Petroglif

На пути к идеальным бизнес-процессам: шесть важных шагов успешной автоматизации

Автоматизация бизнес-процессов позволяет компании работать эффективнее и быстрее. Но сам процесс внедрения IT-решения кажется многим предпринимателям довольно сложным, особенно, если у них нет подобного опыта. Они не знают, как подступиться к процессу автоматизации и стоит ли вообще на этот шаг решаться. О том, какие шесть важных шагов нужно сделать для успешной автоматизации, порталу Biz360.ru рассказала руководитель «Клиники доктора Кулик» Ася Яковлева.

1. Определите главную цель и основные задачи автоматизации

И вы, и ваша команда должны понимать, ради чего затевается такое сложное дело, как автоматизация. Поэтому ещё до старта внедрения IT-решения важно определить и сформулировать основные цели и задачи этой работы.

Например, можно организовать мозговой штурм с ключевыми сотрудниками и ответить на следующие вопросы:

Какие основные задачи должна помочь решить автоматизация в нашем бизнесе?

По каким показателям мы сможем определить, что основные цели достигнуты?

Сейчас мы внедряем локальное IT-решение для оптимизации отдельных бизнес-процессов или это начало долгосрочной работы с перспективой максимально полной автоматизации?

Какой бюджет мы можем выделить на автоматизацию?

Будем ли мы проводить автоматизацию силами собственных специалистов или пригласим внешнего подрядчика?

Как мы будем информационно обеспечивать весь процесс, чтобы снизить возможное сопротивление рядовых сотрудников?

Ответы на эти вопросы, во-первых, помогут вам избежать многих проблем до начала работы, в процессе автоматизации и после внедрения IT-решения; а во-вторых, снизят риски того, что на автоматизацию будет потрачено много сил и средств, а результат не даст того эффекта, на который вы рассчитываете.

2. Проанализируйте бизнес-процессы, которые хотите автоматизировать

У себя в клинике для описания текущих бизнес-процессов и того, как они должны выглядеть в будущем, мы использовали сравнительную таблицу. Левая часть таблицы – «Как процесс устроен сейчас», правая – «Как должно быть в будущем». Эта простая визуализация очень наглядно показывает, что конкретно нужно поменять в бизнес-процессах. С этой информацией вам будет проще подобрать IT-решение под ваши конкретные задачи.

И дополнительный бонус от такой работы – эта табличка может показать не только те процессы, которые требуют оптимизации, но и те, с которыми у вас всё в порядке. А значит, их автоматизировать пока не нужно – и это реальная экономия времени и средств.

3. Определитесь с тем, будете ли вы сами проводить автоматизацию или с помощью внешнего подрядчика

После того, как будут понятны цели и задачи автоматизации, а также те бизнес-процессы, которые нужно автоматизировать для выполнения этих задач, нужно решить, чьими силами будет проводиться автоматизация.

Если у вас в команде есть сильные специалисты, способные самостоятельно настроить и внедрить IT-систему, то тогда придётся потратиться только на саму программу и (возможно) какие-то дополнительные опции. Если таких профессионалов нет, то нужно будет обращаться к внешнему подрядчику.

Найти подходящую компанию можно с помощью рейтингов и рекомендаций близких вам по профилю предпринимателей.

4. Выберите оптимальное IT-решение для своего бизнеса

Следующий шаг – выбор IT-решения под ваши цели. Эту задачу логично переложить на плечи профильных специалистов – будь то ваши сотрудники или подрядчик, но оставить за собой окончательно решение.

Поручите профессионалам провести мониторинг и предложить вам на выбор три-четыре варианта, из которых вы совместно сможете выбрать оптимальное решение, учитывая их функциональные возможности, сложность в эксплуатации, стоимость самого решения и его поддержки, другие важные факторы.

5. Назначьте ответственного куратора и дайте ему максимум полномочий

И в том случае, если вы будете проводить автоматизацию своими силами, и если у вас будет внешний подрядчик, вам будет нужен куратор этого процесса, который будет обеспечивать конструктивную и оперативную коммуникацию.

Это может быть сам владелец бизнеса, кто-то из топ-менеджеров или чуть менее статусный сотрудник. Но в любом случае у него должны быть полномочия для принятия решений – и об этом должна знать вся команда. И, конечно, у него должны быть базовые технические знания и понимание бизнес-процессов компании.

Многие внедрения буксуют именно на том, что куратором назначается «Света из бухгалтерии» или «Толик из продаж», у которых нет ни полномочий, ни статуса, ни реальной власти – и, соответственно, их распоряжения игнорируются.

Не допускайте этой ошибки – если вы назначили кого-то куратором, то дайте ему рычаги-полномочия и проинформируйте команду, что его решения обязательны к исполнению так же, как и ваши.

6. Регулярно информируйте команду о том, как идёт процесс внедрения

Одна из преград, о которую споткнулись тысячи внедрений – сопротивление команды и саботаж изменений. Поэтому важно с самого первого этапа привлекать для обсуждения ключевых членов команды, а также регулярно информировать сотрудников, зачем нужна автоматизация, как она облегчит их работу, какой экономический эффект принесёт компании и им лично.

P.S.

Главное, что я лично поняла после того, как мы начали (но до сих пор не закончили) автоматизацию бизнес-процессов – не так страшен чёрт, как его малюют. В том смысле, что если всё делать не спонтанно, а нормально (и заранее!) планировать и объяснять ключевым людям компании, зачем мы это делаем и что это нам даст в перспективе, то все процессы идут гораздо легче и проще.

Удачной вам автоматизации!

Источник: https://biz360.ru/