Книги продаж и покупок

Что такое книги продаж и покупок

Книги продаж и покупок - это форма отчетности, необходимая для предъявления в налоговые органы с целью определения суммы НДС к уплате и к зачету. Система Papyrus предоставляет возможность формировать книги продаж и покупок как в автоматическом режиме, так и вручную.

Запись книги продаж (покупок), сделанная вручную, называются несвязанной. Запись, занесенная автоматически и привязанная к какому-либо документу в этой же базе данных, называется связанной.Кроме того, записи, созданные автоматически, могут быть изменены вручную. При этом, чтобы в дальнейшем система автоматически не изменила эту запись, она может быть зафиксирована. Такую запись мы будем называть фиксированной.

Записи книги продаж

Запись в книге продаж

Вид диалога записи книги продаж показан на рис. link. Вот описание значений полей в этой записи:

Дата
Дата выставления счета-фактуры на отгрузку покупателю товара или предоставление услуги.

Дата оплаты
Дата оплаты покупателем отгруженного товара или предоставленной услуги.
Номер
Номер счета-фактуры, которой соответствует данная запись книги продаж.

▼Покупатель

Аналитическая статья покупателя, которому был отгружен товар или предоставлена услуга.

▼Склад

Склад, к которому относится данная запись. Если запись сформирована автоматически на основании документа, то это поле получает значение склада, к которому относится тот документ.
Код налоговой операции
Код, идентифицирующий тип операции по классификации ФНС России. Если в этом поле код не определен, то система, при выгрузке электронной формы книги самостоятельно пытается определить этот код.

Общая сумма
Общая сумма счета-фактуры, которой соответствует данная запись (это поле не может быть заполнено непосредственно - оно рассчитывается по значениям сумм, облагаемых НДС).
Сумма без НДС
Несколько полей, в которых вводятся суммы (без НДС) счета-фактуры, облагаемые соответствующими ставками НДС.

Сумма НДС
Сумма НДС, соответствующая указанным слева ставке и сумме облагаемой базы.

✓Фиксировать

Этот флаг имеет смысл для связанных записей. Его установка запрещает программе изменять эту запись даже если соответствующий ей документ изменился. Это возможность требуется весьма редко.

✓Исключить

Признак, позволяющий сделать запись невидимой при просмотре и печати книги продаж. Этим флагом можно воспользоваться тогда, когда программа автоматически формирует запись по документу, которую не следует включать в окончательный вариант книги продаж.

[Связанный документ]

Позволяет просмотреть документ, которому соответствует данная запись книги продаж.

Записи книги покупок

Запись в книге покупок

Запись книги покупок в основном аналогична записи книги продаж. Диалог показан на рис. link. В следующей таблице мы опишем лишь отличительные поля записи книги покупок.

Дата поступления счета-фактуры
Дата, которая проставлена на счете-фактуре, соответствующей приходу товара или предоставленной услуге.

Дата оплаты счета-фактуры
Дата перечисления платежа по счету-фактуре.
Дата поступления товара
Дата фактического прихода товара на склад или предоставления услуги.

✓Свободно от НДС

Этот признак выставляется на записи, соответствующие счетам фактурам, поступившим от поставщиков освобожденных от НДС.

Таблица книги

Для доступа к таблице книг продаж (покупок) следует выбрать пункт меню Операции→ Книга продаж/покупок.

Фильтр книги

Фильтр по книге продаж/покупокПоказанный на рис. link фильтр книги продаж (покупок) содержит следующие элементы:

Переключатель типа книги
Переключатель, с помощью которого выбирается с какой именно книгой вы собираетесь работать.
Период
Период, в который должны попадать просматриваемые записи.

✓По дате оплаты

Если этот признак установлен, то под периодом, подразумевается период, в который должна попасть дата оплаты счета-фактуры, в противном случае программа будет считать, что введен период даты отгрузки.

▼Контрагент

В этом поле может быть указан контрагент. В этом случае программа покажет только те записи книги продаж (покупок), которые относятся к этому контрагенту.

○Связанные и несвязанные

Смысл этого переключателя очевиден: ○только связанные означает, что следует показывать только автоматически сформированные записи, ○только несвязанные - показывать только записи, сделанные вручную. Первое значение переключателя позволяет игнорировать признак связанности.

▼Таблица статей дополнительно объекта

Если вы собираетесь фильтровать записи книги по дополнительному объекту (см. следующее поле), то вам необходимо выбрать таблицу аналитических статей, которой должна соответствовать выбираемая вами фильтрующая дополнительная статья.

Необходимость этого выбора обусловлена тем, что в книгу могут попадать записи из документов, в которых дополнительные статьи (если определены) могут принадлежать разным таблицам.

▼Дополнительный объект

Этот комбо-бокс доступен только в том случае, если определено значение в ▼Таблица статей дополнительно объекта (см. выше).

Выбранная здесь статья будет рассматриваться системой как ограничение, предписывающее выводить только те записи, в которым дополнительной статьей является выбранная здесь.

✓Только с пустым доп. объектом

Данный флаг коррелирует с двумя комбо-боксами, описанными выше. При включении этого флага в выборку, показанную в отчете попадут только те записи, в которых не определена дополнительная аналитическая статья.

✓Показывать исключенные записи

Некоторые записи книги продаж (покупок) могут иметь признак ✓Исключить. Это означает, что запись в обычном режиме не видна и не печатается. Данный флаг позволяет переопределить это правило.
Таблица книги продаж

Типичный вид таблицы книги показан на рис. link.

Действия в таблице книги

В таблице книги продаж (покупок) доступны следующие действия:

Редактировать
<Enter> Вызывает диалог редактирования выбранной записи книги.

Добавить строку
<Insert> Создает новую (несвязанную) запись. При этом на экране появляется диалог редактирования новой записи, в котором поле даты инициализировано текущей операционной датой, а остальные поля пустые.
Добавить по образцу
<Alt-F2> Создает новую запись по образцу выбранной. Если запись, использованная в качестве образца была связана с каким-либо документом, то и новая запись получит ссылку на тот же документа.

Удалить строку
<Delete> Удаляет (после подтверждения) текущую запись.
Удалить все строки по фильтру
<Ctrl-F8> Удаляет все записи, удовлетворяющие текущему фильтру. Перед удалением появляется строгое предупреждение.

Экспорт
<Ctrl-R> Функция экспортирует книгу продаж или покупок в унифицированном формате XML, пригодном для отправки в налоговую инспекцию Российской Федерации.Формат файла полностью соответствует требованиям. Для того, чтобы были правильно сформированы имена файлов необходимо в записи персоналии, соответствующей главной организации, установить зарезервированный тег “Идент получателя эл налоговых документов” в значение кода налоговой инспекции, к ведению которой относится ваше предприятие.

О зарезервированных тегах см. стр. link.

Печать
<F7> Распечатать записи книги продаж (покупок) по фильтру.

Обновить
<F8> Эта функция позволяет автоматически сформировать записи книги на основе конфигурации.
Итог
<F9> Показать итоговые значения выборки книги.

Фильтр
<Ctrl-V> Позволяет изменить условия фильтрации текущей таблицы.

Конфигурация книги продаж (покупок)

Конфигурация книги продажДля того, чтобы книга продаж (покупок) заполнялась автоматически необходимо предварительно определить конфигурацию этой книги.

Конфигурация книги заключается в задании списка видов операций, в соответствии с которыми программе следует заносить связанные записи в книгу, а так же в определении некоторых опций заполнения.Для доступа к опциям конфигурации следует выбрать пункт меню Админ→ Прочие конфигурации→ Конфигурация книги продаж или Админ→ Прочие конфигурации→ Конфигурация книги покупок.

Диалог конфигурации выглядит так, как показано на рис. link.

▼Таблица статей

В этом комбо-боксе указывается таблица аналитических статей, в которой находится большинство контрагентов по книге. При ручном добавлении записей в книгу, а также при отборе записей по фильтру, именно по этой таблице аналитических статей ведется выбор контрагента. При этом в списке операций могут содержаться операции, контрагенты которых относятся к другим таблицам аналитических статей.

Виды операций
Список видов операций, в соответствии с которым заполняется книга. Каждый элемент списка содержит собственно вид операции и дополнительные признаки:

  • Исключенная операция - признак, предписывающий программе пропускать документы этой операции при заполнении книги. Установка этого признака может понадобиться в том случае, когда выбрана система учета “По оплате” и какая-либо операция оплаты не должна быть включена в книгу.
  • Отрицательная запись - признак, предписывающий программе изменять знак сумм записи книги для выбранной операции. Такая возможность может понадобиться, например, для формирования сторнирующих записей.
  • Система учета

    Исключительно важный параметр, указывающий программе каким образом заполнять книгу. Если выбрана система учета по отгрузке, то в книгу добавляются записи, соответствующие документам, принадлежащих непосредственно тем операциям, которые перечислены в выше обозначенном списке. Если выбрана система учета ○По оплате, то программа просматривает оплаты по документам, принадлежащим операциям перечисленным в списке. В случае если операция не имеет признака ✓Требует платежного документа, то в книгу заносятся документы, соответствующие ей непосредственно.

    Система учета ○По отгрузке проще. Если выбрана она, то в книгу попадают все документы по перечисленным в списке операциям (кроме тех, для которых установлен признак ✓Исключенная операция). Система учета ○По умолчанию предписывает программе использовать систему учета, прописанную в общих конфигурациях системы. Вообще говоря, не следует полагаться на эту опцию, правильнее выбрать конкретно либо ○По оплате либо ○По отгрузке.

    Дата записи

    Переключатель, позволяющий задать правило формирования даты записи книги при автоматическом заполнении ее записей. Необходимость этого переключателя обусловлена различными толкованиями правила установки титульной даты записи книги продаж/покупок в случае, если дата счета-фактуры отличается от даты документа.

    Если в документе дата счета-фактуры не задана, либо не отличается от даты документа, то положение этого переключателя никак не скажется на записи книги, сформированной по этому документу. В противном случае вы можете задать один из следующих вариантов:

    ○Основная дата документа

    Титульной датой записи всегда будет основная дата документа.

    ○Дата счета-фактуры

    Если для документа определена дата счета-фактуры, то она будет титульной датой записи, соответствующей этому документу.

    ○Наибольшая из двух

    Если дата счета фактуры позже, чем основная дата документа, то титульной датой будет дата счета-фактуры, в противном случае - основная дата документа.

    Система учета на период

    Специальная опция, позволяющая решить проблему перехода с одной системы формирования книг на другую (например, если до конца предыдущего года вы формировали книгу по оплате, а с начала текущего - по отгрузке).

    При возникновении описанной ситуации, установить период, в течении которого действовала старая система учета и саму эту систему.

    ✓Не сторнировать зачеты

    ✓Книгу покупок печатать с ГТД

    По правилам ведения книг покупок (введенных с начала 2001 года) в графе “Страна происхождения и ГТД” должны быть перечислены все присутствующие в счете-фактуре страны происхождения товаров и номера грузовых таможенных деклараций (ГТД). При установке этого флага система будет заполнять эту графу в соответствии с правилами, иначе графа будет оставаться пустой.