Petroglif

Как выбрать онлайн-кассу в 2023 году

Если вы планируете открывать бизнес, то уже поняли, что нюансов очень много – на каждый вопрос нужно искать ответ в законодательстве. Разберем, как выбрать онлайн-кассу, которая подойдет вашему бизнесу.

К выбору контрольно-кассовой техники нужно подойти с полной ответственностью, т. к. это одно из главных связующих звеньев между бизнесом и ФНС.

Начнем с того, что использование онлайн-касс сейчас обязательно практически для всех предпринимателей – есть только редкие исключения. Разрешено не использовать онлайн-кассы:

- бизнесам по торговле мороженого на вынос, розливом напитков (безалкогольных), ремонтом обуви или галантереи и т. п.;

- клининговым услугам, службам по приготовлению и доставке блюд для мероприятий и т. п.;

- предприятиям, которые ведут расчеты только с юридическими лицами и ИП через расчетный счет;

- плательщикам НПД (как ИП, так и физлицам);

- предпринимателям в труднодоступных и отдаленных местностях (где перебои с Интернетом или его нет).

Все бизнесы, которые не входят в перечень выше, должны вести работу только с использованием онлайн-кассы.

При этом ко всем онлайн-кассам предъявляются требования:

- Онлайн-касса и фискальный накопитель (ФН) должны быть включены в реестр ФНС. Убедиться, что выбранная модель есть в списке можно по ссылке.

- Онлайн-касса должна быть установлена в месте проведения расчетов.

- Данные с онлайн-кассы (чеки) должны передаваться в ФНС с помощью оператора фискальных данных (ОФД), т. е. отдельно необходимо заключить договор с оператором, который имеет лицензию на передачу информации.

Как выбрать онлайн-кассу

Кассы бывают четырех видов:

- Фискальные регистраторы.

- Автономные кассы.

- Смарт-терминалы.

- Облачные кассы.

Рассмотрим каждый вид в отдельности.

Фискальные регистраторы

Такой вид не имеет клавиатуры дисплея с фискальным накопителем, работать может только при подключении к компьютеру или другому устройству, на которое установлена кассовая программа. Операции проводятся на компьютере.

При выборе такого вида кассы важно уточнять у разработчиков кассовой программы возможности интеграции с определенным фискальным регистратором.

Автономные кассы

Это аппарат со встроенным фискальным накопителем и возможностью соединения с Интернетом. Такой вид касс может подойти небольшому бизнесу, которые не работает с маркировкой и не использует товароучетную систему, например сфера услуг или мелкая розница.

Важно учесть преимущества автономных касс:

- Есть возможность внести небольшое количество позиций, чтобы наименование товаров или услуг указывалось в чеке (согласно требованию ФНС).

- Разные виды подключения к Интернету: Wi-Fi, Bluetooth или с помощью мобильной связи.

- Компактный размер и мощный аккумулятор.

Смарт-терминалы

Это сенсорная касса, которая включает в себя фискальный регистратор и кассовый аппарат. Касса совмещает в себе множество функций для ведения и аналитики бизнес-процессов.

Такие терминалы подойдут для любого типа бизнеса, а также для тех, кто взаимодействует с системами мониторинга Честный ЗНАК, ЕГАИС, Меркурий.

Преимущества смарт-терминалов:

- Возможность подключения товароучетной системы и внесения полного перечня товаров.

- Возможность подключения дополнительного оборудования: сканера, денежного ящика и другого.

- Наличие банковского эквайринга в некоторых моделях.

Облачные кассы

В этом случае касса не находится у вас на точке продаж – она в специализированном дата-центре. Вы пользуетесь программным обеспечением с подключенным фискальным накопителем. Система работает полностью удаленно и законно: чеки приходят на email вашим клиентам, а фискальные документы отправляются в ФНС.

Такой вид касс подходит для курьерских служб, интернет-магазинов, такси, вендинговых операторов и управляющих компаний.

Преимущества облачных касс:

- Оборудование не занимает место в офисе.

- Техническое обслуживание передано аутсорсинговой компании.

- Интеграция с большинством ПО.

- Бесперебойная круглосуточная работа без участия пользователя.

Как выбрать фискальный накопитель

Ни одна онлайн-касса не будет работать без фискального накопителя – его необходимо установить в онлайн-кассу.

Они бывают двух видов: на 15 и на 36 месяцев.

Выбор фискального накопителя зависит от:

- сезонности работы;

- работы с маркированной продукцией или подакцизным товаром;

- системы налогообложения;

- вида деятельности – торговля или услуги.

Только ФН со сроком на 15 месяцев могут пользоваться те, кто:

- работает с маркировкой;

- на общей системе налогообложения.

Подбор онлайн-кассы – это одна из задач, которую нужно решить при открытии бизнеса. Главное – сделать это не только согласно законодательству, но и функционально для деятельности: чтобы можно было вести аналитику и быть спокойным за отправку документов в контролирующие службы.

Источник: «Клерк»