Petroglif

Инвентаризация

Инвентаризация в системе Papyrus представляет собой специальную разновидность документа, отражающего факт подсчета и сверки остатков товаров на складе. Инвентаризация может быть использована в следующих целях:

Первоначальное занесение товарных остатков при запуске системы на предприятии

Периодическая полная ревизия остатков для выявления недостач и ошибок учета

Периодический или регулярный частичный подсчет остатков (обычно с использованием электронных инвентарных терминалов) для поддержки полноты и точности учета, а также своевременного обнаружения недостач

Регулярный подсчет остатков на складе для учета продаж за период, прошедший после предыдущей такой инвентаризации.

Перед тем как приступить к подробному описанию, определим несколько терминов, используемых применительно к инвентаризации.

Учетный остаток

Остаток товара на момент инвентаризации по данным учета.

Фактический остаток

Остаток товара на момент инвентаризации по данным подсчета.

Учетная цена

Цена товара на момент инвентаризации по данным учета.

Инвентарная цена

При вводе инвентаризации с каждым товаром связывается некоторое значение цены. Система автоматически подставляет учетную цену, однако пользователь может установить иное значение. Таким образом, инвентарная цена - это цена сопоставленная с товаром в документе инвентаризации.

Цена списания

Средняя цена, по которой проведено списание товара в документе инвентаризации. Это понятие необходимо для того, чтобы отразить отличие суммы фактического списания от цены, с которой товарная позиция фигурирует в строке инвентаризации, а так же, возможно, и от учетной цены этого товара.

Отличие это возникает из-за того, что товар на остатке может присутствовать в виде нескольких лотов, цена по которым различна. При списании инвентаризации (главным образом, речь идет о списании недостач) может быть уменьшен остаток по лотам с разной ценой. В итоге сумма списания может отличаться и от суммы в терминах учетной цены, и от суммы в терминах инвентарной цены. Цена списания получается делением суммы списания на списанное количество.

Рассогласование

Разница между фактическим и учетными остатками. Отрицательное рассогласование означает недостачу, положительное - излишек.

Списание инвентаризации

Преобразование документа инвентаризации в товарные документы, отражающие рассогласования инвентаризации.

Остаток по умолчанию

Фактический остаток товара, принимаемый при списании инвентаризации в том случае, если документ инвентаризации не содержит строки, указывающей остаток этого товара.

Инвентаризация как документ

Являясь документом, инвентаризация несет в себе множество черт, роднящих ее с обычными товарными операциями. Соответственно, работа с инвентаризацией очень похожа на работу с товарными документами.Однако, отличает инвентаризацию от других товарных документов то, что она сама по себе не влечет за собой изменение в состоянии складских запасов. Она лишь декларирует факт соответствия или несоответствия учетных остатков фактическим. Именно это является главной причиной всех специфических особенностей инвентаризации по сравнению с другими документами.

Документ инвентаризации состоит из заголовка и строк. Заголовок содержит обычные для любого документа вид операции, номер документа, дату, склад, по которому проводится инвентаризация, сумму и примечание. Строки инвентаризации содержат ссылку на товар, емкость упаковки, фактическое количество товара, учетное количество, фактическую цену и учетную цену. Может существовать несколько видов операций инвентаризации, каждая из которых принадлежит зарезервированному типу операций Инвентаризация. Эти виды операций могут иметь различные варианты параметров настройки. Перечислим и охарактеризуем основные параметры видов операций инвентаризации.

Вид операции списания недостач

Тот вид товарной операции, который будет использован при списании недостач, выявленных в ходе инвентаризации. Этот вид операции принадлежит типу Расход товара.

Контрагент операции списания недостач

Этот необязательный параметр может быть использован для указания контрагента при списании недостач.

Вид операции списания излишков

Вид товарной операции, который будет использован при списании излишков, выявленных в ходе инвентаризации. Этот вид операции принадлежит типу Приход товара.

Контрагент операции списания излишков

Необязательный параметр, который может быть использован для указания контрагента при списании излишков.

Номинальная сумма инвентаризации

Либо сумма в ценах поступления, либо в ценах реализации. Значение этого параметра зависит от того, в каких ценах ведется учет на вашем предприятии.

Остаток товара по умолчанию

Этот параметр может принимать одно из двух значений: остаток по умолчанию равен нулю, либо остаток по умолчанию равен учетному. В первом случае, если в документе инвентаризации нет строки, соответствующей некоторому товару, то при списании инвентаризации будет считаться, что этого товара просто нет в наличии. Во втором случае, если документ инвентаризации не содержит строки, соответствующей некоторому товару, то остаток этого товара полагается равным учетному.

Учетная цена товара

Так как инвентаризационный документ может содержать не более одной строки для одного товара, то возникает вопрос в определении учетной цены товара, если по этому товару существует несколько лотов.

Этот параметр как раз и уточняет способ разрешения этого вопроса. Допускается три различных значения этого параметра: по последнему лоту (LIFO), по первому лоту (FIFO), и по среднему значению.

Настройка операций инвентаризации

Как уже говорилось, документ инвентаризации имеет вид операции, принадлежащий типу Инвентаризация. В системе могут быть определены один или более таких видов операций.

Вид заголовочного диалога редактирования вида операции инвентаризации приведен на рис. link.В этом диалоге присутствуют базовые для вида операции атрибуты:

Наименование

Наименование вида операции. Уникальная строка длиной не более 47 символов.

Символ

Уникальный среди всех видов операций текстовый символ, используемый для ссылки на этот вид операции из внешних приложений. Может быть пустым. Длина не более 19 символов.

ИД

Справочное поле со значением идентификатора вида операции.

▼Тип операции

Недоступное для изменения поле с наименованием типа операции. Для обсуждаемого диалога здесь всегда будет Инвентаризация.

▼Таблица объектов

Таблица аналитических статей, ассоциированная с документами этого вида операции.

Чаще всего документы инвентаризации не имеют таблицы статей, но не всегда (например, здесь можно выбрать таблицу материально-ответственных лиц).

▼Дополнительная таблица объектов

Уровень доступа

Не используется.

Статус новых документов

Если этот атрибут определен, то новые документы инвентаризации этого вида получают указанный статус.

Счетчик операций

Два управляющих элемента, позволяющих определить нумерацию документов инвентаризации, относящихся к данному виду. Подробно счетчики операций рассмотрены на стр. link.

[Опции...]

Эта кнопка открывает диалог редактирования опций инвентаризации, подробно описанный ниже.

Опции операции инвентаризации

Диалог редактирования опций операции инвентаризации показан на рис. link. Далее перечислим управляющие элементы этого диалога.

Списание недостач

Блок управляющих элементов, ответственных за формирование документа списание недостач по инвентаризации.

▼Вид операции

Вид операции, который будет использован для создания документов списания недостач. Этот вид операции обязательно должен относиться к типу Расход товара.

▼Контрагент

Если с выбранным видом операции списания недостач ассоциирована таблица аналитических статей, то здесь можно (и, вероятно, следует) выбрать контрагента, который будет привязан к документу списания.

Списание излишков

Блок управляющих элементов, ответственных за формирование документа списание излишков по инвентаризации.

▼Вид операции

Вид операции, который будет использован для создания документов списания излишков. Этот вид операции обязательно должен относиться к типу Приход товара.

▼Контрагент

Если с выбранным видом операции списания излишков ассоциирована таблица аналитических статей, то здесь следует выбрать контрагента, который будет привязан к документу списания.

Обратите внимание на то, что, в отличии от операции списания недостач, здесь в большинстве случаев следует указывать контрагента по той причине, что сформированные излишки создают лоты, которые должны иметь привязку к поставщику.

▼Статус документа после списания

Если этот атрибут определен, после списания документ инвентаризации, относящийся к этому виду, получит заданный статус.

Важные замечания относительно этого статуса:

Изменение осуществляется автоматически но с применением правил изменения статусов, общих для документов всех типов.

Если этот атрибут определен, то одновременно с изменением статуса устанавливается признак списания документа. В других случаях (статус после списания не определен) этот признак для документов инвентаризации автоматически не устанавливается.

При откате списания документа инвентаризации его статус не меняется.

Способ автозаполнения

Определяет особенности автоматического заполнения документа инвентаризации. Эти варианты могут быть переопределены при непосредственном вызове функции автозаполнения.

○Товары с ненулевым остатком

○Все товары

○Из предыдущей ревизии

Учет цен товаров

Определяет правило извлечения учетной цены.

○По последнему лоту

Цена будет браться из последнего лота товара на дату инвентаризации.

○По первому лоту

Цена будет браться из первого лота товара на дату инвентаризации.

○По среднему

Цена будет рассчитываться как средневзвешенное значение по всем открытым лотам.

✓В ценах поступления

Важный флаг, оказывающий значительное влияние на результат инвентаризации. Если этот флаг установлен, то программа считает учетными ценами товаров цены поступления. В противном случае - цены реализации.

✓Нулевой остаток по умолчанию

Важный флаг, оказывающий значительное влияние на результат инвентаризации. Если флаг установлен, то система считает, что все товары, которые отсутствуют в документе, отсутствуют и на остатке. Таким образом, если вы не внесли какую-то товарную позицию в документ, весь учетный остаток по ней будет списан в потери.

Если же флаг выключен, то остатки товаров, которые явно не перечислены в строках документа будут считаться равными учетным. Флаг следует включать тогда, когда вы проводите тотальную инвентаризацию склада. Если же проводится частичная инвентаризация по ограниченному набору наименований товаров, то флаг должен быть выключен (но вы должны явно указать остаток по каждой обследуемой позиции, даже если остаток по ней нулевой).

✓Списание без скидки

Устаревший флаг. Не влияет не результат списания.

✓Использовать параметры упаковки

Сервисный флаг, влияющий только на интерфейс ввода данных.

Если флаг установлен, то при ручном вводе строки инвентаризации после выбора товара курсор будет переходить на поле ввода емкости упаковки. В противном случае - на поле ввода количества.

✓Выбор товара по наименованию

Сервисный флаг, влияющий только на интерфейс ввода данных.

При включенном флаге окно списка подбора товаров отображает полные наименования товаров, а не сокращенные (как происходит в обычно).

✓Использовать информацию о лотах с других складов

Если флаг включен, то при списании излишков система будет искать информацию о ценах и прочие данные, привязанные к лотам, не только на складе, к которому относится документ инвентаризации. Естественно, если на этом складе нет ни одного лота списываемого товара.

✓Инвентаризация по клиентам

В разработке. Не использовать.

✓Ускоренное добавление строк

Сервисный флаг, влияющий только на интерфейс ввода данных.

При установленном флаге, если применяется подбор товара по штрихкоду, то в поле количества автоматически устанавливается количество, ассоциированное со штрихкодом (чаще всего 1). Если товар был выбран по серийному номеру, то в поле количества будет автоматически установлен остаток по лоту, соответствующему найденному серийному номеру.

Кроме того, если флаг установлен и выбирается товар, который уже присутствует в документе, система на запрашивает подтверждения выбора а считает, что так и должно быть.

✓Инвентаризация основных средств

Установленный флаг предписывает системе не допускать ввода в строки инвентаризации никаких иных товаров, кроме относящихся к типам основных средств.

Наоборот, при выключенном флаге, не допускается выбор основных средств.

✓Использовать серийные номера

Важный флаг, оказывающий значительное влияние на результат инвентаризации.

Если он включен, то строки инвентаризации привязываются к конкретным лотам по серийным номерам.

Специальное ограничение видимости учетных остатков

В системе Papyrus реализована специальная функция, позволяющая скрыть учетные остатки при вводе документа инвентаризации от выбранных пользователей.

При этом в диалоге строки инвентаризации поля учетного остатка и разницы будут скрыты. Кроме того, в таблице строк инвентаризации не будут отображаться учетные остатки, разница между подсчитанными остатками и учетными и цветовое выделение-индикатор этого отличия.Для того, чтобы так сделать необходимо в файле pp.ini параметром InventoryStockViewRestriction в зоне [config] перечислить символы учетных записей пользователей, которым закрыт либо открыт доступ к учетным остаткам. Обращаем внимание на то, что перечислять необходимо именно символы записей, а не наименования и не идентификаторы.

Правила перечисления символов следующие:

В списке может быть либо один символ, либо несколько, разделенных знаком запятой или точки с запятой.

Пользователи, чьи символы указаны непосредственно, лишаются доступа к учетным остаткам

; Пользователи с символами user01 и counter02 не будут видеть учетных остатков InventoryStockViewRestriction=user01,counter02

Пользователи, чьи символы указаны c предшествующим знаком восклицания, явно получают доступ к учетным остаткам.

; Пользователь с символом counter03 будет видеть учетные остатки InventoryStockViewRestriction=user01,counter02,!counter03

Шаблонный символ $ALL$ блокирует доступ к учетным остаткам всем пользователям кроме пользователя master.

Если наряду с шаблонным символом $ALL$ в списке присутствуют символы пользователей с предшествующим знаком восклицания, то такие пользователи выводятся из-под действия ограничений.

Приоритет применения одних и тех же символов в списке отдается тем элементам списка, которые указаны позже. То есть, если один и тот же символ перечислен более одного раза (возможно, с префиксом знака восклицания), то применяется тот, что стоит в самом конце списка.

; Пользователь с символом user01 выводится из-под ограничения поскольку после того, ; как его символ был указат явно следует “отрицание” применения ограничения для него. InventoryStockViewRestriction=user01,counter02,!user01

Важно понимать, что описанное ограничение просмотра учетных остатков при вводе инвентаризации, является “косметическим”. То есть, оно закрывает учетные остатки только при вводе инвентаризации. Нигде более это ограничение не действует (и не может действовать). Например, сотрудник легко может открыть отчет по остаткам товаров и увидеть какие остатки по каким товарным позициям присутствуют. Потому не возлагайте каких-либо серьезных надежд на надежность указанного функционала: он закроет данные только от пользователей, у которых нет времени или желания повнимательней изучить функционал системы.

Проведение инвентаризации

Общая схема использования инвентаризации в системе следующая:

Печать инвентарной ведомости
Подсчет фактических остатков товаров
Создание документа или документов инвентаризации и ввод в него (в них) фактических остатков
Анализ и корректировка результатов инвентаризации
Списание рассогласований инвентаризации
В случае, если необходимо отменить последнее списание, система позволяет это сделать посредством функции “Откат списания”

В зависимости от цели, с которой используется инвентаризация, реальная схема может отличаться от приведенной выше. Так, в случае ввода инвентаризации с целью внесения первоначальных остатков товаров при запуске системы на предприятии, распечатать инвентарную ведомость будет затруднительно, поскольку скорее всего не будет первоначальных данных о товарах и их остатках на машинных носителях информации.

Печать инвентарной ведомости

Печать инвентарной ведомости предназначена для того, чтобы персонал предприятия мог при подсчете фактических остатков товаров вносить их в готовые формы, удобные для последующего ввода результатов в компьютер. Для печати инвентарной ведомости следует использовать отчетность по остаткам товаров. Подробно эта отчетность будет описана в одном из следующих разделов. Здесь же мы приведем лишь пошаговую инструкцию по получению инвентарной ведомости:

Зайдите в пункт меню Отчетность→ Остатки товаров
В появившемся фильтре укажите дату, на которую назначена инвентаризация и склад, по которому она проводится. Кроме того, возможно следует указать способ расчета цен. Если на вашем предприятии небольшой ассортимент товаров и велика вероятность существования излишков по сравнению с учетными остатками, то можно отметить флажок ✓Нулевые остатки. В случае обширного ассортимента установка этого флажка приведет к неоправданно длинной ведомости которую и печатать долго, с которой и работать не просто.
Кнопкой [ОК] подтвердите ввод фильтра. После расчета программа выведет на экран таблицу остатков товаров.
Для печати нажмите клавишу <F7> . На экране появится диалог выбора способа печати. В группе переключателей выберите либо печать инвентарной ведомости с остатками либо без остатков в зависимости от того, хотите вы или нет, чтобы персонал, занимающийся подсчетом, видел учетные остатки. В группе флажков выберите требуемые параметры печати и нажмите кнопку [ОК].
Далее на экране появится обычный диалог, предваряющий печать. Нажмите кнопку [ОК] и отпечатайте ведомость инвентаризации.

Возможно, вам понадобится несколько экземпляров инвентарной ведомости, если подсчет будут вести несколько бригад.

Подсчет фактических остатков

При подсчете остатков на складе следует обратить особое внимание на правильную идентификацию товаров счетными бригадами. Наибольшее значение этот момент имеет для предприятий с обширным ассортиментом товаров. Если на вашем предприятии учет ведется с использованием штрихкодов, то необходимо внимательно следить за тем, чтобы похожие товары, имеющие разные штрихкоды, не были посчитаны вместе.

Ввод результатов инвентаризации

После подсчета остатков товаров и заполнения инвентарных ведомостей можно приступать к вводу результатов инвентаризации в систему. Все функции системы, связанные с инвентаризацией доступны через пункт меню Операции→ Инвентаризация.

Таблица документов инвентаризации

Фильтр по инвентарным документам представляет из себя несколько усеченную версию обычного фильтра по документам. Он содержит только поля ввода периода, вида операции и склада. Как и в фильтре по другим документам, если склад не указан, то будут показаны инвентарные документы по всем складам, однако ввод этих документов будет запрещен.

Таблица документов инвентаризации практически ничем не отличается от таблицы товарных документов. Ввод нового, редактирование и удаление существующих документов осуществляется по клавишам <Insert> , <Enter> , <Delete> соответственно.

Наиболее существенное отличие таблицы инвентарных документов заключается в том, что по клавише <F3> доступен не только просмотр строк инвентаризации, но и редактирование. Напомним, что в случае с товарными документами, такое редактирование запрещено системой.

Диалог документа инвентаризации

Диалог редактирования документа инвентаризации показан на рис. link. Далее перечислим управляющие элементы этого диалога.

Номер документа

Строка номера документа инвентаризации длиной не более 23 символов. При создании нового документа номер ему присваивается автоматически по правилу, определенному в виде операции.

Дата

Дата документе. Значение этой даты определяет дату расчета учетных остатков по товарам, введенным в документ.

Учетные остатки вычисляются на конец этой даты. То есть, учитывают все операции до этой даты включительно.

▼Контрагент

Контрагент, ассоциированный с данным документом. Чаще всего для документов инвентаризации не указывают контрагента, однако, в некоторых случаях это может быть полезным. Скажем, в качестве контрагента может выступать подотчетное лицо, либо сотрудник, поводивших инвентаризацию, и т.п.

Аналитическая таблица, которой принадлежит статья контрагента, определяется видом операции.

Учётная сумма

Сумма учетных остатков на дату инвентаризации.

Фактическая сумма

Сумма фактических остатков, введенных в документ инвентаризации.

Дата начала расчета дефицита

[Списать]

Эта кнопка предназначена для списания введенных результатов инвентаризации

[Откат списания]

Если после списания в документе обнаружены ошибки, которые необходимо исправить, то списание может быть отменено нажатием на эту кнопку.

Откат списания документа инвентаризации может оказаться невозможным, если после списания были введены товарные документы, использующие остатки, сформированные излишками, возникшими по причине списания документа.

▼Место хранения

Необязательный атрибут, указывающий какое именно место хранения было посчитано данным документом. В этом комбо-боксе можно выбрать только те места хранения, которые принадлежат складу, с которым ассоциирован документ.

Система Papyrus позволяет анализировать выборку документов инвентаризации с группировкой и фильтрацией по месту хранения (как одному из атрибутов документа).

Примечание

Произвольный текст, поясняющий назначение или особенности документа.

✓Выбирать товары, который на складе

Вспомогательный флаг, позволяющий при вводе строк документа, ограничивать подбор товаров только теми, которые есть на текущем остатке склада.

[Строки документа...]

Для ввода строк результатов инвентаризации нажмите на эту кнопку или клавишу <F11> . Вслед за этим на экране появится таблица строк инвентаризации.

[Строки по фильтру...]

Эта кнопка позволяет задать ограничения на вывод строк инвентаризации.

Существенным отличием диалога инвентаризации от диалога ввода товарных документов является то, что изменение строки в базе данных осуществляется сразу после подтверждения ввода этой строки. В товарных документах все изменения вводятся в базу данных только после того, как будет подтверждено изменение всего документа.

Подбор товара для ввода в документ инвентаризации

В целом, функции подбора товара в документе инвентаризации аналогичны таким же функциям в товарных документах. Есть несколько особенностей, о которых мы здесь сообщим.

Стандартный подбор

Этот вариант предполагает прямой выбор группы и товара в диалоге строки инвентаризации. После выбора товара в новой строке документа некоторые поля заполняются автоматически:

В поле “Емкость упаковки” заносится значение емкости упаковки из последнего лота.

В поле “Всего единиц” заносится остаток на складе, которому принадлежит документ инвентаризации, по состоянию на дату этого документа.

Обращаем внимание на этот момент: не текущий остаток, а именно на дату документа инвентаризации.

В поле “Цена реализации” заносится цена учетная реализации товара из последнего лота на дату документа. Если в опциях вида операции инвентаризации установлен флаг ✓В ценах поступления, то в этом поле появится учетная цена поступления по последнему на дату документа лоту.

Подбор из расширенного товарного списка

Этот метод аналогичен предыдущему с той разницей, что для выбора товара применяется расширенный диалог. Соответственно, данный способ значительно удобнее стандартного.

После выбора товара в диалоге строки документа поля изначально заполняются точно также как и при стандартном способе подбора. Единственное (возможное) отличие заключается в том, что если в диалоге расширенного выбора товара указано количество, то именно оно и устанавливается в соответствующем поле новой строки документа.

Подбор по штрихкоду

Метод подбора товара по штрихкоду применяется обычно при вводе данных со сканера штрихкодов либо при вводе штрихкодов товаров вручную.Вы можете вводить штрихкод непосредственно в таблице строк без предварительного нажатия какой либо специальной клавиши (в этом случае система распознает начало ввода штрихкода по тому, что нажата цифровая клавиша), либо предварительно нажав <F3> .

После ввода штрихкода и нажатия <Enter> происходит следующее:

Если товар с введенным штрихкодом уже есть в документе и в опциях вида операции инвентаризации не установлен флаг ✓Ускоренное добавление строк, то указатель текущей строки в таблице перемещается на товар с выбранным штрихкодом. Если флаг ✓Ускоренное добавление строк в опциях вида операции установлен, то появляется диалог строки, в котором поле количества соответствует значению количества товара, сопоставленного с выбранным штрихкодом (чаще всего - единица).

Если товара с введенным штрихкодом в документе нет и в опциях вида операции инвентаризации не установлен флаг ✓Ускоренное добавление строк, то открывается диалог ввода новой строки документа, в котором значения полей инициализированы так же, как и при стандартном способе подбора товара. Если же оговоренная опция вида операции установлена, то система ведет себя так же, как и в случае описанном выше (когда выбранный товар уже есть в документе).

Подбор по наименованию

Этот способ дает возможность выбрать товар из списка наименований, содержащих введенную вами строку.

Для использования такого способа необходимо в таблице строк документа инвентаризации нажать <F4> и, в появившемся поле ввода, набрать интересующую вас строку. После этого на экране появится диалог, аналогичный тому, что используется при расширенном подборе товара, но содержать он будет только те наименования товаров, которые содержат искомый текст.

При таком подборе товара не работает опция ✓Выбирать товары, которые есть на складе, задаваемая в заголовочном диалоге документа инвентаризации.

Диалог строки инвентарного документа

Описание управляющих элементов диалога строки инвентаризации (рис. link):

▼Товарная группа

Обыкновенная товарная группа, которой принадлежит товар строки.

▼Товар

Товар, которому соответствует данная строка инвентаризации.

Серийный номер

Если вид операции предполагает инвентаризацию по серийным номерам, то это поле открыто, и в нем может быть введен серийный номер лота, по которому осуществлен подсчет количества.

Если в опциях вида операции флаг ✓Использовать серийные номера не установлен, то это поле заблокировано.

Емкость упаковки

Емкость упаковки товара, используемое как атрибут лота.

Количество упаковок

Поле используется для ввода количества упаковок, которое затем пересчитывается в общее число торговых единиц перемножением на емкость упаковки (если задана).

Всего единиц

Количество единиц товара или серийного номера, которое посчитано в процессе инвентаризации.

Учетный остаток

Справочное поле, отображающее учетное количество товара на складе. Если поле серийного номера не пустое, то здесь отображается учетное количество в лотах, имеющих такой серийный номер.

Разница

Справочное поле, показывающее разницу между фактическим и учетным количеством.

Цена реализации

Инвентарная цена товара, соответствующего данной строке. Если опция ✓В ценах поступления вида операции установлена, то данная величина трактуется системой как цена поступления.

Цена списания

Справочное поле, имеющее смысл только после списания документа инвентаризации. Здесь показывается цена списания строки.

[Лоты]

Кнопка, позволяющая посмотреть лоты товара, которому соответствует даннаястрока.

Важные особенности ввода строк инвентаризации

При вводе строк инвентарного документа следует учитывать следующие моменты:

В документе инвентаризации не может быть более одной строчки для одного и того же товара. Когда вы вводите новую строку, система проверяет наличие другой строки для этого же товара. И, если такая существует, будет выдано замечание с предложением выбрать один из вариантов: добавить введенный остаток к уже занесенному в документ, заменить уже введенную строку на ту, которую вы пытаетесь провести, либо вообще отказаться от ввода новой строки.

При установленном флаге ✓Ускоренное добавление строк система автоматически (без запроса разрешения у пользователя) суммирует количество товара, введенное в новой строке с тем, что уже есть в существующей строке с таким же товаром.

Часть рассогласований по документу инвентаризации может быть уже списана. В этом случае строки, которые были учтены при списании не могут быть изменены или удалены. Таким образом, если товар А был уже учтен при списании, то вы в этом документе никак не сможете модифицировать фактический остаток этого товара.

Учетная цена товара определяется исходя из правила, заданного в настройке вида операции инвентаризации. Это может быть одно из следующих правил: по средневзвешенному значению, по последнему лоту, по первому лоту. Но здесь есть один нюанс, а именно, если учетный остаток товара равен нулю, то все эти правила лишаются всякого смысла, и учетная цена определяется по последнему лоту этого товара, который вообще когда-либо был на складе, а если и такого нет, то в системе вообще.

Система никак не ограничивает число и структуру инвентарных документов на одну дату по одному и тому же складу. Наряду с известными достоинствами, это накладывает определенную ответственность на людей, планирующих и организующих инвентаризацию на предприятии. Здесь основная проблема в том, чтобы один и тот же товар не был бы занесен в два разных документа. В таком случае, при списании рассогласований, система дважды учтет один товар, что приведет к ошибкам в учете.

Анализ выборки документов инвентаризации

Фильтр строк инвентаризации

Диалог фильтрации строк инвентаризации показан на рис. link. Далее перечислим управляющие элементы этого диалога.

▼Группа

В этом комбо-боксе может быть выбрана группа, которой должен принадлежать товар.

▼Товар

▼Место хранения

Необязательный атрибут, указывающий место хранения выбираемого товара. В этом комбо-боксе можно выбрать только те места хранения, которые принадлежат складу, с которым ассоциирован документ.

Характер рассогласований

Здесь предлагается выбор характера рассогласований между ценами товара в документе инвентаризации.

○Не обращать внимание

○Недостачи

○Излишки

○Любые рассогласования

Сортировать по

Выбор сортровки товаров.

○Умолчанию

По умолчанию понимается сортировка по наименованию товара.

○Товару

○Дефициту

○Разнице

Диапазон рассогласований

Может быть представлен как в числовом виде, так и в процентном соотношении.
Далее предлагается выбор состояния товаров в документе.

○Списанные и не списанные

○Только не списанные

○Только списанные

Подстановка

Подстановка позволяет сгруппировать объекты по заданному параметру.

▼Документ

Параметр, по которому группируются товары.

▼Товар

Дополнительные надстройки для выбранного параметра.

Детальное описание фильтра

Объединение документов инвентаризации

Часто возникает необходимость раздельного ввода нескольких документов инвентаризации с тем, чтобы затем списать их вместе, то есть, получить общий результат из нескольких документов инвентаризации. Такая потребность появляется в случае проведения подсчетов несколькими бригадами, в частности, при использовании ручных терминалов сбора данных, каждый из которых сбрасывает результаты подсчетов в отдельный документ.

Система Papyrus позволяет объединить произвольный набор документов инвентаризации в один. Существенным необходимым условием возможности такого объединения является принадлежность всех объединяемых документов одному виду операции.Для выполнения такого объединения выполните следующие несложные шаги:

Выберите пункт меню Операции→ Инвентаризация.
В фильтре по документам инвентаризации выберите период, к которому относятся объединяемые документы и вид операции.
Если вид операции в фильтре не выбран, то функция объединения будет не доступна.

Если необходимы какие либо дополнительные критерии фильтрации, то укажите и их. Далее подтвердите ввод фильтра нажав [ОК].
Все документы инвентаризации, которые вы видите в таблице могут быть теперь объединены в один. Фактически, объединение происходит так: все, начиная со второго, документы будут “влиты” в первый документ.
Для этого нажмите клавиши <Ctrl-U> или выберите команду в контекстном меню Объединение документов.
На экране появится небольшой диалог с опциями объединения:

Что делать с совпадающими позициями

Этот переключатель регламентирует действия программы при обнаружении идентичных позиций в объединяемых документах. Наиболее типичным вариантом является первый (складывать количество товара). Остальные два варианта применяются в редких случаях. Например, вариант “сигнализировать об ошибке” может быть использован тогда, когда вы хотите быть уверены, что ни одно из товарных наименований не было посчитано одновременно двумя счетными бригадами.

Удалить обработанные документы

Если этот флаг выключить (по умолчанию он включен), то ни один документ не будет удален. Если же флаг находится во включенном положении, то все документы, кроме первого документа выборки, будут удалены (так как все их содержимое влилось в первый документ).

Функция объединения документов инвентаризации будет не доступна, если в правах доступа по объекту Документы не установлен флаг ✓Объединение выборки документов.

Списание инвентаризации

После того как завершен подсчет остатков и ввод их в систему необходимо списать рассогласования.

Списание подразумевает под собой автоматическое формирование документов, отражающих различия между учетными и фактическими остатками. При этом, по недостачам формируются расходные, а по излишкам - приходные документы. Конкретные особенности документов списания определяются параметрами, заданными в виде операции инвентаризации. Для того, чтобы осуществить списание инвентарного документа, необходимо в диалоге документа нажать кнопку [Списать].После успешного списания, вы можете зайти в товарные документы и увидеть документы, образовавшиеся в результате этой операции. Их можно корректировать так же, как и любой другой товарный документ, однако наиболее правильным будет сначала проверить результаты инвентаризации, и лишь затем произвести списание и затем уже не изменять и не удалять результирующие документы.

Если инвентаризация была поспешно и неверно списана, то это списание можно отменить, нажав в диалоге инвентарного документа кнопку [Откат списания]. При этом все документы списания будут удалены, а строки инвентарного документа снова будут доступны для редактирования.

При попытке откатить списание инвентаризации “задним числом”, то есть, спустя несколько дней после даты, которой помечен документ инвентаризации, вы можете столкнуться с невозможностью осуществить это действие из-за того, что излишки, сформированные при списании были израсходованы. Мы настоятельно рекомендуем не откатывать списание инвентаризации “задним числом”, а вводить корректирующие документы той датой, когда были фактически выяснены ошибки в проведении инвентаризации.

Печать результатов инвентаризации

После списания документа инвентаризации как правило, следует вывести на печать результаты проведения инвентаризации. Для этого следует открыть строки документа инвентаризации и нажать в появившейся таблице клавишу <F7> . Внешний вид отчета показан на рис. link.

Особенности работы с инвентаризацией

При изменении даты документа инвентаризации система предлагает пересчитать учетные остатки в соответствии с новой датой. Если вы хотите заставить систему пересчитать учетные остатки без изменения даты документа, то в строках инвентаризации необходимо нажать <Ctrl-R> . В редких случаях возникает необходимость пересчитать фактические цены в соответствии с учетными. Для этого следует нажать <Ctrl-P> в строках инвентаризации.