Защита и восстановление данных

Резервное копирование

Резервное копирование является необходимым элементом использования любой системы, работающей с критически важными для функционирования предприятия данными. Резервная копия позволяет восстановить безнадежно испорченные в результате аппаратно-программных сбоев либо непредвиденных обстоятельств данные.Система Papyrus предоставляет развитые средства управления резервным копированием данных, включающие возможность поддержки нескольких копий одной или нескольких баз данных одновременно, циклическое обновление и опциональное сжатие резервных копий.

Сценарии резервного копирования

Управление резервным копированием баз данных осуществляется на основе так называемых сценариев. Для каждой базы данных может существовать любое число сценариев резервного копирования или не существовать вообще (в этом случае используется сценарий по умолчанию). Сценарий резервного копирования представляет собой следующий набор параметров:

Наименование сценария
Символическая уникальная строка, идентифицирующая данный сценарий. Например: BackupCopyOfMainBase. Наименование сценария может содержать как русские, так и латинские буквы, а также любые другие печатные символы и пробелы.
База данных
Символическое имя, идентифицирующее базу данных, для которой создан сценарий.

Каталог хранения резервных копий
Путь к существующему каталогу, в котором будут храниться резервные копии, сделанные в соответствии с этим сценарием. Несколько сценариев могут ссылаться на один и тот же каталог хранения резервной копии, поскольку каждая резервная копия в действительности хранится в специально создаваемом для нее одной подкаталоге с уникальным именем заданного каталога.
Период резервного копирования
Количество дней, прошедшее после последнего копирования по заданному сценарию, через которое должна делаться очередная копия.

✓Сжимать копию

Признак, предписывающий программе копирования сжимать исходную базу данных. Это позволяет экономить место на диске.
Максимальное количество копий
Количество резервных копий, которое необходимо хранить. Если при создании очередной резервной копии общее количество копий будет превышать значение, указанное этим параметром, то наиболее старая копия удаляется.

Если этот параметр равен 0, то максимальное количество резервных копий не ограничено.

Сценарий по умолчанию

Если для некоторой базы данных не задан сценарий резервного копирования, то программа предполагает существование так называемого сценария по умолчанию. Он имеет следующие параметры:

Наименование сценария
Default
Каталог хранения резервных копий
Подкаталог BACKUP каталога, в котором хранится база данных
Период резервного копирования
1 день
Флаг сжатия копии
0
Максимальное количество копий
0 (без ограничения)

Создание и редактирование сценариев резервного копирования

Сценарии резервного копирования хранятся в файле pp.ini в разделе [backup]. Формат представления сценария в этом файле следующий:

Scenname=databasesymb,backuppath,period,compressflag,maxcopiesГде

Scen_name
- наименование сценария,
database_name
- символическое имя базы данных,
backup_path
- путь к каталогу резервной копии,
period
- период резервного копирования,
compress_flag
- признак сжатия копии (1 или 0),
max_copies
- максимальное количество копий.

Для создания, изменения или удаления сценария можно в соответствии с указанным синтаксисом просто модифицировать файл pp.ini в подкаталоге BIN заголовочного каталога, в котором установлена система Papyrus .В тоже время, более правильным и удобным способом для достижения этих же целей является использование функции визуальной настройки сценариев, доступной в панели сервисных функций системы.

Создание резервной копии

Для создания резервной копии следует в диалоге входа в систему нажать кнопку [Сервис].

Резервное копированиеЗатем, в следующем диалоге выбрать базу данных и нажать кнопку [Копирование]. На экране появится диалог аналогичный показанному на рис. link.

В комбо-боксе “Сценарий” необходимо выбрать сценарий, в соответствии с которым требуется сделать резервную копию. В списке “Копии” можно видеть все существующие копии выбранной базы данных, отсортированные в порядке “от более новых к более старым”. Первая строка списка предназначена для создания новой копии. Если же выбрана одна из существующих копий в списке, то очередная копия заменит выбранную (то есть выбранная копия будет удалена).Нажатие кнопки [Копировать] инициирует процесс создания резервной копии. При этом программа проверит, чтобы с копируемой базой данных никто не работал, и если это не так, то выдаст соответствующее сообщение и предложит автоматически дождаться момента, когда все пользователи перестанут работать с базой данных и начать копирование. Это освобождает человека, ответственного за резервное копирование, от необходимости дожидаться, когда все закончат работу.

Во время создания резервной копии вход в программу для работы с копируемой базой заблокирован.

Автокопирование

Для того чтобы процесс резервного копирования был максимально простым, система Papyrus содержит функцию для автоматического создания резервных копий по всем базам данных в соответствии с заданными сценариями. Для этого предназначена кнопка [Автокопирование] в диалоге служебных функций, вызываемом по кнопке [Сервис] диалога входа в систему. При автокопировании программа автоматически выбирает те сценарии, для которых пришло время создавать резервную копию и делает это.

Автоматическое предупреждение о необходимости сделать резервную копию

Чтобы пользователи не забывали регулярно делать резервную копию, можно заставить систему напоминать выбранным пользователям о необходимости таких действий. Для этого следует в файл pp.ini в группе [system] занести параметр

backupuser=master

В данном примере пользователем, ответственным за резервное копирование назначен тот, кто работает в системе под именем master. Этот пользователь при выходе из системы будет получать предупреждение о том, что пора сделать резервную копию. После утвердительного ответа запускается процедура автокопирования. Если необходимо назначить ответственным за резервное копирование более одного пользователя, то их имена должны быть перечислены через запятую. Например: backupuser=alla, semen.

Удаление резервной копии

Чтобы удалить резервную копию, достаточно повторить шаги, описанные в предыдущем разделе (создание резервной копии) для входа в диалог резервного копирования. Затем выбрать ту копию, которую следует удалить и нажать кнопку [Удалить копию].

Если файловая система, в которой хранится резервная копия, не предусматривает средств восстановления удаленных файлов, то восстановить удаленную резервную копию будет невозможно.

Восстановление данных из резервной копии

При необходимости восстановить данные из резервной копии следует нажать кнопку [Сервис] в диалоге входа в систему, выбрать базу данных которую требуется восстановить и нажать кнопку [Восстановление…]. В диалоге, который появится на экране после этого, выбрать в списке копий нужную и нажать кнопку [Восстановить].

При восстановлении данных из резервной копии, все изменения в базе данных, сделанные после создания этой резервной копии будут потеряны. В тех случаях, когда необходимость восстановления данных обусловлена небольшими сбоями в базе данных, следует попытаться сначала сделать ремонт базы, и только тогда, когда это не помогает воспользоваться восстановлением из резервной копии.

Восстановление испорченных данных

Система Papyrus предоставляет средства для восстановления испорченных в результате аппаратных либо программных сбоев данных.

Признаки сбоя данных

Наиболее частыми проявлениями сбоя в файлах данных являются следующие:

  • Программа выдает сообщение “Ошибка ввода-вывода” при попытке провести документ, либо в иных случаях. Чаще всего это означает, что часть какого-то из файлов данных была повреждена. Такое сообщение не всегда является признаком сбоя файлов данных, однако в любом случае при его возникновении необходимо обратиться в службу поддержки.
  • Данные по непонятным причинам начинают странным образом вести себя. Например, в списке выбора или в таблице при перемещении вверх или вниз, все строки списка (таблицы) исчезают или нарушается их обычный порядок. Могут быть и иные проявления. Отличительной чертой этих симптомов сбоя является отсутствие явных сообщений об ошибках в то время как данные ведут себя не так как обычно. В этом случае в первую очередь также необходимо обратиться к сопровождению.
  • Причины сбоя данных

    Чаще всего причиной сбоя данных является некорректности в функционировании системных ресурсов. Так неправильное выключение сервера Novell NetWare является рекордсменом среди причин сбоя данных. Для того, чтобы обезопасить систему от таких сбоев настоятельно рекомендуется обеспечить сервер источником бесперебойного питания с установленным на сервере программным обеспечением, выключающем сервер при длительном отсутствии электрического питания.Если система Papyrus на вашем предприятии работает на отдельном компьютере, то рекомендуется этот компьютер оснастить источником бесперебойного питания.

    Сбои в файловой системе компьютера также являются частой причиной нарушения целостности базы данных.

    Процедура восстановления данных

    Для восстановления испорченных данных в системе необходимо произвести следующую последовательность шагов:

    1. Убедитесь, что никто не работает в системе с испорченной базой данных.
    2. Сделайте аварийную резервную копию (без разрушения последних резервных копий).
    3. Запустите программу
    4. В диалоге входа в систему выберите базу данных, которую следует восстановить
    5. Нажмите кнопку [Сервис]. На экране появится панель сервисных функций.
    6. Нажмите кнопку [Ремонт базы данных].
    7. Убедитесь, что в поле “База данных” указана именно та база, которую вам следует восстановить.
    8. Если причиной восстановления базы данных явилось сообщение “Ошибка ввода/вывода”, то в комбо-боксе “Таблица” выберите имя таблицы, которое было указано в сообщение об ошибке. Если вы не помните имени таблицы или причина обращения к функции ремонта была другой, то не выбирайте никакой таблицы. При этом система будет восстанавливать всю базу данных целиком.

      Ремонт всей базы данных может занять очень продолжительное время.

    9. Поле каталог оставьте пустым. Его следует заполнить только в том случае, если вы хотите сформировать восстановленные файлы в каталоге, отличном от того, в котором располагается база данных.
    10. В поле “Log-файл” введите имя файла журнала восстановления.

      Имя этого файла обязательно следует указать для того, чтобы можно было проверить результаты ремонта базы данных.

    11. Нажмите кнопку [ОК].
    12. Если с базой данных работают пользователи, то система выдаст сообщение об ошибке с предложением дождаться завершения работы других пользователей. Согласитесь с этим предложением (нажмите кнопку [Да]) и попросите всех, кто работает с системой завершить работу в программе.
    13. После того, как система завершит ремонт базы данных, внимательно просмотрите файл журнала, имя которого вы указали, согласно пункту 10. Если вами было указано просто имя файла, то ищите его в каталоге, в котором находится система Papyrus (например, H:/PPY), или подкаталоге BIN этого каталога. Если вы не можете найти этот файл, то обратитесь к своему системному администратору с просьбой помочь вам в этом. Просмотрите содержимое файла журнала. Каждому ремонтируемому файлу в этом журнале соответствуют две строки:

      первая строка указывает имя ремонтируемого файла, вторая строка содержит дробь вида количество восстановленных записей/общее количество записей исходного файла. Оба значения в этой дроби должны быть одинаковы. Если это не так, то ни в коем случае не начинайте работу до консультаций с человеком или фирмой, осуществляющей поддержку системы Papyrus в вашей организации.

    Другие способы восстановления данных

    Кроме предоставляемых системой Papyrus средств восстановления данных, можно воспользоваться сервисом Btrieve для достижения той же цели. Это более трудоемкий способ, но в некоторых случаях он может позволить восстановить данные за более короткое время. В комплект поставки Btrieve входит утилита BUTIL, при помощи которой можно восстановить данные. Для более подробной информации обратитесь к руководству по Btrieve для той операционной системе, в которой он функционирует на вашем предприятии.

    Восстановление данных при помощи утилиты BUTIL

    Btrieve File Manager Utility (BUTIL.EXE) - это утилита, позволяющая восстанавливать данные Btrieve-файлов. Запуск этой утилиты возможен из командной строки вашей рабочей станции. Напоминаем, что перед тем как запустить утилиту BUTIL, необходимо, чтобы на вашем компьютере был загружен Btrieve. Синтаксис команды восстановления данных следующий:BUTIL -RECOVER [/O ]

    Параметры

  • btrvFile - путь Btrieve-файла, данные которого вы восстанавливаете
  • outputFile - путь ASCII-файла, в который утилита BUTIL последовательно поместит восстановленные записи
  • owner - необязательный параметр имени доступа в Btrieve
  • Что касается ASCII-файла, то его лучше создать с тем же именем что и у btrvFile, но с расширением dat.После процедуры восстановления данных нужно полученный ASCII-файл отформатировать в Btrieve-файл. Для этого можно воспользоваться командой LOAD утилиты BUTIL. Синтаксис команды следующий:

    BUTIL -LOAD [/O ]Параметры:

  • inputFile - путь ASCII-файла, содержащего восстановленные записи
  • btrvFile - путь Btrieve-файла, в который сгружаем восстановленные данные
  • owner - необязательный параметр имени доступа в Btrieve
  • По окончании работы этих процедур должен сформироваться Btrieve-файл с восстановленными данными. Осталось заменить старый испорченный файл в вашей рабочей базе данных новым файлом с восстановленными записями.

    Корректировка данных

    Пересчет проводок по документам

    Функция пересчета проводок по документам бывает необходима в случаях, когда вы изменяете настройку шаблонов проводок в видах операций, модифицируете типы уже существующих товаров и в некоторых других случаях. Сущность этой функции состоит в пересчете выборки документов, при котором учитываются все последние изменения в настройках видов операций, типов товаров и других существенных параметров учета. Также, пересчет проводок по документам поможет при серьезном сбое в данных, при котором разрушился файл accturn.btr либо файл billamt.btr.Перерасчет проводок по документам

    Пересчет проводок по старым документам может повлечь за собой изменение оборотов и остатков по бухгалтерским счетам предприятия и рассогласованию их значений с уже сданными в вышестоящие, контролирующие и фискальные организации отчетами. В связи с этим, отнеситесь с максимальным вниманием и ответственностью, как к самому использованию этой функции системы, так и к выбору ее параметров.

    Для запуска функции пересчета выберите пункт меню Админ→ Корректировка→ Пересчет проводок по документам. На экране появится диалог, изображенный на рисунке. Параметры пересчета пояснены в следующей таблице

    Период
    Период, в который попадают документы, которые следует пересчитать.

    ▼Вид операции

    Вид операции, к которой относятся документы, подлежащие пересчету.

    ✓Не пересчитывать суммы

    Если этот флаг установлен, то система не станет пересчитывать суммы документов. В противном случае суммы будут пересчитаны. Обратите внимание, что пересчет сумм по документам увеличивает время, требуемое на выполнение операции. При выборе признака ✓Не пересчитывать суммы фактически будут пересчитаны только бухгалтерские проводки, соответствующие документам выборки. Это наиболее безопасный метод корректировки документов, введенных до внесения изменений в шаблоны бухгалтерских проводок по операциям.

    ✓Пересчитывать товарные строки

    Этот признак заставляет систему пересматривать некоторые параметры товарных строк документов в соответствии с изменившимися параметрами типов товаров и изменившейся принадлежностью товаров к типам. Установка этого флага увеличивает время исполнения операции.

    При установке этого флага автоматически отключается признак ✓Не пересчитывать суммы.

    Проверка сумм по документам

    Проверка сумм по документамЭта функция является проверяющей и не вносит никаких изменений в базу данных. Ее цель - выявление товарных документов, суммы по которым не соответствуют суммам, рассчитанным по их товарным строкам. Несмотря на то, что сбои подобные тем, что выявляются этой процедурой, весьма редки, она способна помочь в определении причин расхождения одних данных с другими, и в случаях сбоев в базе данных.

    Для запуска проверки сумм по документам необходимо выбрать пункт меню Админ→ Корректировка→ Проверка сумм по документам.Вслед за этим, система предложит вам диалог для выбора параметров проверки. Вид диалога показан на рис. link. Таблица перечисляет и описывает его управляющие элементы.

    Период
    Период, в который попадают документы, которые следует проверить.

    ▼Вид операции

    Вид операции, к которой относятся документы, подлежащие проверке. Здесь может быть указана обобщенная операция.

    Если вы оставите этот комбо-бокс пустым, то будут проверены документы, относящиеся к любому виду операций.

    Log-файл
    Имя файла, в который будут занесены результаты проверки.

    Если система, в ходе проверки, выявит ошибки, то она выведет их в окне журнала. Кроме того, по завершению процедуры, вы сможете проанализировать обнаруженные проблемы в файле, имя которого ввели в поле log-файл. При отсутствии ошибок система не выведет никаких сообщений.

    Корректировка платежей по документам

    Функция корректировки платежей по документам проверяет в исправляет ошибки в расчете долгов по документам требующим оплаты и зачетным документам. Эта процедура не требует ввода каких-либо параметров, а просто пробегает все документы и выполняет свою работу. Время исполнения этой функции весьма небольшое даже при значительном объеме базы данных. Кроме того, она безопасна в смысле неизменности оборотов и остатков по бухгалтерским счетам и по товарным остаткам.Необходимость в запуске корректировки платежей по документам может возникнуть тогда, когда вы обнаруживаете, что сумма долга по какому-то документу не соответствует внесенным по этому документу платежам.

    Поиск оплат без связанного документа

    Все документы, принадлежащим типам операций Оплата и Возврат должны быть привязаны к каким-либо документам. В общем случае система следит за тем, что бы это так и было. Однако, в редких случаях это правило нарушается. Причиной этого может быть сбой в базе данных либо ошибки при обмене данными между разделами базы данных.

    Самым распространенным симптомом такой ситуации является ошибка при расчете товарного отчета по операции с выбором ○Доходных оплаченных операций (подробнее см. раздел, посвященный этому отчету). Ошибка эта выглядит так “Объект не найден. Документы (ID=xxx)”.Система Papyrus предоставляет возможность идентифицировать документы оплат и возвратов, имеющих “висячие” или нулевые ссылки на соответствующие документы. Для того, что бы воспользоваться этой функцией, выберите пункт меню Админ→ Корректировка→ Поиск оплат без связанного документа. После того, как функция отработает, на экран в окне журнала будет выведен список документов, которые имеют обозначенные проблемы. Кроме того, эти сообщения попадут в файл LOG/PAYMLINK.LOG.

    К сожалению, не существует универсального рецепта решения проблемы таких документов. Общая рекомендация заключается в том, чтобы предварительно проконсультировавшись со службой технической поддержки системы, удалить эти документы и ввести их заново.

    Корректировка текущих товарных остатков

    Корректировка текущих товарных остатков применяется в следующих случаях:

  • Пытаясь выбрать товар в расходном товарном документе, вы не обнаруживаете его в списке выбора, хотя уверены, что товар есть на остатке
  • При автоматическом формировании расходных товарных документов (например, при списании кассовой сессии), система выдает сообщение об ошибке “Товарная операция не проходит: остаток товара слишком мал”
  • После корректировки лотов, в ходе которой были обнаружены и исправлены остатки по лотам
  • Для запуска корректировки текущих товарных остатков следует выбрать пункт меню Админ→ Корректировка→ Корректировка текущих товарных остатков. Система выдаст диалог с запросом имени файла, в который будут записываться результаты проверки, и флажком ✓Исправлять ошибки. Если вы не установите этот флажок, то система только проверит состояние текущих товарных остатков, но не станет предпринимать каких-либо действий для исправления ошибок.

    В ходе процесса проверки и исправления текущих товарных остатков программа будет показывать обнаруженные ошибки в окне в нижней части экрана.

    Корректировка остатков в проводках

    В случаях обнаружения несоответствия между входящим остатком по какому-либо бухгалтерскому счету, его оборотами за период и исходящим остатком следует использовать функцию корректировки остатков в проводках. Самым надежным признаком указанного рассогласования является индикация значения этого рассогласования в диалоге итогов по простому анализу счета.Для вызова этой функции обратитесь к пункту меню Админ→ Корректировка→ Корректировка остатков в проводках. На экране появится диалог с предложением ввести имя файла журнала, в который будут записываться результаты проверки. Если кроме проверки, вы одновременно хотите и исправить ошибки, то включите флажок ✓Исправлять ошибки. Ход проверки остатков будет отображаться в нижней части окна программы.

    Функция корректировки остатков в проводках исполняется достаточно быстро даже на большой базе данных. Для исключения нежелательных побочных эффектов во время исполнения процедуры следует исключить ввод и изменение каких-либо документов. Если в ходе проверки остатков в проводках обнаружились ошибки, которые были исправлены, то сразу вслед за этим необходимо запустить функцию корректировки балансов.

    Корректировка балансов