Управление проектами и задачами

Введение

Проекты

Таблица просмотра проектов

Проекты

Таблица для работы с проектами доступна через пункт меню Операции→ Управление проектами. Просмотр таблицы предваряется диалогом фильтра проектов (рис. link).

Фильтр проектов

Период начала работ
Здесь указывается период, который ограничивает дату начала работ по проектам, которые будут показаны в выборке.
Период предполагаемого завершения работ
Период, ограничивающий выборку по дате предполагаемого завершения работ.

▼Клиент

Выбрав здесь клиента, вы увидите только те проекты, которые относятся к нему.

▼Координатор

Если этот комбо-бокс не пустой, то будут показаны только те проекты, координатором которых выступает выбранная персоналия.

Сортировать по
Позволяет выбрать один из следующих вариантов сортировки записей в таблице:

  • Наименованию
  • Дате начала работ
  • ✓Показывать неактивные

    При установке этого флага в выборке будут показаны проекты, имеющие статус Не активный.

    ✓Показывать архивные

    Установка этого флага приведет к тому, что из выборки не будут исключены проекты, имеющие статус Архивный.

    Действия в таблице проектов

    Таблица просмотра проектов

    Редактировать
    <Enter> Вызывает диалог редактирования выбранного проекта

    Добавить
    <Insert> Вызывает диалог редактирования нового проекта.
    Удалить
    <Delete> Удаление выбранного проекта. Перед удалением система запросит подтверждение для этой операции.

    Задачи
    <F3> Просмотр задач, связанных с выбранным проектом.
    Фазы
    <F4> Просмотр фаз, связанных с выбранным проектом.

    Документы
    <F5> Если с выбранным проектом ассоциированы документы, то по этой команде вы сможете увидеть их. Кроме того, в появившейся таблице просмотра вы сможете добавить новый связанный документ или отредактировать существующий.
    Системный журнал
    <Ctrl-J> Просмотр системных событий по выбранному проекту

    Передать выборку проектов
    <Ctrl-H> Вызывает диалог передачи всей выборки проектов в другой раздел базы данных.
    Печать
    <F7> Печать отчета по списку проектов

    Печать задач проекта
    <Alt-F7> Печать списка задач, соответствующих выбранному проекту
    Итог
    <F9> Итоговые значения по выборке проектов.

    Редактирование проектов и фаз

    Диалог редактирования проекта

    Редактирование проектаВнешний вид диалога редактирования показан на рис. link. Далее перечисляются управляющие элементы этого диалога и описывается их назначение.

    Наименование
    Краткое наименование проекта. Это наименование должно быть уникально среди всех проектов.
    Код
    Код проекта. Система не требует обязательной уникальности этого кода. Однако, желательно чтобы этот код был уникальным. Для этого можно использовать систему автоматических счетчиков проектов, настраиваемую в конфигурации проектов.

    Дата создания
    Дата, когда проект создан. При вызове диалога создания нового проекта это поле автоматически заполняется текущей системной датой.
    Дата начала работ
    Здесь следует указать дату начала работ по проекту.

    Предполагаемая дата завершения работ
    В этом поле указывается предполагаемая дата завершения работ по проекту.
    Фактическая дата завершения работ
    По окончании проекта в этом поле необходимо будет установить дату, когда проект завершен.

    Переключатель статуса
    Каждый проект может иметь один из трех зарезервированных статусов:

    Активный
    Проект находится либо в ожидании начала работ по нему, либо в состоянии выполнения.
    Неактивный
    Проект по каким либо причинам отложен или отменен.
    Архивный
    Проект завершен.

    ▼Клиент

    Если проект связан с каким-либо клиентом, то в этом комбо-боксе следует указать аналитическую статью, соответствующую этому клиенту. Таблица, из которой выбираются статьи в списке этого комбо-бокса определяется опцией ▼Таблица покупателей в общих настройках базы данных Админ→ Настройки→ Операции.

    ▼Координатор

    В этом комбо-боксе можно выбрать координатора проекта из числа персоналий, относящихся к виду Персонал.

    ▼Операция разноски документов

    В разработке.

    Описание
    Произвольный текст, описывающий характеристики проекта.

    Диалог редактирования фазы

    Редактирование фазы

    Создание и редактирование фаз проекта доступно непосредственно из таблицы фаз проекта. Диалог, используемый для этих целей, показан на рис. link. В верхней части диалога показывается текст наименования проекта, к которому относится фаза.

    Наименование
    Краткое наименование фазы. Это наименование должно быть уникальным в пределах фаз одного проекта.

    Код
    Символьный код фазы. Если в конфигурации проектов определен счетчик фаз, то при создании новой фазы это поле автоматически заполняется новым значение.
    Дата создания
    Дата, когда фаза была создана. При вызове диалога создания новой фазы проекта это поле автоматически заполняется текущей системной датой.

    Дата начала работ
    Здесь следует указать дату начала работ по фазе проекта.
    Предполагаемая дата завершения работ
    В этом поле указывается предполагаемая дата завершения работ по фазе.

    Фактическая дата завершения работ
    По окончании фазы в этом поле необходимо будет установить дату, когда фаза завершена.
    Статус

    Фаза проекта может иметь один из двух зарезервированных статусов:

    Активный
    Фаза, либо ожидающая начала исполнения, либо находящаяся в процессе выполнения.
    Неактивный
    Отмененная либо завершенная фаза проекта.

    ▼Клиент

    Если фаза связана с каким-либо клиентом, то в этом комбо-боксе следует указать аналитическую статью, соответствующую этому клиенту. Таблица, из которой выбираются статьи в списке этого комбо-бокса определяется опцией “Таблица покупателей” в общих настройках базы данных (Админ→ Настройки→ Операции).

    ▼Координатор

    В этом комбо-боксе можно выбрать координатора фазы проекта из числа персоналий, относящихся к виду Персонал.

    ▼Операция разноски документов

    В разработке.

    Описание
    Произвольный текст, описывающий характеристики фазы.

    Задачи

    Задачи являются инструментом учета и планирования заявок клиентов на обслуживание и рабочего времени персонала предприятия.Основными атрибутами задачи являются:

  • Код задачи
  • Персоналия создавшая задачу
  • Персоналия, ответственная за выполнение задачи (исполнитель)
  • Клиент
  • Адрес клиента
  • Дата и время создания задачи
  • Дата и время начала работ по задаче
  • Дата и время предполагаемого завершения работ задачи
  • Дата и время фактического завершения работ по задаче
  • Проект, с которым задача связана
  • Связь задач с персоналиями

    Взаимодействие задач со справочником персоналий нуждается в некоторых пояснениях.

    Как уже упоминалось, каждая задача взаимодействует со следующими контрагентами:

  • Создателем задачи
  • Ответственным за выполнение задачи
  • Клиентом
  • В отличии от документов (которые технически не взаимодействуют с персоналиями на прямую, но посредством аналитических статей), задачи ссылаются прямо на персоналии.

    Важный аспект этого взаимодействия состоит в том, к какому виду относятся персоналии, на которые ссылаются задачи.Ответ на этот вопрос следующий: создатели задач и исполнители выбираются из персоналий, принадлежащих зарезервированному виду Персонал, а клиенты - из персоналий, принадлежащих зарезервированному виду Покупатели.

    Привязка задач к сотрудникам

    Еще один существенный вопрос, который следует обсудить, состоит в том, как система узнает, что текущий пользователь сеанса является сотрудником, с которым так или иначе связаны задачи.

    При авторизации в базе данных пользователь вводит свое символьное имя и пароль. Введенное имя ассоциировано с учетной записью пользователя в справочнике пользователей базы данных. Одновременно, запись пользователя может быть связана с персоналией, относящейся к виду Персонал.Теперь система “знает” кто именно работает в данном сеансе и подстраивается под это при вводе новых задач, или выясняя, существуют ли для данного пользователя не просмотренные задачи.

    Таблица просмотра задач

    Для работы с таблицей задач выберите пункт меню Операции→ Управление заданиями.

    Кроме обычной формы просмотра данных эта таблица предоставляет возможность анализировать кросс-табулированные формы с различными критериями отображения.

    Фильтр задач

    Фильтр по задачамВид диалога фильтра задач показан на рис. link. Следующая таблица поясняет назначение управляющих элементов этого диалога.

    Переключатель Задачи/Шаблоны
    В зависимости от положения этого переключателя в таблице будут показаны, соответственно, либо задачи, либо шаблоны задач.
    Период создания
    Период, в течении которого были созданы задачи. Этот критерий фильтрации соответствует полю “Дата создания” задачи.

    ▼Шаблон

    Выбрав в этом комбо-боксе шаблон, вы можете увидеть только те задачи, которые были автоматически сгенерированы по этому шаблону.
    Период начала
    Если в этом поле указан период, то будут показаны задачи, дата начала которых попадает в этот период.

    Период предполагаемого завершения
    Здесь вы можете указать период, в который должны попадать даты предполагаемого выполнения показанных задач.
    Период фактического завершения
    Если это поле не пустое, то задачи будут отфильтрованы по дате фактического завершения так, что бы эта дата не выходила за указанный интервал.

    ▼Создал

    В этом комбо-боксе может быть выбрана персоналия, создавшая задачи. В таком случае будут показаны только задачи, созданные этим человеком.

    ▼Исполнитель

    Если здесь выбрать персоналию, то будут отобраны только те задачи, в которых исполнителем является выбранное лицо.

    Здесь выбираются персоналии, относящиеся к зарезервированному виду Персонал.

    ▼Клиент

    Этот комбо-бокс позволяет выбрать клиента, по которому система должна отфильтровать задачи.

    В списке отображаются персоналии, относящиеся к зарезервированному виду Покупатели.

    ▼Город клиента

    Приоритет
    Включите те значения приоритетов, которым должны соответствовать задачи, отображенные в таблице по этому фильтру. По умолчанию система устанавливает все флажки этого блока в положение “включен”.

    Статус
    Включите те значения статусов, которым должны соответствовать задачи, отображенные в таблице по этому фильтру. По умолчанию флаги ✓Отложена и ✓Завершена выключены, остальные включены.

    Табуляция
    Здесь вы можете выбрать вариант кросс-табулированного отображения данных о задачах. Возможны следующие варианты (перед символом дроби стоит критерий, который будет отображаться в строках, показатель после этого символа будет отображаться в столбцах):

    Дата/Час
    Клиент/Дата
    Исполнитель/Дата
    Клиент/Исполнитель
    Исполнитель/Час

    Показатель
    Если вы выбрали один из вариантов табуляции, то в этом комбо-боксе можете выбрать показатель, который будет отображаться в ячейках таблицы. Здесь допускаются следующие значения:

    Количество невыполненных задач
    Выполненные задачи/количество задач
    Процент выписанных накладных
    Количество задач

    ▼Сортировка

    Комбо-бокс, позволяющий выбрать вариант сортировки записей при отображении в таблице и при выводе на печать.

    ▼Подстановка

    ✓Только не связанные с проектами

    При установке этого флага будут показаны только те задачи, которые не связаны с проектами.

    ✓Не просмотрена

    Если вы установите этот флаг, то в таблице отобразятся только те задачи, которые не были никем просмотрены.

    ✓Не просмотрена ответственным

    Этот флаг предписывает системе отображать только те задачи, которые не были просмотрены ответственным.

    Этот флаг будет правильно работать только в том случае, если исполнители в вашей базе данных связаны с пользователями системы.

    Вид таблицы задач

    Таблица просмотра задачПримерный вид таблицы просмотра задач показан на рис. link. В своей обычной форме (без кросстабуляции) эта таблица содержит следующие колонки:

    Код
    Код задачи.
    Дата
    Дата создания задачи.
    Дата начала работ
    Дата начала работ по задаче.
    Дата завершения
    Предполагаемая дата завершения работ по задаче.
    Фактическая дата завершения
    Фактическая дата завершения работ по задаче.
    Приоритет
    Значение приоритета задачи.
    Статус
    Значение статуса задачи.
    Клиент
    Наименование клиента, с которым связана задача (если таковой определен).
    Ответственный
    Наименование лица, которое отвечает за выполнение задачи.
    Описание
    Текст описания задачи. При подведении курсора мыши к этой колонке отображается окно, в котором выводится полный текст описания задачи, а так же текст примечания к этой задаче (если для этой задачи существует примечание).

    Действия в таблице задач

    Редактировать
    <Enter> Открывает диалог редактирования выбранной в таблице задачи.

    Добавить
    <Insert> Открывает диалог редактирования новой задачи. Если в фильтре, по которому построена таблица, выбраны шаблоны задач, то эта функция создает новый шаблон, в противном случае - обычную задачу.

    При создании новой задачи из таблицы, сформированной из задач, привязанных к проекту либо фазе проекта, новая задача будет привязана к выбранному в фильтре проекту (и, возможно, фазе).

    Добавить по образцу
    <Alt-F2> Позволяет создать новую задачу по образцу той, что является выбранной в таблице.

    Удалить
    <Delete> Удаляет выбранную задачу. При вызове этой функции система предварительно запросит подтверждение на удаление задачи.
    Удалить всю выборку
    <Ctrl-F8> Эта функция позволяет выполнить одно из двух действий:
  • Удаление всех задач, соответствующих фильтру выборки.
  • Установка для всех задач выборки статуса Завершена.
  • Связные задачи
    <F4> Открывает таблицу просмотра задач, связанных с выбранной.
    Просмотр связной задачи
    <Ctrl-L> Открывает диалог редактирования задачи, с которой связана текущая задача. Если выбранная задача не связана ни с одной задачей, то ничего не произойдет.

    Документы
    <F5> Открывает таблицу просмотра связанных с выбранной задачей документов.
    Системный журнал
    <Ctrl-J> Показывает системные события для выбранной задачи.

    Формирование задач по шаблону
    <F6> Эта функция доступна только для шаблонов задач. При ее выборе появляется диалог, в котором следует указать период на который должны быть созданы задачи, соответствующие выбранному шаблону. При указании периода и нажатии кнопки [ОК] система сформирует задачи по этому шаблону.
    Передать выборку задач
    <Ctrl-H> Позволяет передать всю выборку задач, представленных в таблице, в другой раздел базы данных.

    Предварительно на экране появится стандартный диалог выбора параметров передачи (стр. link).

    Печать
    <F7> Открывает стандартный диалог печати (экспорта) содержимого таблицы.

    Итог
    <F9> Показывает итоги по выборке задач. На текущий момент итоги состоят только из количества задач в выборке.
    Фильтр
    <Ctrl-V> Позволяет изменить условия фильтрации текущей выборки.

    Редактирование задач

    Диалог редактирования задачи

    ЗадачаДиалог редактирования задачи является весьма значительным по размеру и количеству управляющих элементов. В действительности, в каждом конкретном случае применения модуля задач в системе используется лишь его подмножество.

    Внешний вид диалога показан на рис. link.

    ▼Проект

    Наименование проекта, с которым связана задача.

    Система допускает изменение привязки задачи к проекту. Для этого в описываемом следует выбрать тот проект, который требуется. С другой стороны, такая функция вряд ли может потребоваться часто. Скорее, крайне редко.

    ▼Шаблон

    Шаблон, по которому создана эта задача. Если задача не создана по шаблону, то, естественно, это поле будет пустым.

    Код
    Номер задачи. При создании новой задачи система автоматически присваивает ей новый номер, основываясь на шаблоне нумерации и счетчике нумерации задач, определенных в конфигурации проектов.

    ▼Фаза

    Фаза проекта, к которой привязана данная задача. Если задача не привязана к проекту, то она и не может быть привязана к какой либо фазе.

    Если же в комбо-боксе проекта выбран тот, к которому привязана задача, то в этом комбо-боксе можно выбрать одну из фаз данного проекта.

    Дата создания
    Дата и время создания задачи. При вводе новой задачи в эти поля автоматически устанавливается текущее системное время.

    Код связной задачи
    Если данная задача связана с какой либо иной задачей, то в этом поле отображается код той задачи.
    Дата начала
    Дата и время планируемого начала работ по задаче.

    Предполагаемая дата завершения
    Дата и время предполагаемого завершения работ по задаче.
    Фактическая дата завершения
    Дата и время фактического завершения работ по задаче.

    При установке в поле даты корректного значения и переходе с этого поля на другое в диалоге автоматически изменяется статус задачи на Завершена (вы можете не согласиться с этим изменив статус вручную).

    Сумма
    Если задача связана с какой либо денежной величиной (например, стоимость работы для клиента), то в этом поле можно указать значение этой величины.

    ▼Создал

    Персоналия, создавшая задачу. Если запись текущего пользователя системы в сеансе связана с персоналией вида Персонал, то при создании новой задачи эта персоналия автоматически устанавливается в этом поле.

    ▼Исполнитель

    Персоналия, ответственная за выполнение задачи.

    ▼Приоритет

    Здесь следует выбрать один из зарезервированных приоритетов задачи:

  • Максимальный
  • Высокий
  • Нормальный
  • Низкий
  • Минимальный
  • По умолчанию для новой задачи система устанавливает нормальный приоритет.

    ▼Статус

    Этот переключатель определяет статус задачи. Возможен один из следующих зарезервированных вариантов:

  • Новая
  • Отложенная
  • Выполненная
  • В ожидании
  • Завершена
  • При создании новой задачи система автоматически инициализирует ее статус в значении Новая. При установки не пустого значения даты завершения система переводит положение этого переключателя в значение Завершена. Естественно, пользователь может и самостоятельно изменять это положение.

    ▼Клиент

    В случае, если задача каким то образом связана с клиентом предприятия, в этом комбо-боксе следует выбрать этого клиента. Как уже говорилось выше, здесь может быть выбрана персоналия, относящаяся к виду Покупатели.

    ▼Адрес

    Если в комбо-боксе ▼Клиент, описанном выше, выбран клиент, и этот клиента имеет несколько адресов доставки, то в данном комбо-боксе может быть выбран один из этих адресов. Смысл этого значения может варьироваться в зависимости от особенности конкретной задачи. Так, это может быть непосредственно адрес, по которому следует что-либо доставить клиенту, или же адрес, по которому должна быть оказана услуга или другое.

    ▼Аналитическая статья для документов разноски

    В настоящий момент технология разноски задач не реализована. Тем не менее, этот комбо-бокс может быть использован для ввода дополнительного контрагента по задача. Статья, которая может быть здесь выбрана должна принадлежать основной таблице статей, определенной для операции разноски документов.

    Операция разноски документов определяется либо проектом, которому принадлежит задача, либо, если таковая не задана, конфигурацией проектов (Админ→ Прочие конфигурации→ Конфигурация проектов).

    Описание
    Произвольный текст, описывающий содержание задачи.

    Примечание
    Произвольный текст дополнительных пояснений по задаче.

    Диалог редактирования шаблона задачи

    Шаблон задачиДиалог шаблона задачи показан на рис. link.

    Код
    Номер шаблона задачи.
    Дата создания
    Дата создания шаблона. При открытии диалога создания новой задачи это поле заполняется текущей системной датой.

    ▼Создал

    Персоналия, создавшая данный шаблон. Если запись текущего пользователя системы в сеансе связана с персоналией вида Персонал, то при создании новой задачи эта персоналия автоматически устанавливается в этом поле.

    ▼Исполнитель

    Персоналия, ответственная за выполнение задач, которые будут сформированы по шаблону. Если этот комбо-бокс останется не заполненным, то и в задачах, сформированных по такому шаблону исполнитель инициализирован не будет.

    ▼Приоритет

    ▼Статус

    ▼Клиент

    ▼Адрес

    Описание
    Сумма

    [Повторение]