Бухгалтерские справочники

Бухгалтерские справочники обеспечивают работу подсистемы учета бухгалтерских операций. К числу этих справочников относятся:

  • План счетов
  • Таблицы аналитического учета
  • Статьи аналитического учета
  • Валюты
  • Типы валютных курсов
  • Валютные курсы
  • План счетов

    План счетов - это список балансовых счетов бухгалтерского учета. В Papyrus план счетов содержит информацию о бухгалтерских счетах первого и второго порядков. Характеристиками счета являются:

  • Номер счета
  • Номер субсчета (для счетов второго порядка)
  • Наименование
  • Признак активности (активный, пассивный или активно-пассивный)
  • Связанная со счетом таблица аналитического учета
  • Ограничения на остаток счета (овердрафт и максимум)
  • Диалог ввода и редактирования бухгалтерского счета

    Поясним понятия, связанные с ограничениями остатка счета. Основное их назначение - проверка корректности ввода документов, влияющих на план счетов. Как известно, активные счета всегда должны иметь дебетовое сальдо, а пассивные - кредитовое. Для активно-пассивных счетов возможны как дебетовые, так и кредитовые остатки. Чтобы лучше управлять ограничениями на остатки по счетам, введены две дополнительные характеристики счета - это овердрафт и максимум.При помощи овердрафта устанавливается предельно допустимое минимальное значение остатка по счету. Если значение овердрафта больше нуля, то сальдо по счету может пересекать ноль (для активного счета в сторону кредита, для пассивного - в сторону дебета) на величину овердрафта.

    Отрицательный овердрафт не допускает приближение остатка по счету к нулю на величину, меньшую абсолютного значения овердрафта (хороший пример - это нижний лимит кассы).Максимум ограничивает остаток по счету со стороны, противоположной овердрафту. Значение максимума для активного счета ограничивает максимальное значение дебетового остатка (пример - верхний лимит кассы), для пассивного счета - максимальное значение кредитового остатка. Отрицательное значение максимума счета лишено смысла, а потому система запрещает ввод его величин ниже нуля.

    С точки зрения рассмотренных параметров активно-пассивный счет ведет себя так же, как и активный.Если Вы не хотите усложнять свою жизнь описанными ограничениями, то просто оставляйте эти два поля для всех счетов пустыми.

    Просмотр плана счетов осуществляется в таблице при обращении к пункту меню Справочники→ Бухгалтерия→ План счетов. Таблица плана счетов состоит из следующих колонок:

  • Код счета
  • Номер счета
  • Номер субсчета
  • Вид (активность счета)
  • Наименование
  • Аналитическая таблица
  • Для того чтобы просмотреть и (или) откорректировать счет, установите на него курсор и нажмите <Enter> .

    Чтобы удалить строку из плана, воспользуйтесь клавишей <Delete> .

    При попытке удалить счет, по которому были сделаны проводки, система выдаст сообщение об ошибке.

    Ввод нового счета можно осуществить непосредственно из таблицы, а также из любого комбо-бокса, содержащего список бухгалтерских счетов. Для этого следует, находясь на любой строке плана счетов, нажать клавишу <Insert> . В диалоге “Бухгалтерский счет” введите номер счета, номер субсчета, установите вид активности, введите наименование счета, укажите связанную со счетом аналитическую таблицу, если требуется задайте значения овердрафта и максимума.

    Управление доступом к счетам

    Система предоставляет сервис по ограничению доступа к счетам для разных пользователей или групп.Механизм ограничения состоит в том, что для любого пользователя может быть определен список счетов с признаком “доступен/не доступен”. Кроме перечисления конкретных счетов, в списке может быть указан “пустой” элемент, определяющий доступность всех счетов, не перечисленных в списке.

    Пользователю ИВАН вы хотите дать возможность работать только со счетом 50.2, но ни с каким иным. В этом случае, вы в списке доступности счетов указываете счет 50.2 как доступный, и создаете запись “Остальные” с признаком “Не доступен”. Пользователю МАРЬЯ вы желаете предоставить доступ ко всем счетам, кроме счета 70. В этом случае запись “Остальные” имеет признак “Доступен”, а запись, соответствующая счету 70 - признак “Не доступен”.

    Администрирование списков доступности счетов осуществляется в диалоге прав доступа пользователя или группы по кнопке [Доступные счета]. Либо в диалоге конфигурации по группам и пользователям с выбранным элементом редактирования “Доступные счета” (Админ→ Конфигурация по группам и пользователям).

    Как действуют списки ограничения доступа к счетам?

    Прежде всего определим правила по которым рассматриваемые ограничения должны работать.

  • Пользователь должен иметь возможность видеть и проводки и анализ счета, к которому имеет доступ.
  • Пользователь не имеет возможности видеть анализ счета и проводки по счету, к которому не имеет доступа.
  • Если счет, к которому пользователь имеет доступ, корреспондирует в какой либо проводке со счетом, к которому пользователь доступа не имеет, то сама проводка видна, но корреспондирующий счет не виден.
  • Пользователь не имеет права ввести общую бухгалтерскую проводку, если в ней фигурирует недоступный для него счет.
  • Ограничения доступности счетов не влияют на ввод бухгалтерских и товарных документов, которые автоматически формируют проводки на основе заданных в виде операции правил.

    Это - достаточно спорное с точки зрения логики правило, однако его необходимо принять из-за того, что в противном случае работа большинства сотрудников, занимающихся вводом документов будет блокирована.

  • Теперь перейдем к результатам.

  • В списках выбора счета пользователь не видит счетов, к которым он не имеет доступа.
  • Анализ счета не допускает работу по счету, который не доступен пользователю.
  • Если в анализе доступного счета присутствуют проводки, в которых этот счет корреспондирует с недоступным, то система не показывает номер корреспондирующего счета и его статью.
  • Если анализ счета группируется по корреспондирующему счету (субсчету, статье), то проводки по всем недоступным для пользователя счетам сворачиваются в одну общую позицию. То есть, итоговая сумма будет видна, но ее анализ по недоступным счетам невозможен.
  • При просмотре бухгалтерских проводок, проводки, в которых оба корреспондирующих счета не доступны, не видны.
  • Проводки, в которых хотя бы один из корреспондирующих счетов доступен, видны, но при отсутствии прав доступа к другому счету, система не позволяет увидеть что это за счет.
  • Другие категории счетов

    Кроме балансовых счетов, предполагающих корреспонденцию в проводках, система предоставляет ряд иных категорий счетов:

  • Забалансовые счета
  • Бухгалтерские регистры
  • Группирующие счета
  • Забалансовые счета

    Полностью соответствуют сути одноименных счетов в Российских Правилах Бухгалтерского Учета. Между забалансовыми счетами отсутствует корреспонденция в проводках. Каждая проводка проводиться по одному счету с суммой большей или меньшей нуля в зависимости от того, увеличивается остаток на счете либо уменьшается. Так же как и балансовые, счета этой категории могут иметь привязанную таблицу аналитического учета и быть многовалютными.

    Бухгалтерские регистры

    Бухгалтерские регистры во многом аналогичны забалансовым счетам. С одним небольшим исключением: они практически никак не регламентируются. Вы можете использовать бухгалтерские регистры как свободные счета без корреспонденции.

    Группирующие счета

    Специальная категория счетов, предназначенная исключительно для максимального удобства при анализе операций по счетам.

    Группирующий счет представляет собой свободную сборку из произвольного количества балансовых, забалансовых либо регистровых счетов. Вы сами можете сгруппировать в них учетные счета так, чтобы получать наиболее удобные отчеты.

    Если вы регулярно анализируете денежные средства, находящиеся одновременно и в кассе в виде наличных денег и на расчетных счетах, то можете создать группирующий счет с именем, скажем, “Денежные средства” и объединить в нем счет кассы (50) и расчетные счета (51).

    Таблицы аналитического учета

    Таблицы аналитического учета (далее мы сокращенно будем называть их аналитическими таблицами) служат для хранения пронумерованных наборов статей аналитического учета. Благодаря существованию аналитических таблиц можно к разным бухгалтерским счетам присоединять один набор статей аналитического учета. Кроме того, аналитические таблицы позволяют определить специфические характеристики наборов аналитических статей и ассоциировать их с другими объектами данных, предоставляемыми системой Papyrus .

    При обращении к пункту меню Справочники→ Бухгалтерия→ Аналитические таблицы, открывается диалог, содержащий список наименований существующих таблиц аналитического учета и группу кнопок.Для того чтобы просмотреть или откорректировать наименование таблицы, установите на нее курсор и нажмите кнопку [Редакт].

    Нажатие кнопки [Статьи] или клавиши <F11> на строке списка наименований приведет к открытию таблицы просмотра, ввода и редактирования статей выбранной таблицы.Кнопка [Добавить] открывает диалог ввода названия новой таблицы аналитического учета

    Ассоциации таблиц аналитического учета

    Таблица аналитического учета определяет тип объекта, с записями которого связаны статьи, относящиеся к этой таблице. Возможны следующие варианты ассоциаций:

    Нет
    статьи этой таблицы не будут связаны ни с какими иными объектами данных.
    Персоналии
    статьи этой таблицы будут связаны с персоналиями. Это - один из наиболее часто встречающихся вариантов. Если аналитические статьи связаны с персоналиями, то система позволяет значительно расширить анализ данных по документам, ссылающимся на такие статьи. Для уточнения вида персоналий, к которому относятся статьи этой таблицы необходимо определить группу ассоциации таблицы.
    Склады
    статьи этой таблицы будут ссылаться на склады. Таблицы такого типа позволяют определять контрагентов в документах, ассоциированных со складами. Например, товарный документ внутренней передачи обычно в качестве контрагента имеет статью, связанную со складом.
    Бухгалтерские счета
    не часто используемый тип ассоциации, позволяющий определять в качестве статьи документов бухгалтерские счета. Это бывает полезным в тех случаях, когда бухгалтерская проводка по документу должна проходить по счету, соответствующему выбору, сделанному оператором при вводе документа. Несмотря на то, что этот тип ассоциации полезен, а иногда и необходим, мы рекомендуем для увеличения гибкости настройки проводок по видам операций использовать технологию алиасов счетов, предоставляющую гораздо более мощную функциональность.

    Если таблица имеет статьи, связанные с другими объектами данных, то система не допускает изменения типа или группы связанных объектов. Если бы это было не так, то возникала бы высокая вероятность нарушения целостности ссылок между аналитическими статьями и объектами, с которыми они связанны.

    Диалог редактирования таблицы статей аналитического учета

    Таблица аналитических статейВнешний вид диалога показан на рис. link. Далее следует описание управляющих элементов этого диалога.

    Наименование
    Уникальное среди всех таблиц наименование. Система следит за тем, чтобы пользователь не мог ввести наименование новой таблицы такое, которое совпадает с наименованием уже существующей таблицы статей.
    Символ
    Короткое обозначение таблицы статей, используемое для ссылок из формул и внешних систем.

    В качестве символа рекомендуется использовать односложные (без пробелов) мнемоники, набранные латинскими буквами. Если символ здесь указан, то он обязательно должен быть уникальным среди других символов таблиц аналитического учета.

    Ассоциированный объект
    Выбор ассоциированного объекта позволяет связать статьи, принадлежащие этой таблице с другими объектами базы данных. Возможные варианты ассоциированных объектов описаны выше.

    ▼Группа ассоциации

    На текущий момент это поле используется только в том случае, если выбран тип связанного объекта - персоналии. Тогда в этом поле указывается вид персоналий, с которыми связываются аналитические статьи этой таблицы.

    ▼Тип регистра для поиска

    Если эта таблица использует персоналии как тип связанного объекта, то указание здесь типа регистрационного документа позволяет быстро находить нужную статью в комбо-боксах, предлагающих выбрать статью, относящуюся к этой таблице.

    Для использования этой опции необходимо нажать клавишу <F2> в поле комбо-бокса (список выбора не следует открывать). Система предложит ввести номер регистрационного документа, и, если персоналия с таким номером существует, реализует ее выбор.

    ✓Создавать статью при создании объекта

    Если этот флаг установлен, то при создании объекта, с которым может быть связана статья аналитического учета, соответствующая этой таблице, такая статья будет создана автоматически.

    Если вы выбираете тип связанного объекта Персоналии или Склады, то этот флаг автоматически включается (вы, естественно, в праве его отключить, но это усложняет ввод новых статей, относящихся к этой таблице).

    ✓Использует подстановку алиасов счетов

    Если этот флаг установлен, то в диалоге редактирования статьи аналитического учета, соответствующей этой таблице, будет виден список, в котором можно ввести соответствие статьи одному или более алиасу счетов.

    Использование соглашений

    Здесь возможен один из следующих вариантов:

    ○Не использует

    статьи этой таблицы не связываются с записями соглашений

    ○Соглашения с покупателями

    если выбран этот вариант, то с каждой статьей может быть связано (не обязательно) соглашение с покупателем.

    ○Соглашения с поставщиками

    если выбран этот вариант, то с каждой статье может быть связано (не обязательно) соглашение с поставщиком.
    Если переключатель установлен в положении ○Не использует, но данная таблица прописана в конфигурации, как таблица покупателей, то для ее статей все равно можно будет определять соглашения (это - унаследованное от старых версий системы поведение).

  • Таблица “Склады”, используемая для детализации бухгалтерских операций по местам хранения товаров, ссылается на справочник складов.
  • Таблица “Поставщики”, используемая для детализации расчетов с поставщиками товаров, может ссылаться на персоналии, при этом группой ассоциации будет вид персоналий Поставщики.
  • Примером не ассоциированной может быть таблица “Статьи расходов”. Статьи такой таблицы - это просто перечисление видов расходов, скажем:
  • канцелярские расходы
  • представительские расходы
  • и т.д.
  • Статьи аналитического учета

    Статья аналитического учетаСтатьи аналитического учета являются одним из наиболее важных объектов организации учета на предприятии.

    Статьи служат для унифицированного представления разнородных типов объектов в бухгалтерском и товарном документообороте предприятия.Далее мы опишем диалог редактирования аналитической статьи. Его внешний вид показан на рис. link, а таблица перечисляет и объясняет назначение каждого из управляющих элементов этого диалога.

    Таблица
    Справочное поле, в котором указывается наименование таблицы, к которой относится данная статья аналитического учета. Изменение принадлежности статьи к таблице системой не допускается.
    Номер
    Номер статьи. Как правило, при создании новой статьи, система автоматически присваивает ей номер. Необходимость изменять его значение может возникнуть только в крайне редких случаях.

    Наименование
    Наименование статьи. Если статья привязана к какому-либо объекту данных, то наименование она наследует от него. В этом случае поле наименование заблокировано для изменения. Если же таблица, к которой принадлежит статья, не предполагает связь с какими-либо объектами, то наименование статьи устанавливается и модифицируется пользователем.
    Идентификатор
    Справочное поле, отображающее значение идентификатора редактируемой статьи. Для новой записи это значение нулевое.
    Уровень доступа
    Не используется.

    ✓Закрыта

    Если у статьи установлен этот признак, то в списках выбора такая статья не отображается.

    ✓Стоп

    Специализированный флаг, запрещающий выбирать такую статью в качестве контрагента в новых документах, вид операции которых относится к одному из типов: расход товара, товарный заказ, драфт-расход.

    При выборе такой статьи в диалоге документа на экран выдается сообщение (программа не позволяет оставить такую статью контрагентом - то есть, описываемый флаг является блокирующим, а не уведомительным).

    [Соглашение]

    Кнопка, предоставляющая доступ к соглашению с клиентом, либо поставщиком (в зависимости от того, как настроена соответствующая таблица статей). Справа от кнопки находится цветной индикатор, указывающий, есть ли у данной статьи соглашение или нет. Если цвет индикатора красный, то к статье соглашение не привязано, если же цвет зеленый, то - привязано.

    [Очистить соглашение]

    Нажатие этой кнопки приведет к удалению соглашения, связанного со статьей.

    Соглашение удаляется независимо от того, нажмете вы после этого на кнопку [ОК] в диалоге статьи или нет. По этому, перед удалением программа запрашивает строгое подтверждение для этого действия.

    Кнопка доступна только если для статьи существует соглашение и пользователь имеет право на изменение соглашений.

    [Связный объект]

    Если аналитическая статья связана с каким-либо объектом, то нажатие этой кнопки позволит посмотреть и изменить этот объект.

    Соглашения с клиентами

    Соглашение с клиентом

    Соглашения с клиентами используются для определения условий отгрузки клиентам товаров и услуг.Для того, чтобы со статьями можно было ассоциировать клиентские соглашения, необходимо в таблице, которой принадлежат эти статьи установить признак

    Использование соглашений

    в значение ○Соглашения с покупателями. Из этого правила есть исключение: если таблица аналитических статей динамически квалифицируется системой как таблица покупателей (на основании общих настроек в базе данных), то система разрешит ассоциировать со статьями этой таблицы клиентские соглашения. Если с некоторой аналитической статьей не связано клиентское соглашение, то система, при необходимости (например, при работе с документами) будет извлекать некоторые атрибуты соглашения из общей записи соглашений, которая доступна через пункт меню Админ→ Соглашения с клиентами и поставщиками→ Соглашение с клиентами.

    Диалог редактирования клиентского соглашения показан на рис. link. Заметим, что на этом рисунке изображен диалог частных соглашений с клиентами (по конкретной статье). Диалог общего соглашения отличается тем, что вместо комбо-бокса ▼Дополнительный объект в нем присутствует комбо-бокс ▼Таблица доп. объектов и исключены некоторые информационные элементы.В следующей таблице перечислены управляющие элементы этого диалога и их назначение.

    Клиент
    Справочное поле, отображающее наименование аналитической статьи, к которой относится соглашение.
    Номер соглашения
    Произвольный текстовый номер соглашения. Система не следит за нумерацией и уникальностью этого поля.

    Начало действия
    Дата, с которой соглашение начинает действовать.
    Срок действия
    Дата, до которой условия соглашения действительны.

    Кредитный лимит
    Максимальная сумма долга клиента. Если текущая сумма долга клиента превышает эту величину (при условии, что величина больше нуля), то при попытке ввода документа отгрузки клиенту, программа выдает предупреждение.
    Кредитный лимит на X дней
    Информационное поле, отображаемое только в том случае, если в конфигурации статистики дебиторов установлено значение периода дополнительной величины кредитного лимита (см. стр. link).
    Текущий долг
    Справочное поле, показывающее текущую величину долга клиента перед предприятием.

    ▼База для расчета срока оплаты

    Комбо-бокс, позволяющий выбрать фактор, который определяет дату, от которой отсчитывается дата платежа по долговому документу, контрагентом в котором является данная аналитическая статья. Возможны следующие варианты:

    Дата документа
    Вариант по умолчанию - срок опраты определяется как основная дата документа плюс количество дней, заданных атрибутом “Срок оплаты (дней)”.
    Дата счет-фактуры
    Дата, заданная в атрибутах расширения документа как дата счет-фактуры.
    Дата отправления (фрахт)
    Дата отправления груза, заданная в атрибутах фрахта по документу.
    Дата прибытия (фрахт)
    Дата прибытия груза, заданная в атрибутах фрахта по документу.

    На выбор один из тэгов документа, имеющих тип Дата или Метка времени

    Если здесь задан атрибут, значение которого не определено для документа, то применяется правило по умолчанию: то есть, дата оплаты отсчитывается от основной даты документа.

    Не пустое соглашение для конкретного контрагента в любом случае переопределяет аналогичный параметр заданный в общем соглашении с клиентами. То есть, если, например, в общем соглашении задана база расчета срока оплаты как “Дата прибытия (фрахт)”, а статья, по которой выписывается документ имеет собственное соглашение, гда тот же параметр имеет значение по умолчанию, то для такого документа будет применено последнее (“Дата документа”).

    Скидка (%)
    Если в этом поле установлена величина, отличная от нуля, то при выборе контрагента в товарном документе, система установить это значение скидки на весь документ.

    Макс скидка (%)
    На текущий момент это значение системой не используется.

    Дата, до которой процессинг должников не меняет параметры соглашения

    Это поле тесно увязано с модулем расчета рейтингов дебиторов и процессингом должников.

    Если вы запускаете процессинг должников с опцией расчета рейтингов дебиторов с одновременной автоматической установкой кредитных лимитов в соглашения, то указываемая здесь дата позволяет блокировать автоматическое обновление кредитного лимита для данного соглашения вплоть до этой даты. То есть, если 31 августа 2008 запускается процессинг должников с установкой кредитных лимитов, а здесь указана дата 1 сентября 2008, то какой бы кредитный лимит не был рассчитан для этой статьи, в соглашение он не попадет.

    Если же расчет осуществлен 10 сентября 2008, то рассчитанный лимит будет установлен в соглашении. Подробнее о рейтингах дебиторов рассказано на стр. link.

    Срок оплаты (дней)
    Если значение, установленное здесь больше нуля, то при выборе соответствующего контрагента в новом документе, система установит дату оплаты равной дате базы для расчета срока оплаты (см. выше) плюс указанное в этом поле количество календарных дней.

    ▼Агент по умолчанию

    При вводе документа по контрагенту, которому соответствует это соглашение, система автоматически установит в документе выбранного здесь контрагента. Обращаем внимание, что если поле агента в документе уже заполнено, то при выборе другого контрагента, система не изменит текущее значение агента даже если в соглашении с новым контрагентом указан иной агент по умолчанию.

    ▼Вид котировки

    Если здесь установлен вид котировки, то в документах по контрагенту, которому соответствует это соглашение, для ценообразования будет применяться именно этот вид котировки. Этот же вид котировки используется для установки цен при экспорте данных для системы мобильной торговли StyloPalm.

    ▼Таблица доп. объектов (Общее соглашение)

    Если в этом комбо-боксе выбрана таблица аналитического учета, то в частных соглашениях с клиентами можно будет определять статью аналитического учета, которая будет автоматически устанавливаться в новых документах по контрагенту (см. ниже).

    ▼Дополнительный объект (Частное соглашение)

    Этот комбо-бокс активен только в том случае, если в общих соглашениях с покупателями установлена таблица дополнительных объектов (см. выше).

    Если дополнительный объект в соглашении определен, то при выборе контрагента в новом документе система, обнаружив эту установку в соглашении попытается установить дополнительный объект по документу равным тому, что здесь указано. Слово “попытается” означает, что установка дополнительного объекта в соответствии с соглашением возможна только тогда, когда вид операции, к которому относится документ определяет таблицу статей дополнительного объекта равной той, что установлена в общих соглашениях с клиентами.

    Кроме того, система ни станет менять значение дополнительного объекта по документу, если он уже там установлен.

    Лимит возвратов
    Два элемента, определяющие предельный лимит возвратов от клиента в процентах от оборота этого клиента за период.

    ▼Период

    Здесь может быть выбран период, за который рассчитывается предельная доля возвратов к оборотам.

    ▼Максимальная доля

    Максимальное процентное отношение суммы возвратов от клиента к суммарным продажам за период указанный в соответствующем поле. Значение может быть введено с точность до одного знака после десятичной точки.
    Обратим внимание на то, что лимит возвратов наследуется от общего соглашения с клиентами. То есть, если для конкретного клиента существует соглашение, но оно содержит пустые значения периода и максимальной доли возвратов, то будут использованы параметры лимита возвратов из общего соглашения (конечно, если они там определены).

    ✓Не рассчитывать долг в документах

    Специализированный флаг, позволяющий избежать расчета долга по контрагенту, к которому относится данное соглашение, при выборе его в документе. Надобность в такой опции возникает исключительно редко и связана с тем, что контрагент используется в качестве “заглушки” для большого числа документов. В этом случае, при вводе каждого из таких документов, если данный флаг не установлен, возникает значительная задержка из-за расчета долга по всем предыдущим документам этого контрагента.

    ✓В документы добавлять только товары, имеющие код по статье

    Если этот флаг установлен, то в товарные документы, основной статьей которых является статья-владелец данного соглашения, нельзя добавить строку, соответствующую товару, который не имеет кода, связанного с данной статьей. Подробно об ограничениях на добавление товара в товарный документ рассказано на стр. link.

    [Долговые ограничения]

    Кнопка открывает список долговых ограничений, ассоциированных с долговыми размерностями. Тему долговых размерностей мы раскроем ниже.

    [Документы]

    Кнопка, позволяющая увидеть документы по контрагенту, которому соответствует данное соглашение.

    Долговые размерности

    Выше, обсуждая аналитические статьи и соглашения с покупателям, мы увидели, что менеджмент предприятия имеет различные инструменты для управления дебиторской задолженностью, а именно: кредитный лимит, признак STOP, срок оплаты.

    В случае, если необходимо диверсифицировать ограничения дебиторской задолженности одного клиента, этих инструментов может оказаться не достаточно.

    Приведем пример

    На вашем предприятии организована командная система продаж при которой каждая команда торговых представителей, отвечая за свою товарную группу, пересекается с другими командами при работе с одними и теми же клиентами. Так как команды финансово заинтересованы в максимизации продаж по своему направлению, то возникают внутренние противоречия в случаях, когда одна команда выбрала кредитный лимит клиента, не позволив, таким образом, другим командам продать свой товар этому же клиенту.

    Для регулировки конфликтов, аналогичных примеру, кредитные лимиты и признаки STOP могут быть дифференцированы для каждого клиента по, так называемым, долговым размерностям.То есть, система предоставляет механизм формирования списка долговых размерностей, с каждой из которых может быть связан собственный кредитный лимит и признак STOP для любого из клиентов.

    Следует обратить внимание на то, что использование долговых размерностей несет в себе риски значительного усложнения администрирования данных о клиентах. Кроме того, общая сложность системы управления дебиторской задолженностью в этом случае увеличивается.

    Соглашения с поставщиками

    Суть соглашений с поставщиками аналогична соглашениям с клиентами. Различия - только в деталях.Также, как и для соглашений с клиентами, существует базовая запись для соглашений с поставщиками. Она доступна через меню Админ→ Соглашения с клиентами и поставщиками→ Соглашение с поставщиками.

    Нам придется рассмотреть общее соглашение с поставщиками отдельно от соглашений, определенных для конкретных поставщиков из-за того, что, в отличии от клиентских соглашений, здесь эти два варианта значительно отличаются.

    Общее соглашение с поставщиками

    Опции соглашения с поставщикомОбщее соглашение с поставщиками определяет ряд конфигурационных параметров, необходимых для использования специфических функций системы, касающихся менеджмента взаимодействия с поставщиками товаров и услуг. Далее перечисляются эти параметры и дается краткое их описание. Более подробно об использовании упомянутых функций системы рассказано в соответствующих разделах настоящего руководства.

    ▼Вид операции закупки

    Вид операции, относящийся к типу драфт-приход, и используемый для автоматического формирования документов закупки из отчета, строящегося на основе статистики продаж.

    ▼Вид котировки цен поставщиков

    Вид котировки, применяемый для установки контрактных цен по поставщикам.

    ▼Вид котировки верхней границы

    Вид котировки, используемый для ограничения верхнего процентного отклонения фактической цены поступления товара от контрактной цены.

    ▼Вид котировки нижней границы

    Вид котировки, используемый для ограничения нижнего процентного отклонения фактической цены поступления товара от контрактной цены.

    При не корректной цене

    Этот переключатель определяет реакцию системы на отклонение фактической цены поступления товара от контрактной цены на величину, превышающую допустимые пределы, заданные описанными выше видами котировок. Здесь возможен один из трех вариантов:

    ○Запрещать использование

    программа не позволяет ввести строку приходного товарного документа, в которой существует недопустимое отклонение от контрактной цены

    ○Выдавать предупреждение

    программа выдаст сообщение об отклонении фактической цены поступления от контрактной, но не будет препятствовать вводу такой строки.

    ○Ничего не делать

    система будет игнорировать недопустимые отклонения фактических цен поступления от контрактных.

    ▼Тип отношения поставщик - менеджер

    Зарезервированное поле. Его применение пока не реализовано.

    ✓Ограничивать контрактными ценами документ закупки

    Если флаг установлен, то ограничения по контрактным ценам применяется не только к учетным документам прихода товара от поставщика, но и к документам закупки (относящимся к виду операции, заданному здесь же в dlgcombo{Вид операции закупки}).

    Большинство параметров общего соглашения с поставщиками извлекается из базы данных во время авторизации сеанса и сохраняется в течении всего времени жизни сеанса. Таким образом, изменение этих параметров вступают в силу только для рабочих сеансов, авторизованных после внесения изменений.

    Частное соглашение с поставщиком

    Частное соглашение с поставщиком доступно для редактирования либо из диалога статьи аналитического учета, к которой это соглашение привязано, либо из таблицы статей.

    Право редактирования (но не просмотра) соглашения с поставщиком, так же, как и соглашения с клиентом, регламентируется опцией ✓Изменение соглашений в правах доступа по объекту Статьи аналитического учета.Диалог редактирования соглашения с поставщиком

    Диалог редактирования частного соглашения с поставщиком изображен на рис. link.Вот описание его управляющих элементов:

    Поставщик
    Справочное поле, отображающее наименование аналитической статьи, к которой относится соглашение.
    Начало действия
    Дата, с которой соглашение начинает действовать.

    Срок действия
    Дата, до которой условия соглашения действительны.
    Срок оплаты (дней)
    Если значение, установленное здесь больше нуля, то при выборе соответствующего контрагента в новом документе, система установит дату оплаты равной дате документа плюс указанное в этом поле количество календарных дней.

    Если для поставщика нет соглашения, либо в этом поле стоит нулевое значение, то применяется значение из общего соглашения с поставщиками.

    Срок доставки (дней)
    Поле зарезервировано для использования при автоматическом заказе товаров поставщику.

    Max возврат (%)
    Поле не используется (зарезервировано для будущих применений).

    ▼Агент по умолчанию

    При вводе документа по контрагенту, которому соответствует это соглашение, система автоматически установит в документе выбранного здесь контрагента.

    Обращаем внимание, что если поле агента в документе уже заполнено, то при выборе другого контрагента, система не изменит текущее значение агента даже если в соглашении с новым контрагентом указан иной агент по умолчанию.

    ✓В документы добавлять только товары, имеющие код по статье

    Если этот флаг установлен, то в товарные документы, основной статьей которых является статья-владелец данного соглашения, нельзя добавить строку, соответствующую товару, который не имеет кода, связанного с данной статьей.

    Подробно об ограничениях на добавление товара в товарный документ рассказано на стр. link.

    ✓Уменьшать себестоимость при распределении частичных структур

    Узкоспециализированный флаг, регулирующий особенности включения в документ прихода от поставщика частичных структур, некоторые компоненты которых уменьшают количество основного товара (например, при автоматическом учете отбраковки поступающих от поставщика товаров).

    Если этот флаг установлен, то себестоимость уменьшенного количества приходящего товара не компенсируется себестоимостью распределенных компонент частичной структуры.

    ✓Автозаказ

    Если флаг установлен, то процедура автоматического расчета заказов поставщикам будет рассматривать данного поставщика как кандидата для формирования документа заказа. Если же флаг не установлен, то даже при полностью заданных параметрах автозаказа, для этого поставщика не будут создаваться документы заказа.
  • Список позволяет сформулировать одно или более правил создания автоматического заказа поставщику. Каждый элемент списка содержит три ключевый атрибута:

  • Склад
  • Товарная группа
  • Менеджер (зарезервировано на будущее)
  • Комбинация ключевых атрибутов уникальна для конкретного соглашения. То есть, нельзя ввести два и более правила, имеющих одинаковый набор этих атрибутов. В дополнение к ключевым, элементы списка содержат параметры, необходимые для правильного и соевременного создания документов заказа поставщику. Редактирование элементов списка мы обсудим ниже.

    [Опции обмена]

    Эта кнопка открывает диалог редактирования опций автоматического обмена данными с поставщиком.

    На текущий момент функции, использующие эти опции, находятся в разработке.

    [Документы]

    Кнопка, позволяющая увидеть документы по контрагенту, которому соответствует данное соглашение.

    Таблица просмотра статей аналитического учета

    Для доступа к таблице статей аналитического учета следует выбрать пункт меню Справочники→ Бухгалтерия→ Аналитические статьи.

    Альтернативный вариант - выбрать пункт меню Справочники→ Бухгалтерия→ Аналитические таблицы и на требуемой таблице нажать кнопку [Статьи].

    Фильтр таблицы просмотра статей аналитического учета

    Фильтр по аналитическим статьямДиалог фильтра по аналитическим статьям показан на рис. link. В следующей таблице сведена информация об управляющих элементах этого диалога.

    ▼Таблица аналитических статей

    В этом комбо-боксе следует выбрать таблицу, которой должны соответствовать отображаемые статьи. Если вы ничего не выберете здесь, то после подтверждения ввода фильтра увидите сообщение о том, что необходимо это сделать.

    Закрыта

    Позволяет отфильтровать список статей по признаку ✓Закрыта аналитической статьи:

    ○Все равно

    Таблица будет игнорировать указанный признак.

    ○Снят

    Показывает только те статьи, которые не имеют признака ✓Закрыта.

    ○Установлен

    Показывает только статьи с признаком ✓Закрыта.

    Стоп

    Позволяет отфильтровать список статей по признаку ✓Стоп аналитической статьи:

    ○Все равно

    Таблица игнорирует признак ✓Стоп.

    ○Снят

    В таблице будут отображаться только те статьи, для которых указанный признак не установлен.

    ○Установлен

    Система при выводе списка статей будет показывать только те из них, для которых признак ✓Стоп включен.

    ✓Показывать соглашения

    Если флаг включен, то в таблице будут отображаться поля, соответствующие соглашениям с клиентами (поставщиками), связанным со статьями. Эта опция значительно упрощает администрирование соглашений.

    ✓Проверять корректность статей

    Специальная опция при включении которой система перед тем, как показать статьи по выбранным критериям, проверит каждую из них на непротиворечивость и выдаст колонку с диагностическими сообщениями для тех статей, в которых обнаружены проблемы. Необходимость в этом флаге может возникнуть лишь в крайних случаях, когда существуют подозрения на предмет некорректности ссылок статей на связанные объекты.

    Заметим, что обсуждаемая функция не пытается самостоятельно что-либо менять в базе данных. Таким образом, ее использование абсолютно безопасно.

    Сортировка

    Дает возможность выбрать один из следующих вариантов сортировки статей:

    ○По наименованию аналитической статьи

    ○По номеру аналитической статьи

    ○По идентификатору аналитической статьи

    Таблица статей аналитического учета

    Действия в таблице аналитических статей

    Редактировать
    <Enter> Вызывает диалог редактирования статьи. Функция доступна только если пользователю предоставлено право ✓Модификация по объекту Статьи аналитического учета.

    Добавить
    <Insert> Вызывает диалог для создания новой статьи. Если таблица, к которой относится статья, задает связь с какими либо объектами данных, то предварительно система просмотрит список таких объектов с целью найти какой либо из них, не связанный ни с какой статьей этой таблицы.

    Если такой объект обнаружен, то пользователю будет предложено создать новую статью и ассоциировать ее с найденным объектом. Функция доступна только если пользователю предоставлено право ✓Создание по объекту Статьи аналитического учета.

    Создать группирующую папку
    <Ctrl-A> Экспериментальная функция. Не рекомендуется использовать.
    Удалить
    <Delete> Пытается удалить выбранную статью (после того, как пользователь подтвердит свой выбор этой функции).

    Если существуют документы или какие-то иные объекты, ссылающиеся на выбранную статью, то система не сможет удалить статью и выдаст сообщение об ошибке. Функция доступна только если пользователю предоставлено право ✓Удаление по объекту Статьи аналитического учета.

    Массовое изменение выборки
    <Ctrl-F8> Реализует массовое удаление все выборки сатей либо массовое изменение некоторых параметров для всех статей выборки. Подробности этой функции описаны ниже (см. link).

    Связный объект
    <F2> Открывает диалог редактирования связанного объекта. Если статья связана с персоналией, то откроется диалог редактирования персоналии, если - со складом, то откроется диалог редактирования склада. Если статья не связана с каким-либо объектом, то ничего не произойдет.

    Функция доступна только если пользователю предоставлено право ✓Модификация по соответствующему объекту данных.

    Документы по статье
    <F3> Показывает таблицу документов, в которых контрагентом значится выбранная статья.

    На показанную выборку документов влияют ограничения прав доступа по периоду доступа к документам и по доступным видам операций.

    Соглашение
    <F4> При выборе этой команды на экране появится диалог редактирования соглашения с клиентом/поставщиком (в зависимости от настройки таблицы аналитических статей, к которой относится выбранная статья).

    Функция доступна только если пользователю предоставлено право ✓Изменение соглашений по объекту Статьи аналитического учета.

    Котировки
    <Ctrl-Q> Показывает товарные котировки, соответствующие выбранной статье.

    Если таблица статей предполагает использование соглашений с поставщиками, то система покажет контрактные цены по выбранной статей.

    Товары, связанные со статьей кодом
    <F5> Открывает таблицу товаров, которые имеют код, связанный с выбранной аналитической статьей.

    Подробное описание таблицы товаров см. на стр. link.

    Системный журнал
    <Ctrl-J> Показывает системные события по выбранной статье.

    Передать выборка статей
    <Ctrl-H> Передает выборку, представленную в таблице, в другой раздел базы данных.
    Печать
    <F7> Отправляет статьи из выборки, представленной в таблице, на печать.

    Здесь используются следующие стандартные формы отчетов:

    ArtclViewWCliAgt
    Если выбран просмотр статей с соглашениями и для выбранной таблицы статей применяются соглашения с покупателями.
    ArtclViewWSpplAgt
    Если выбран просмотр статей с соглашениями и для выбранной таблицы статей применяются соглашения с поставщиками.
    ArtclView
    Во всех остальных случаях.
    Фильтр
    <Ctrl-V> Позволяет изменить фильтр просмотра статей.

    Массовое изменение выборки статей

    Диалог массового изменения выборки статейМассовое изменение выборки статей позволяет либо удалить всю выборку, либо изменить некоторые ее параметры. Диалог, предшествующий выполнению функции, изображен на рис. link.

    Действие

    Селектор, позволяющий выбрать конкретное действие. Это либо ○Изменить параметры выборки либо ○Удалить всю выборку.

    ✓Создавать соглашение, если нет

    Если флаг установлен, то при изменении выборки, если какой-либо изменяемый параметр относится к соглашению, и статья не имеет соответствующего соглашения, то такое соглашение для статьи будет создано. Если флаг не установлен, то параметры, относящиеся к соглашениям, меняются лишь для тех статей, которые уже имеют соглашение.
    Срок оплаты, дней
    Параметр для изменения. Относится к соглашению с поставщиком либо с покупателем. Срок оплаты за отгруженный (поставленный) товар (услугу) в днях.
    Срок доставки, дней
    Параметр для изменения. Относится к соглашению с поставщиком. Срок доставки заказанного товара в днях.
    Для выполнения функции пользователь должен иметь права на массовое изменение выборки статей. Кроме того, для выполнения массового удаления пользователь должен иметь права на удаление статей, а при выполнении массового изменения - на изменение статей.

    Процессинг должников

    Функция процессинга должников предназначена для автоматической массовой обработки списка статей аналитического учета с целью изменения или проверки каких-либо из их параметров.

    Функция работает начиная с релиза системы 5.9.9 и поддерживает на текущий момент вариант автоматической установки и снятия признака СТОП в зависимости от наличия просроченной задолженности.Доступ к функции осуществляется посредством меню Админ→ Разное→ Процессинг должников.

    Кроме этого, функция может быть адресована для выполнения по расписанию JobServer'у.

    Как это работает?

    Процессинг должников работает следующим образом:система просматривает все статьи по выбранной таблице статей и для каждой рассчитывает сумму долга и максимальное значение просроченности платежа в днях.

    Просроченным считается документ, не оплаченный полностью до даты оплаты, указанной в этом документе. Количество дней просроченности считается до текущей системной даты.Если просроченность превышает заданную в параметрах величину гандикапа, то система проверяет нет ли у контрагента незачтенных платежей.

    Если величина незачтенных платежей меньше величины долга, то на статью должника устанавливается признак СТОП. В противном случае (если нет просроченности, превышающей гандикап или сумма незачтенных платежей равна либо превышает сумму долга) признак СТОП снимается со статьи (если он для нее установлен).В параметрах процессинга может быть установлен флаг, согласно которому фактическое изменение признака СТОП не происходит, но лишь выдается сообщение о том, что это следует сделать.

    Как получить информацию о том, что процесс сделал?

    Если функция запускается в ручном режиме (через меню, но не средствами JobServer'а), то во время ее работы на экране в журнале сообщений появляется информация о ходе процесса.

    По завершению работы все сообщения сбрасываются в текстовый файл LOG/PPINFO.LOG.Если процессинг запускается сервером, то информация доступна только посредством последующего просмотра этого файла.

    При изменении признака СТОП в системный журнал заносятся события:

  • На аналитическую статью установлен флаг СТОП.
  • С аналитической статьи снят флаг СТОП.
  • Таким образом, в системном журнале вы сможете увидеть на какие статьи признак СТОП был установлен, а с каких снят.

    Параметры запуска процессинга должников

    Диалог редактирования параметров процессинга должников

    Диалог параметров запуска процессинга должников показан на рис. link. Здесь присутствуют следующие управляющие элементы:

    ▼Таблица статей

    Таблица аналитического учета, по статьям которой следует проводить процессинг.

    По умолчанию система устанавливает сюда таблицу покупателей, извлекаемую из общей конфигурации.

    Гандикап (дней)
    Количество дней просроченности платежа, которое система будет считать допустимым. То есть, если у клиента есть документ с просроченной оплатой (на текущий день) в 3 дня и обсуждаемый параметр равен трем дням, то будет считаться, что у клиента задолженность находится в допустимых рамках.

    ✓Только отчет

    Если этот флаг установлен, то система не будет устанавливать или снимать признак СТОП для статей, но лишь выдавать сообщения в журнал. Этот флаг установлен по умолчанию.

    ✓Информировать об отсутствии клиентского соглашения

    Если этот флаг включен, то в журнал сообщений будет выводиться информация о том, что для какой-либо статьи не определено клиентское соглашение.

    ✓Учитывать максимальный кредит по соглашению

    Установка этого флага приведет к тому, что для дебиторов, которые не имеют просроченной задолженности (с учетом гандикапа, естественно), но имеют общую сумму задолженности, превышающую максимальный кредит, определенный в соглашении, будет включаться признак СТОП.

    Заметим, что в рассмотрение принимается только частное соглашение с кредитором (если оно есть). Сумма максимального кредита, определенная в общем соглашении с покупателями не учитывается.

    ✓Собрать статистику по дебиторам

    Флаг предписывает системе собрать статистику платежей по дебиторам для расчета и анализа рейтингов дебиторов.

    Подробно тема рейтингов дебиторов описана в специальном разделе (стр. link).

    ✓Собрать статистику по агентам

    Эта опция действительна только для расчета статистики по дебиторам. Если флаг включен, то будет собрана статистика по торговым агентам.

    Так как эта статистка агрегированная (суммирует данные по множеству документов, относящихся к разным дебиторам), то рейтинги и кредитные лимиты по агентам не рассчитываются.

    ✓Установить кредитный лимит в соглашениях

    Как и предыдущая, эта опция действительна только для расчета статистики по дебиторам.

    Установка переключателя приведет к тому, что система занесет рассчитанные кредитные лимиты в соглашения по клиентам. Здесь есть следующие нюансы:

  • Кредитные лимиты заносятся только в существующие соглашения. То есть, если аналитическая статья до запуска процессинга не имела собственного соглашения, то и кредитный лимит для нее установлен не будет.
  • Если в этом диалоге установлен флаг ✓Только отчет, то в базе данных ничего изменено не будет, но программа выдаст подробный отчет (в окне и файле журнала), в котором будет сообщено как, где и почему следует установить кредитные лимиты (такой отчет создается и при “физической” установке лимитов, но только в нем не присутствует слово “следует”).
  • Автоматическая установка кредитного лимита для конкретной статьи может быть временно заблокирована указанием даты, до которой такая блокировка действует в соглашении с клиентом (см. стр. link).
  • ✓Изменять лимит по долговым размерностям

    Эта и следующие три опции относятся к технике разделения кредитных лимитов и STOP-признаков по долговым размерностям. Если данный флаг включен, то функция процессинга будет автоматически рассчитывать и устанавливать кредитные лимиты по долговым размерностям клиентов. Обратим внимание на то, что без установки флага ✓Создавать лимит и STOP по долговым размерностям описанного ниже, данная опция обеспечивает расчет и установку лимита только для элементов размерностей, которые уже существуют в клиентском соглашении.

    ✓Создавать лимит и STOP по долговым размерностям

    Если флаг установлен, то, при расчете кредитных лимитов и признаков STOP по долговым размерностям клиента, процессинг будет создавать соответствующие размерности в соглашении с клиентом, если это необходимо.

    ✓Изменять STOP по долговым размерностям

    Этот флаг предписывает процессингу должником пересматривать признаки STOP, ассоциированные с долговыми размерностями клиентских соглашений.

    ✓Проецировать общий STOP на долговые размерности

    Специальная опция, обеспечивающая автоматическую проекцию признака STOP из записи аналитической статьи на долговую размерность клиентского соглашения. Суть этого флага будет понятна из дальнейших объяснений.