Petroglif

Как принимать оплату на выезде: варианты на любой бюджет

Запускаете доставку или собираетесь оказывать услуги на выезде — вам нужно найти законный способ принимать платежи от клиентов. Место тонкое, за отсутствие правильных чеков штрафуют — от 30 000 ₽ до бесконечности.

Способов много: онлайн-кассы, перевод на расчётный счёт, касса в смартфоне сотрудника. У каждого способа есть свои плюсы и минусы. В статье разбираем все варианты — читайте и выбирайте.

Как не нарушить закон, когда принимаешь оплаты на выезде

Помогли разобраться эксперты Эвотора

Есть два основных правила:

1) тот, кто получает оплату на выезде, должен обязательно провести её через кассу;

2) в момент получения оплаты нужно выдать клиенту чек — электронный или бумажный.

Если пробить чек на кассе, а оказать услугу или выдать товар позже — вы нарушите закон. По правилам чек должен быть напечатан и выдан не ранее, чем за пять минут до реального времени денежного расчёта (ст. 14.5 КоАП РФ).

Если нарушить правила, можно получить штраф:

— для должностных лиц — от 1/4 до 1/2 от суммы расчёта, который был проведён не по закону, но не менее 10 000 ₽;

— для юридических лиц — от 3/4 до полной суммы расчёта, который был проведён не по закону, но не менее 30 000 ₽.

Чтобы организовать законный приём денег на выезде, важно, чтобы курьеры и сотрудники могли оформить и выдать чек на месте. Разбираемся, какие есть варианты.

Купить онлайн-кассу каждому сотруднику

Первый, самый очевидный вариант — купить по кассе и пинпаду каждому сотруднику на выезде. Удобно, просто, но дорого.

Крутость* (от 1 до 5): ??????

* Этот показатель — мнение редакции. Мы оцениваем сочетание цены, сложности подключения и удобства работы для каждого решения.

Как это работает

Вы покупаете для каждого сотрудника на выезде онлайн-кассу и пинпад. Каждую кассу нужно зарегистрировать в налоговой — именно для приёма платежей на выезде. Важно, чтобы касса могла работать без подключения к электропитанию.

Сотрудник берёт на выезд оборудование.

После того как он выполнил заказ или выдал посылку, он оформляет чек на кассе, принимает оплату и выдаёт чек клиенту.

Вуаля! Сотрудник принял оплату на месте, отправил данные в ОФД и отдал чек клиенту.

Сколько стоит

Каждому сотруднику предприниматель покупает:

— Онлайн-кассу. Есть недорогие варианты касс за 5000–8000 ₽, но это совсем простые варианты, которые могут зависать и плохо работать. Качественные терминалы стоят около 20 000 ₽. Кассы с функцией приёма банковских карт ещё дороже — 25 000 – 35 000 ₽.

— Фискальный накопитель (ФН) — это специальное устройство для хранения информации обо всех расчётах, проведённых через кассу. Он бывает двух типов: сроком на 15 месяцев, за 9000 – 10 000 ₽, и на 36 месяцев — за 14 000 – 15 000 ₽.

— Пинпад — устройство для приёма банковских карт. Потребуется вам, если вы купили кассу без встроенного эквайринга. Пинпад стоит 10 000 – 12 000 ₽.

Кроме этого вам нужно оформить договор с оператором фискальных данных (ОФД). Это посредник, который собирает данные онлайн-касс и передаёт их в налоговую. А ещё хранит сведения в течение пяти лет, как того требует закон. Годовой договор с ОФД стоит около 3000 ₽.

Подключайте онлайн-кассу Эвотора со встроенным эквайрингом, которая работает без зарядки 12 часов. Со скидкой 3500 ₽ на ОФД и ФН, если закажите их вместе с кассой.

Ещё онлайн-касса должна быть постоянно подключена к интернету — чтобы сразу передавать данные об оплатах в ОФД и принимать оплаты по безналу. Тарифы на интернет для онлайн-касс стоят от 100 ₽ в месяц.

Итого за железо на одного сотрудника по самым скромным подсчётам придётся заплатить больше 30 000 ₽.

Почему круто:

Можно принимать оплаты любыми способами.

Почему не круто:

Дорого — больше 30 000 ₽ на каждого выездного сотрудника.

Неудобно для сотрудников — им придётся возить с собой кассу и следить, чтобы она не разрядилась.

Есть риск сломать оборудование. Курьеры могут случайно потерять его либо уронить кассу. Это лишние траты.

Взять онлайн-кассы в аренду

Кассы для сотрудников на выезде можно не покупать, а взять в аренду. Удобно для тех, у кого сезонный бизнес: например, ларьки с мороженым, продажа салютов или проведение праздников.

Крутость: ??????

Как это работает:

Вы заключаете договор аренды на онлайн-кассы, получаете оборудование и выдаёте его сотрудникам.

Курьер берёт с собой на выезд кассу и пинпад.

После выполнения заказа сотрудник оформляет чек на кассе, принимает оплату и выдаёт чек клиенту.

Всё! Информация о платеже ушла в ОФД — платёж принят по всем правилам.

Сколько это стоит

Аренда кассы с ФН стоит 2000–3000 ₽ в месяц. Можно арендовать кассу и без ФН — будет дешевле, от 1000 ₽ в месяц. Как правило, договор с ОФД уже входит в стоимость.

Итого за год аренды у вас уйдёт 24 000 – 36 000 ₽ на один комплект оборудования для сотрудников. Это дороже покупки собственной кассы — но выгоднее, если вам нужно организовать работу на выезде на несколько месяцев.

Почему круто:

Можно принимать оплаты любыми способами.

Часто ответственность за ремонт и износ оборудования несёт арендодатель.

В краткосрочной перспективе более выгодно, чем покупать собственные кассы.

Почему не круто:

Дорого — особенно если планируете арендовать кассу на долгий срок.

Неудобно для сотрудников — им придётся возить с собой кассу и следить, чтобы она не разрядилась.

Принимать оплаты через смартфон

Есть легальный способ обойтись без покупки кассы для каждого кассира. Вы можете загрузить кассу в смартфоны ваших сотрудников с помощью приложения. Для этого вам понадобится специальный сервис и только одна онлайн-касса — можно использовать ту, что уже стоит у вас на точке. Но с нюансами. Если терминала у вас нет, вы можете арендовать облачную кассу.

Крутость: ??????????

Как это работает:

Если у вас нет кассы — покупаете её или арендуете облачную. Если выбираете физическую кассу, а не облачную, нужно учесть один нюанс: закон требует, чтобы такая касса была зарегистрирована для выездной торговли. Обычно налоговики этого не проверяют — но мало ли что.

Если не хотите рисковать, лучше купить или арендовать отдельную онлайн-кассу для приёма оплат на выезде.

Устанавливаете каждому сотруднику на выезде специальное приложение для смартфона — такие сервисы есть у некоторых производителей касс.

Затем синхронизируете смартфоны и кассу. Можно привязать смартфоны как к физической, так и к облачной кассе — на ваш выбор. При этом касса может быть всего одна, а подключённых смартфонов — сколько угодно. Так данные о продажах со всех смартфонов будут уходить сначала на вашу кассу, а затем в налоговую.

Кроме того, многие сервисы для приёма оплат через смартфон фиксируют данные о продажах и передают их на кассу — чтобы предприниматели могли следить, как идёт торговля на выезде. Так, «Мобильный кассир» показывает актуальную информацию о продажах в личном кабинете Эвотора.

Теперь ваш работник может выезжать на заказ только со смартфоном и принимать любые виды платежей, включая оплату по QR-коду, а клиент сможет получить чек по электронной почте или в смс. Это законно: работники на выезде могут не выдавать бумажные чеки, если есть электронный аналог (п. 2 ст. 1.2 закона 54-ФЗ). Но есть исключения.

Сотрудник будет обязан выдать бумажный чек вместо электронного, если клиент потребует этого. Чтобы не было недоразумений, лучше заранее предупреждать покупателей, что вы отправите электронный чек.

Если же покупатель по какой-то причине потребует бумажный чек, а у сотрудника его не будет — нужно сначала отправить клиенту электронный чек, чтобы всё было по закону, а затем ехать на точку, распечатывать чек на кассе и возвращаться к клиенту. В случае с облачной кассой чек можно распечатать через личный кабинет компании, у которой вы арендуете кассу. Хорошая новость: мы с такими требовательными клиентами ещё ни разу не сталкивались.

Сколько это стоит

Сервисы стоят по-разному — в зависимости от разработчика.

Смартфон вместо кассы: как сэкономить на покупке оборудования

Почему круто:

Самая низкая цена из всех способов приёма оплат на выезде — от 300 ₽ в месяц. Не нужно тратиться на дополнительное оборудование: покупать пинпад для приёма безналичных оплат или сканер для продажи маркированных товаров.

Можно принимать любые виды оплат. Для приёма оплат безналом нужен только смартфон на Android, с NFC-модулем — такой модуль есть почти на всех более-менее современных моделях телефонов.

Можно подключить сколько угодно сотрудников к одной кассе.

Выгодно для сезонного бизнеса: подписку на приложение можно покупать только на нужный вам период.

Почему не круто:

Будет неудобно, если клиент потребует бумажный чек. Мы с таким не сталкивались, но теоретически такой клиент может появиться. Электронные чеки обладают той же юридической силой, что и бумажные, но если клиент всё же потребует бумажный чек, вы будете обязаны его выдать. Придётся ехать на точку, распечатывать его на кассе и возвращаться к клиенту. Поэтому лучше заранее предупреждать покупателей, что вы отправите ему чек на почту или смской.

Автор: Анна Дейч

Редактор: Антон Дулинец

Источник: https://zhiza.evotor.ru/

OOO "Петроглиф"
Copyright © 2019