника на работу становится гораздо проще.

В день выхода он может изучить инструкции и регламенты и сразу приступить к выполнению своих обязанностей. Распространённая практика, когда нового сотрудника обучает текущий сотрудник – тому, что сам помнит, и как сам это понимает – плохо работает.

Каждое новое поколение сотрудников всё больше и больше искажает тот пласт необходимых знаний, так как опытные специалисты чаще всего передают только то, что знают сами, и то, что считают нужным.

Снижение затрат

После автоматизации бизнес-процессов компания гибко управляет затратами, что, в свою очередь, приводит к их сокращению.

Уменьшение простоев производства

Это возможно благодаря контролю над наличием необходимых запасов в нужный для производства момент времени. Исходя из текущих заказов покупателей, остатков на складах, сроков доставки от поставщиков, автоматизированная система рассчитывает, какие запасы необходимо пополнить для обеспечения бесперебойной работы.

Также уменьшение простоев возможно за счёт планирования производственного процесса.

Обнаружение и устранение хищений

Часто бывает так, что проект автоматизации вскрывает «хитрые схемы» уже на этапе обследования. Сотрудники, которые участвуют в них, не хотят идти на контакт во время интервью, боясь, что после описания и автоматизации их бизнес-процесса они утратят возможность использовать «хаос» в работе компании себе на пользу.

Снижение расходов на доставку и хранение ТМЦ

Благодаря правильно автоматизированной логистике, управлению доставками от поставщиков и до покупателей, интеграции с системами транспортных компаний, грамотному управлению складскими площадями и оборачиваемостью запасов, можно снизить стоимость доставки и хранения ТМЦ на складах, уменьшить «замороженные» в остатках оборотные средства.

Повышение качества складских операций и снижение их стоимости

Информационные системы помогают работать с адресными складами – оптимально размещать, перемещать, хранить товары, минимизировать время поиска и сбора заказов, делать оперативные и достоверные инвентаризации.

Снижение расходов на оплату труда

Мы не сторонники увольнений после автоматизации, но бывает так, что чей-то функционал можно полностью заменить IT-системой. Например, сотрудники, которые дублируют данные в разных инструментах учёта и контролируют их целостность. В результате проекта автоматизации необходимость в таких сотрудниках отпадает – если их нельзя переучить и выделить им новый участок, придётся увольнять. При этом фонд оплаты труда организации сократится.

Рост продаж

Автоматизация влияет на рост продаж как прямо, так и косвенно.

Повышение среднего чека в рознице

Благодаря использованию апсейлов в системе автоматизации розничной торговли продавцу за кассой можно продемонстрировать сопутствующие товары, которые можно порекомендовать покупателю к приобретаемому продукту, действующие акции и скидки, которые покупатель может получить если купит «ещё одну пару», или «ещё на 900 рублей».

Повышение конверсии лидов и сделок за счёт управления ходом сделки в CRM-системе

Внедрение CRM-системы является одним из хрестоматийных примеров автоматизации продаж. CRM-система сама по себе не увеличивает количество продаж, но позволяет видеть конверсию лидов и сделок, фиксировать каждый шаг продавца, управлять активностями и добиваться выполнения плана по звонкам, встречам, отправленным коммерческим предложениям. Таким образом, у компании появляется гораздо больше возможностей для управления процессом продаж.

Повышение прозрачности продаж

Прозрачность можно увеличить за счёт подключения к информационной системе телефонии, почты, мессенджеров и других каналов коммуникаций. В ходе автоматизации можно организовать сбор информации о поступающих с сайта лидах, контактах с потенциальными и действующими клиентами внутри одной системы.

Таким образом, мы увеличиваем прозрачность взаимодействия с потенциальным клиентом. При смене менеджера компания не столкнётся с нехваткой каких-либо данных по клиенту или сделке, так как почтовая переписка, коммерческие предложения, контакты – всё остается внутри одной информационной системы.

P.S.

Скорее всего, составленный нами перечень эффектов от автоматизации бизнеса не полон. Но у вас в руках чек-лист, пройдя по которому вы точно сможете расширить список собственных ожиданий от внедрения новой системы управления и учёта в компании, дополнить бизнес-цели и принять решение в пользу проекта, или наоборот, решить пока что проект не делать.

Также хотим отметить, что эффекты от автоматизации отнесены в ту или иную группу условно. Если что-то помогает нам, например, меньше тратить, оно же даёт нам возможность больше зарабатывать. Или если мы более оперативно можем вывести сотрудника на работу, скорее всего, он начнёт быстрее приносить пользу компании.

Из этих примеров видно, что все эффекты связаны между собой, и классификация условная. Мы просто решили типизировать преимущества, в первую очередь, чтобы посмотреть на них с разных точек зрения. Возможно, прочитав про эффекты из какого-то блока, вы сможете добавить собственные преимущества, и расширите список целей проекта. Удачи!

Источник: https://biz360.ru/