Кадры

Кадровый учет в системе Papyrus базируется на следующий объектах данных:
  • Персоналии
  • Персональные операции
  • Штатное расписание
  • Штатные назначения
  • Штатные календари
  • Штатные суммы
  • Работая вместе, эти объекты данных позволяют получить необходимую гибкость и удобство в учете человеческих ресурсов предприятия. Упрощенная схема взаимосвязей этих объектов приведена на рис. link.

    Штатное расписание

    Штатное расписание определяет список должностей, связанных с некоторой организацией и, возможно, подразделением этой организации. Вы можете иметь штатное расписание для любой из организаций, относящихся к зарезервированному виду Работодатели. Каждая должность характеризуется следующими атрибутами:

  • Наименование
  • Организация-работодатель
  • Подразделение организации-работодателя
  • Количество ставок
  • Список именованных сумм, используемый для начисления заработной платы сотрудникам, занимающим эту должность
  • Штатные должности, кроме прочего, выполняют важную функцию по группировке штатных назначений, благодаря которой, администрирование информации о сотрудниках значительно упрощается. Этот результат достигается благодаря наследованию сумм и календарей от штатных должностей к штатным назначениям (рассмотрены ниже).

    Таблица штатного расписания

    Доступ к штатному расписанию осуществляется через пункт меню Кадры→ Штатное расписание.Фильтр штатного расписания достаточно прост и включает два опциональных поля: организация-работодатель и подразделение. Каждое из этих полей ограничивает выборку штатного расписания, соответственно, по работодателю и подразделению.

    Таблица содержит следующие колонки:

  • Наименование штатной должности
  • Ранг штатной должности
  • Количество ставок (общее количество работников, которые должны, либо могут, быть назначены на эту должность.
  • Количество занятых ставок
  • Действия в таблице штатного расписания

    Редактировать штатную должность
    <Enter> Вызывает диалог редактирования выбранной штатной должности. Подробно диалог рассмотрен ниже. Эта функция не доступна, если у пользователя нет прав на модификацию штатного расписания.
    Добавить новую должность
    <Insert> Вызывает диалог создания новой штатной должности. Эта функция не доступна, если у пользователя нет прав на создание элемента штатного расписания.

    Удалить должность
    <Delete> Дает возможность удалить штатную должность. Перед удалением система запрашивает подтверждение на это. Если к штатной должности привязаны назначения, либо на нее ссылаются какие-либо объекты данных, то система не позволить ее удалить. Кроме того, функция не доступна, если у пользователя нет прав на удаление штатной должности.
    Штатные единицы
    <F3> Просмотр и редактирование назначений по выбранной должности

    Открывает таблицу назначений для выбранной штатной должности. Эта таблица рассмотрена ниже.

    Штатные календари, соответствующие выбранной должности
    <Ctrl-E> Позволяет просматривать и редактировать штатные календари, привязанные к выбранной штатной должности. Заметим, что речь здесь идет именно о тех календарях, которые непосредственно связаны с этой должностью. Особенности штатных календарей рассмотрены в соответствующем разделе.

    Фильтр
    <Ctrl-V> Типичная для большинства таблиц функция, позволяющая изменить условия просмотра.
    Проверка и восстановление целостности штатного расписания
    <Ctrl-R> Специализированная функция, проверяющая и, при необходимости, восстанавливающая некоторые параметры штатного расписания. По традиции, мы не документируем особенности этой функции, но лишь обеспечиваем ее безопасность (т.е., вы можете обращаться к этой функции без страха что-либо сломать).

    Диалог редактирования штатного расписания

    Штатная должность

    Диалог, показанный на рис. link, содержит следующие поля:

    Наименование
    Наименование штатной должности. Это наименование должно быть уникально в пределах одного подразделения одного предприятия. То есть в одном подразделении не может быть двух должностей, названных, скажем, “Бухгалтер”. В тоже время, на одном предприятии может быть две должности “Бухгалтер”, относящиеся к разным подразделениям.

    ▼Организация

    Предприятие, к которому относится штатная должность. Выбор предприятий осуществляется по признаку принадлежности зарезервированному виду Работодатели.

    ▼Подразделение

    Подразделение, к которому относится штатная должность. Каждое подразделение имеет жесткую привязку к предприятию. Система не следит за обязательным заполнением этого поля.

    Фиксированная должность
    Специализированный признак. Его предназначение - привязка сотрудников к организациям для печати первичных документов. Использование фиксированных должностей позволяет обойти ограничение общих настроек (в которых указывается директор и главный бухгалтер предприятия без привязки к конкретной главной организации).
    Ранг
    Целочисленное значение, смысл которого - в изменении порядка сортировки представления должностей в списках и таблицах. Чем меньше значение ранга тем выше штатная должность стоит в списках. При этом штатные должности, имеющие равный ранг, сортируются по наименованию.

    Количество ставок
    Максимальное количество назначений, которое можно сделать на эту должность.

    ▼Группа начислений

    Группа начислений заработной платы, применяемая для этой должности. Группа начислений для должности может быть переопределена группой начислений, определенной для конкретного назначения на эту должность. Если же для назначения не определена группа начислений, то используется та, которая задана здесь.

    [Суммы]

    Список сумм, применяемых для расчета заработной платы для штатных назначений на эту должность. Аналогично группе начислений, эти суммы могут переопределены величинами, определенными для конкретного назначения или персоналии.

    Штатные назначения

    Штатные назначения обеспечивают связку между персоналиями и штатными должностями, которые они занимают в той или иной организации. Здесь важно уточнить различие между собственно персоналией и должностью, которую она занимает. Так, один человек может одновременно работать более чем на одном предприятии, либо занимать на одном предприятии несколько должностей. Кроме того, чтобы точно знать историю назначений, переводов и увольнений по предприятию, необходимо хронологически фиксировать как увольнения, так и повторные назначения одного человека на одну и ту же должность.

    Штатное назначение имеет следующие наиболее существенные атрибуты:

  • Штатная должность
  • Персоналия
  • Код
  • Дата назначения
  • Дата снятия
  • Признак закрытого назначения
  • Список именованных сумм, используемый для начисления заработной платы
  • Некоторых пояснений требует признак закрытого назначения. Для правильного учета, перемещения людей по должностям, их приемы на работу и увольнения, должны четко фиксироваться по датам.Если назначение будет удалено, то исчезнет и вся связанная с ним информация (начисления зарплаты, поощрения, взыскания и т.д.). По этому, когда человек уходит с должности (неважно, увольняется он или переходит на другую должность), то соответствующее назначение закрывается и одна ставка должности освобождается. В дальнейшем, вы сможете видеть все закрытые назначения и события связанные с ними.

    Таблица штатных назначений

    Примерный вид таблицы штатных назначений

    Доступ к таблице штатных назначений возможен двумя способами:

    1. Через таблицу штатного расписания. В этом случае, вы можете видеть назначения, соответствующие выбранной штатной должности
    2. Через пункт меню Кадры→ Кадры
    Внешний вид таблицы показан на рис. link.

    Фильтр штатных назначений

    Диалог фильтра штатных назначений

    Фильтр просмотра штатных назначений (рис. link) представлен следующими элементами:

    ▼Работодатель

    В этом комбо-боксе можно выбрать персоналию, к которой относятся штатные назначения.

    Список персоналий в списке этого комбо-бокса относится к зарезервированному виду Работодатели.

    ▼Подразделение

    Комбо-бокс, позволяющий ограничить показываемые назначения только выбранным подразделением. Выбор подразделения, в свою очередь, ограничен выбранным работодателем.

    ▼Штатная должность

    Выбор штатной должности в этом комбо-боксе ограничит показ назначений только этой должностью.
    Период назначения на должность
    Период, в течении которого персоналия была назначена на должность. Если поле не пустое, то вы сможете получить выборку только тех назначений, которые были произведены в заданный период.

    Период снятия с должности
    Период, в течении которого персоналия была снята с должности. Если поле не пустое, то выборка будет ограничена только теми назначениями, которые закрыты и дата закрытия которых попадает в указанный период. Обратите внимание на то, что данный критерий может конфликтовать с переключателем, описанным ниже, если он установлен в положение ○Только открытые (выборка просто будет пустой, поскольку открытые назначения не имеют даты закрытия).

    Критерий по признаку закрытия
    Этот переключатель позволяет ограничить выборку либо только открытыми назначениями, либо только закрытыми, либо не ограничивать вовсе по этому критерию.

    ○Все

    будут показаны все назначения, независимо от признака ✓Закрыто

    ○Только открытые

    будут показаны только открытые на данный момент назначения

    ○Только закрытые

    будут показаны только закрытые назначения.

    Действия в таблице штатных назначений

    Редактировать
    <Enter> Открывает диалог редактирования штатного назначения. При редактировании поле персоналии заблокировано для изменения: менять персоналию в уже существующем назначении нельзя. Если в этом есть необходимость, то следует закрыть или удалить данное назначение и создать новое.

    Добавить
    <Insert> Открывает диалог для создания нового штатного назначения.
    Удалить
    <Delete> Удаляет выбранное назначение. Как уже говорилось выше, не рекомендуется пользоваться этой функцией. В случае, если сотрудник увольняется или переходит на другую должность, текущее назначение следует закрывать.

    Персоналия
    <F2> Позволяет посмотреть и редактировать персоналию, соответствующую назначению.
    Штатные календари
    <Ctrl-E> Показывает штатные календари, связанные с выбранным назначением. Напомним, что календари имеют иерархическую связь с объектами кадрового учета. По этой команде вы можете видеть только те календари, которые непосредственно привязаны к назначению. Другими словами, если здесь вы не видите ни одного календаря, это не значит, что с назначением фактически не связано ни одного календаря (они могут быть привязаны к персоналии, штатной должности и т.д.).

    Фильтр
    <Ctrl-V> Позволяет изменить фильтр выборки.

    Диалог редактирования штатного назначения

    Должностное назначениеДиалог штатного назначения показан на рис. link. Управляющие элементы этого диалога сведены в следующей таблице.

    ▼Предприятие

    Предприятие, которому принадлежит штатная должность, соответствующая этому назначению. Данное поле используется для того, чтобы ограничить список штатных должностей, которые выбираются в комбо-боксе ▼Должность.

    ▼Подразделение

    Подразделение, которому принадлежит штатная должность, соответствующая назначению. Поле используется для ограничения списка штатных должностей, которые выбираются в комбо-боксе ▼Должность. Если подразделение не выбрано, но выбрано предприятие, то в комбо-боксе ▼Должность будут показаны все должности, относящиеся к предприятию, выбранному в соответствующем поле.

    ▼Должность

    Должность, которой соответствует редактируемое или создаваемое штатное назначение.

    ▼Персоналия

    Персоналия, назначаемая на штатную должность.

    ▼Группа начислений

    Группа начислений заработной платы. Если это значение здесь не выбрано, то при расчете заработной платы применяется группа начислений, заданная для штатной должности.
    Дата назначения
    Дата назначения персоналии на штатную должность.

    Дата снятия
    Дата снятия персоналии со штатной должности. Это поле может быть заполнено только в том случае, если установлен признак ✓Закрыта.

    ✓Закрыта

    Если этот флаг включен, то назначение более не является актуальным. То есть персоналия была снята с указанной должности. Закрытые назначения необходимы для отслеживания истории движения персоналий по должностям. Закрытое назначение не учитывается в счетчике назначений по должности. То есть, после закрытия назначения одна вакансия по должности освобождается.

    [Суммы]

    Список сумм, применяемых для расчета заработной платы для этого штатного назначения.

    Штатные календари

    Штатные календари являются инфраструктурными объектами, обеспечивающими подсчет рабочего времени сотрудников. Штатный календарь характеризуется следующими основными атрибутами:

  • Наименование
  • Символ
  • Связанный объект
  • Родительский календарь (только для календарей, связанных с объектами)
  • Признак унаследованного календаря
  • Список элементов
  • Штатный календарь

    На последнем пункте остановимся чуть подробнее. Список элементов, собственно, составляет суть штатного календаря. Каждый элемент списка определяет дату (набор дат) и продолжительность. Мы не уточняем дату и продолжительность чего именно определяет элемент, поскольку это определяется назначением конкретного календаря. Каждый элемент может быть задан тремя различными способами:

  • Как точная дата
  • Как календарный день (не зависящий от года)
  • Как день недели
  • В связи с этим, существует твердое правило подсчета элементов календаря системой: для определения, что некоторая дата входит в календарь, система сначала ищет ее точное представление, затем, если не находит, ищет календарный день не зависящий от года, и наконец, если предыдущие две попытки окончились неудачей, то ищет день недели, соответствующий заданному дню.Кроме того, элемент календаря может быть помечен специальным признаком ✓Пропуск. В этом случае, дата, определяемая этим элементом, не входит в дни, определенные календарем. Важной особенностью штатных календарей, о которой необходимо знать, является их иерархическая организация. То есть, множество типов объектов данных (персоналии, штатные должности, штатные назначения) могут быть связаны с собственными календарями. При этом, в системе жестко определена иерархия, в соответствии с которой она применяет эти календари при расчетах действительного рабочего времени. Иерархия использования календарей, при расчете рабочего времени по штатному назначению, следующая:

    Диалог элемента штатного календаря

    Диалог элемента штатного календаря

    Диалог показан на рис. link.

    Переключатель способа определения элемента
    Задает метод определения элемента:

    ○Дата

    Точная дата.

    ○Календарный день

    Календарный день, одинаковый для любого года.

    ○День недели

    День недели.
    Дата
    Это поле актуально для способов определения элемента ○Дата и ○Календарный день. Во втором случае указывается только день и месяц. Например: 8/3 - 8 марта любого года.

    ▼День недели

    Поле используется только при выбранном способе определения элемента ○День недели.
    Время начала
    Время окончания
    Продолжительность

    ✓Пропуск

    Если флаг установлен, то данный элемент определяет день или дни, когда результирующий календарь имеет пропуск. Например, это может быть выходной день в регулярном календаре сотрудника.

    ✓Протяженный режим

    Элемент, имеющий признак протяженного режима определяет начало периода каждый день которого входит в результирующий календарь. Протяженный режим устанавливается, например, при наступлении события, окончание которого не определено. Скажем, болезнь или отпуск с не определенным окончанием.

    Регулярный календарь

    Регулярный календарь определяет штатную занятость сотрудников. Проще выражаясь, это календарь, задающий рабочий график сотрудника без учета его возможных болезней, отпусков, командировок и т.д. В конфигурации персоналий указывается какой календарь является регулярным.

    Подстановочный календарь

    Понятие подстановочного календаря является вспомогательным. Его смысл заключается в том, чтобы штатным назначениям или персоналиям можно было присваивать разные фактические календари, но ссылаться на них так, как будто речь идет об одном и том же.Типичный пример полезности подстановочного календаря - определение для штатного назначения регулярного календаря с подстановкой альтернативного. Скажем, мужчины и женщины на предприятии имеют разный график работы. Тогда мы определяем два графика МУЖ и ЖЕН и при назначении на должность женщины назначаем ей календарь, унаследованный от регулярного, а подстановочный указываем ЖЕН. Аналогично, при назначении на должность мужчины, устанавливаем ему календарь, унаследованный от регулярного, но с подстановкой МУЖ.

    Анализ штатных календарей

    Отчет анализа штатных календарей позволяет просматривать и группировать элементы выбранных штатных календарей по различным критериям.

    Отчет доступен через пункт меню Кадры→ Анализ штатных календарей.

    Фильтр анализа штатных календарей

    Фильтр штатных календарейВнешний вид диалога редактирования фильтра отчета показан на рис. link. Следующая таблица поясняет назначение элементов этого диалога.

    Период
    Период, за который будут анализироваться записи в штатных календарях.

    ▼Тип связанных объектов

    Так как штатные календари могут быть связаны с различными объектами в базе данных, то здесь можно уточнить, связанные с какими типами объектов календари вы собираетесь анализировать. Если этот комбо-бокс оставить пустым, то будут показаны только записи штатных календарей, которые не связаны ни с какими объектами данных.

    ▼Вид персоналии

    Комбо-бокс доступен только тогда, когда выбран тип связанного объекта Персоналии. Здесь вы можете уточнить вид персоналий для использования следующего критерия фильтрации “Объект”.

    ▼Объект

    В зависимости от типа связанного объекта здесь может быть выбрана либо персоналия, либо штатная должность, по которой вы хотите проанализировать штатные календари.

    Для типа связанного объекта Должностное назначение это комбо-бокс не доступен. [] справа от комбо-бокса позволяет выбрать несколько связанных объектов.

    ▼Календарь

    В этом комбо-боксе может быть выбран календарь, по которому необходимо провести анализ.

    ▼Календарь проекции

    Здесь можно выбрать календарь, на который должны быть спроецированы календари отчета.

    Опция выбора календаря проекции очень полезна при тестировании календарных периодов для расчета заработной платы. Подробно о проекциях календарей рассказано в гл. link.

    ✓Инверсивная проекция

    Данный флаг используется только тогда, когда выбран календарь проекции (см. выше). При установки флага будут рассчитываться инверсивные проекции выбранных календарей на календарь проекции.

    [] справа от поля предоставляет возможность выбора нескольких календарей.

    ▼Группировка

    Этот комбо-бокс позволяет выбрать вариант группировки отчета по периоду.

    Доступными опциями являются:

    ○Неделя

    ○Месяц

    ○Квартал

    ○Год

    В сгруппированном отчета отображаются итоговые продолжительность и количество элементов за каждый период группировки и по каждому из объектов. Например, с помощью группирующего отчета можно проанализировать количество часов, пропущенных сотрудниками по болезни и т.п.

    Сортировка

    Определяет порядок сортировки записей в отчете.

    ○По дате

    ○По объекту

    Таблица анализа штатных календарей

    Штатные календари

    Примерный вид таблицы анализа штатных календарей показан на рис. link.

    Действия в таблице анализа штатных календарей

    Деталировка
    <Enter> Выводит на экран диалог штатного календаря со списком всех записей.
    Переопределить элемент календаря
    <F2> Функция доступна для анализа, рассчитанного без группировки с явно заданным в фильтре типом связанный объектов.

    При выборе данного действия открывается диалог элемента штатного календаря, позволяющий явно определить выбранный день для выбранного связанного объекта. Если этот объект (персоналия, например) наследует выбранный день от родительского календаря, то переопределенный элемент будет принадлежать уже выбранному объекту.

    Печать
    <F7> Вызывает функцию печати (экспорта) отчета по анализу штатных календарей.

    Стандартная форма отчета: StaffCal.

    Фильтр
    <Ctrl-V> Позволяет изменить параметры фильтрации отчета.

    Временная диаграмма
    <Ctrl-A>