Petroglif

Документы

Понятие документа лежит в основе концептуальной схемы построения системы автоматизированного учета с помощью Papyrus . Любая учетная операция, будь то обычная бухгалтерская проводка, отгрузка товара покупателю, и т.п. представлена документом. Несмотря на то, что в зависимости от конкретного характера операции, документы могут значительно отличаться друг от друга, существует ряд общих черт, объединяющих все документы. Эти же общие черты объединяют и способы работы с документами. Приведем наиболее существенные свойства, объединяющие все документы в системе:

Каждый документ принадлежит какому-либо виду операции. Вид операции определяет структуру и свойства документа.

Документ имеет дату и номер. Эти базовые свойства идентифицируют документ среди ему подобных.

Документ может иметь контрагента. Контрагентом является лицо или организация, с которой ваше предприятие взаимодействует при совершении операции, отражением которой является документ. Наличие контрагента не является необходимым свойством документа, но в большинстве случаев документ лишен смысла без определения того, кто является его контрагентом.

Документ прямо или косвенно влияет на отражение состояния предприятия.

Категории документов

Для того чтобы было проще ориентироваться среди огромного множества документов, накапливаемого в базе данных предприятия, мы будем делить их на категории. Каждой из категорий соответствует пункт в меню системы, а также пиктограмма на панели инструментов.Таких категорий всего шесть:

Бухгалтерские документы

Документы, вводимые в бухгалтерии предприятия и влияющие, как правило, только на состояние бухгалтерского баланса предприятия.Такая краткая характеристика этой категории, не отражает, к сожалению, всего многообразия применений бухгалтерских документов. В последующих разделах мы подробно рассмотрим все аспекты работы с бухгалтерскими документами.

Все бухгалтерские документы принадлежат операциям типа Бухгалтерская проводка

Товарные документы

Товарные документы, как следует из названия, участвуют в учете материальных операций предприятия. Это - наиболее сложная с точки зрения использования категория документов. Сюда включаются документы прихода материальных ценностей, их перемещения между складами предприятия, отгрузки товаров клиентам, переоценка, модификация товаров и пр.

Товарные документы могут принадлежать операциям типа

Приход товара

Расход товара

Переоценка

Модификация

Подтверждение

Оплата

Последний тип относится к данной категории по историческим причинам. Большинство товарных документов автоматически генерирует бухгалтерские проводки, в соответствии с видом операции и составом документа.

Товарные заказы

Документы этой категории относятся к видам операций, принадлежащим типу Товарный заказ. Их основное назначение - учет поступления заказов на товары и отслеживание исполнения заказов. Сами по себе, эти документы, не влияют ни на товарный, ни на бухгалтерский учет предприятия, но позволяют автоматизировать систему учета поступивших заказов и объемы закупа или производства на будущие периоды.

Инвентаризация

Немногочисленная категория, объединяющая документы инвентаризации материальных ценностей предприятия. Целью существования документов инвентаризации является ускорение ввода и списания результатов ревизии на складах предприятия.Дополнительный вариант использования документов этой категории - инвентаризация остатков товаров у клиентов. Для этого предназначен специальный подтип вида операции инвентаризации - “инвентаризация по клиентам”.

Драфт-документы

Категория драфт-документов предназначена для предварительного ввода товарных документов, без отражения этого ввода на текущем состоянии учета на предприятии. Драфт-документы могут быть списаны, то есть, превращены в полноценные товарные документы в соответствии с заданной схемой списания.Вот наиболее важные сферы применения драфт-документов:

Предварительный ввод документов в тех случаях, когда необходимо организовать такую схему обработки документов, что в течении какого-то периода (скажем, дня) ввод осуществляется без контроля остатков и без проведения бухгалтерских проводок. В конце же периода эти документы списываются в учетные.

При списании уже выявляются и устраняются (корректируются) рассогласования. Такая схема находит применение в производстве, ресторанном бизнесе и т.д.

Документы закупки. Сотрудники предприятия, ответственные за снабжение вводят драфт-документы, отражающие факт заказа товаров у поставщиков. Эти документы могут быть созданы как вручную, так и автоматически на основе автоматического расчета заказа поставщику.

Когда заказанные товары фактически поступают от поставщика, вводится документ прихода, привязанный к драфт-документу закупки. В дальнейшем документ прихода может быть сравнен с документом закупки с целью выяснения рассогласований. Кроме того, система предоставляет функции расчета остатков с учетом будущих приходов на основе таких драфт-документов.

Документы планов продаж и закупок. Специальный подтип в видах операций драфт-прихода и драфт-расхода позволяет настроить виды операций, ответственные за ввод документов планирования продаж и покупок. Такие документы не списываются, но на их основе можно проводить план-фактный анализ операций за плановый период с детализацией по товарам, группам товаров, поставщикам, торговым агентам и т.д.

Система может автоматически формировать драфт-документы на основе дефицита по кассовым либо технологическим сессиям. Затем эти документы могут быть списаны по достаточно сложным правилам либо с целью автоматической генерации учетных документов производства, либо для расчета планов закупок по MRP-таблицам, построенным на основании таких драфт-документов.

Пулы документов

Пул документа - это “жесткое” объединение нескольких документов с целью получения итоговых значений либо выполнения групповых операций над ними. Пулы документов делятся на два подкласса:

зарезервированные системные пулы, объединяющие документы, по признакам, определяемых системой. Например, пул документов списания кассовой сессии.

Собственно документы - владельцы пулов. Такие документы объединяют произвольные (на усмотрение пользователя) наборы других документов.

Концепции

В этом разделе мы остановимся на общих понятиях, используемых при описании документов. Как правило, любое из этих понятий применимо ко всем категориям документов.

Дата документа

Учетная дата документа. Дата документа определяет местоположение во времени самого документа и связанных с ним атрибутов и других объектов. Так бухгалтерские проводки, генерируемые документом, проводятся этой датой равно как и товарные операции учитываются общей датой документа. Изменение даты документа, хотя и реализуется системой, но только в пределах логической непротиворечивости. Например, если вы попытаетесь перенести приходный документ, по которому были расходы той же датой, на день вперед, то система не позволит этого сделать.

Номер документа

Произвольная строка длиной до 23 символов, определяющая место документа в документообороте предприятия.Входящие документы (например, приход товара, оплата от покупателя) обычно получают номер, присвоенный этому документу его эмитентом. Исходящие и внутренние документы, как правило, получают номер, согласующийся с внутренним реестром.

Для автоматической генерации номеров документов в системе предусмотрены так называемые операционные счетчики. При создании нового документа, ему автоматически присваивается номер, заданный шаблоном с использованием этого счетчика. Вслед за этим, счетчик увеличивается на единицу и готов для формирования следующего документа.Подробнее операционные счетчики описаны в гл. link.

При назначении номера нового документа возникает три существенных вопроса, связанных с требованием непрерывности нумерации:

Что происходит когда новый документ не проводится?
Что происходит со счетчиком при удалении документа?
Что происходит со счетчиком когда пользователь вручную меняет номер документа?

Ответы на все три вопроса неутешительные.Только в случае с отказом от проведения документа система имеет возможность (да и то не всегда) как-то бороться за непрерывность нумерации. Делает она вот что: после отказа пользователя от проведения документа (напомним, что ради этого документа счетчик уже был увеличен), система проверяет, не изменял ли кто-либо счетчик с момента его увеличения. Если нет, то значение счетчика возвращается к первоначальному состоянию. Если же кто-то из пользователей успел создать новый документ, пока первый пользователь решал вопрос о том, нужен ему этот документ или нет, то сделать уже ничего нельзя: счетчик “убежал” вперед и изменять его автоматически уже нельзя.

При удалении документа в нумерации остается “дырка”.При ручном изменении номера документа молчаливо предполагается, что пользователь лучше системы знает какой номер должен быть у документа (при этом операционный счетчик все равно уже увеличен).

Наконец необходимо сказать о том, что пользователь, имеющий соответствующие права доступа, может изменить операционный счетчик вручную.

Вид операции

Виды операций подробно рассматриваются в разделе “Операционные справочники”. Этот атрибут является основным фактором, определяющем “поведение” документа. Система не предполагает существование зарезервированных видов операций, но обрабатывает документ так, как определяется параметрами вида операции, к которому этот документ относится.Учитывая вышесказанное, система ни при каких обстоятельствах не разрешает изменение вида операции созданного документа.

Склад

Любой документ должен относиться к какому-либо складу. В контексте общего описания документов, понятие склада отражает не только место, где хранятся товары, но, возможно, и как подразделение предприятия (особенно это верно для бухгалтерских документов).

Для товарных документов склад является критической характеристикой. В следствии этого система не допускает изменения склада в товарных документах. С другой стороны, в бухгалтерских документах изменение принадлежности к складу допускается.

Номинальная сумма

Титульная сумма документа. Хотя документ может иметь произвольное число различных сумм, одна из них (либо алгебраическое выражение, рассчитанное по документу) принимается за номинальную сумму.Для некоторых категорий документов номинальная сумма имеет принципиальное значение, для других - нет.

В действительности, существуют два важных применения номинальной суммы:

В документах, требующих оплату (долговых), номинальная сумма отражает величину, которая должна быть оплачена. Симметрично, номинальная сумма документов оплаты сопоставляется с номинальной суммой долговых документов.
Номинальная сумма всегда отображается в таблице документов и диалогах документов. То есть, выступает в роли “витринной” величины документа.

В остальных аспектах номинальная сумма не более, чем “одна из”.

Статус

Статусы документов являются настраиваемыми признаками документов. Главное назначение статусов - ограничение возможных действий над документами по мере их прохождения по маршруту обработки в организационной схеме документооборота предприятия.Подробно настройка и использование статусов документов описаны на стр. link.

Контрагент

Статья аналитического учета, с которой связан документ. Чаще всего смысл этого атрибута хорошо отражается термином контрагент. Особенно это характерно для документов, посредством которых предприятие взаимодействует с внешним миром: приходы товаров от поставщиков, оказание услуг клиентам и т.д.

С другой стороны, очень часто контрагентом может быть либо аналитическая статья, ассоциированная со складом (внутреннее перемещение товаров), либо что-то еще (пример: причина списания в документе потерь). В некоторых случаях документ вообще может не иметь контрагента (здесь характерным примером может служить документы розничной продажи).Таблица аналитических статей, из которых выбирается контрагент документа определяется видом операции, к которому относится документ.

Дополнительный объект

В некоторых случаях единственного контрагента по документу не хватает для правильного учета операции. В этом случае вид операции можно настроить так, чтобы в документе, наряду с основным контрагентом, можно было выбрать дополнительную аналитическую статью. Дополнительный объект документа, будучи во многом аналогичен основному контрагенту, имеет несколько отличий:

Фильтрация отчетов по дополнительному контрагенту, хотя есть почти везде, технически реализуется медленней

Учет оплат по документу с привязкой к дополнительному объекту возможен, но требует дополнительных настроек

Так же как в случае с основным контрагентом, с дополнительным объектом могут быть связаны бухгалтерские проводки, генерируемые по документу.

В качестве примера использования дополнительного объекта можно привести операцию оплаты через банк. При этом часто основным контрагентом является получатель платежа (или плательщик), а дополнительным объектом - аналитическая статья, соответствующая банку, через который проходит платеж (если ваше предприятие имеет счета в нескольких банках).

Агент

Еще одна аналитическая статья, которая может быть ассоциирована с документов. Номинальное смысловое значение агента вполне передается названием - это, обычно, персоналия, являющаяся посредником в операции.Таблица, которой принадлежат статьи агентов по документам идентифицируется системой следующий образом: это первая таблица (с наименьшим значением идентификатора), которая связана с персоналиями, принадлежащими зарезервированному виду Агенты (идентификатор этого вида - 8).

Специфический смысл имеют агенты, привязанные к приходным товарным документам. Они становятся, кроме всего прочего, агентами поставщика. Так как последующие после прихода операции привязаны к лотам, то можно отследить продажи и прочие операции с товарами из этих лотов в разрезе агента, с которым ассоциирован приходных документ.Система Papyrus имеет развитую инфраструктуру для анализа данных в разрезе агентов поставщиков. Фильтрация и подстановка по агенту поставщика имеется в большинстве товарных отчетов.

Прикрепленные файлы

Существует возможность привязки произвольного числа файлов к документу. Эта опция доступна для тех документов, которые относятся к виду операции, в котором установлен флаг ✓Присоединение файлов (стр. link).

Дополнительные примечания

Начиная с версии 6.0.1 в системе Papyrus появилась технология привязки дополнительных примечаний к документам.

От обычного примечания, являющегося неотъемлемым атрибутом документа, дополнительные примечания имеют следующие отличительные свойства:

Дополнительных примечаний может быть несколько на один документ.

Создание и редактирование дополнительного примечания не ограничивается правами доступа на редактирование документа. Таким образом, пользователь, не имеющий прав на изменение некоторого документа, может привязать к нему дополнительное примечание.

Статусы документов

Статус является настраиваемой перечисляемой характеристикой документа. Список статусов определяется в процессе конфигурации базы данных. Следовательно, может существовать произвольное количество возможных статусов документа.

Документ может либо не иметь статуса, либо иметь один статус. Статус документа не является учетным атрибутом (то есть, он не влияет на то, каким образом документ изменяет состояние бухгалтерского баланса предприятия, либо состояние складских запасов). Основное его назначение - регламентация особенностей поведения документов.В системе определены набор признаков статусов документов, обеспечивающий основную функциональность. Большая часть этих признаков - ограничивающие, то есть, блокирующие возможность осуществить некоторую операцию с документом если она имеет такой статус и, возможно, не удовлетворяет некоторыми условиям.

Некоторые признаки требуют обязательного заполнения некоторых атрибутов документа.Далее, в описании диалога редактирования записи статуса, приведены подробные комментарии относительно каждого признака.

Вероятнее всего, с течением времени набор правил поведения документа, определяемых статусом, будет увеличиваться.

Справочник статусов документов

Список статусов документов доступен через пункт меню Справочники→ Операции→ Статусы документов.Статусы отображаются в виде диалога со списком. Кроме, собственно, списка, здесь присутствуют типичные для таких диалогов кнопки [Редакт], [Добавить], [Удалить], [События] и [Закрыть].

Диалог редактирования статуса документов

Вид диалога редактирования записи статуса приведен на рис. link. Далее описываются управляющие элементы этого диалога:

Наименование

Уникальное в пределах справочника наименование статуса.

Символ

Это поле либо пустое либо содержит уникальный символ статуса.

ИД

Справочное поле, отображающее идентификатор статуса.

Ранг

Ранг статуса определяет его положение среди остальных записей справочника. Наиболее важным использованием этого атрибута является ограничение на изменение статуса документа на статус с меньшим рангом.

✓Документы нельзя модифицировать

Документу, имеющие этот статус нельзя модифицировать.

Существует технологическое исключение для этого флага: при списании кассовой сессии система пытается скорректировать сумму одного из документов таким образом, чтобы итоговое значение сумм документов списания точно совпадало с суммой кассовой сессии. Для этого один из документов может быть модифицирован сразу вслед за проведением. На эту модификацию ограничение статуса не распространяется. Подробности см. на стр. link.

✓Документы нельзя удалять

Документы с этим статусом нельзя удалять.

✓Документы нельзя передавать в другой раздел

При попытке передачи в другой раздел документа со статусом, имеющим этот признак, система выдаст сообщение о том, что данных документ не передан.

Назначение этого флага - запретить передачу документов, которые еще не готовы окончательно.

✓Связанные документы нельзя изменять

Этот флаг запрещает создание, изменение и удаление документов, связанных с документом, имеющим данный статус.

Под связанными документами подразумеваются как документы, имеющие прямую ссылку на данный документ (оплаты, связанные возвраты и т.д.), так и имеющие членство в платежном или операционном пуле данного документа.

✓Нельзя менять на статус с меньшим рангом

Статус документов не может быть изменен на статус, имеющий ранг, значение которого меньше ранга данного статуса.

Смысл этого флага - обеспечить необратимость изменения статусов во избежании обхода других ограничений статуса. Для примера приведем следующую характерную ситуацию:

Пользователь пытается изменить документ

Система сообщает в ответ на это, что статус не допускает изменение документа

Пользователь меняет статус этого документа на тот, который допускает изменение, и изменяет документ

Наконец, пользователь, возвращает статус документа в исходное состояние.

Для исключения такого и аналогичных сценарием и необходим обсуждаемый признак. Он позволяет настроить систему статусов документов таким образом, чтобы некоторые изменения статусов были необратимыми.

✓Не проводить проводки по документу

Этот флаг блокирует формирование бухгалтерских проводок по документу.

Здесь необходимы пояснения относительно механизма работы. Опция завязана на специальный признак документа ✓Без бухгалтерских проводок. При изменении статуса документа система идентифицирует факт изменения флага ✓Не проводить проводки по документу между старым и новым статусом. Если этот признак был и остался либо не был и не появился, то никаких действий в связи с ним не осуществляется (независимо от того, установлен у документа флаг ✓Без бухгалтерских проводок или нет). Если между старым и новым статусом состояние рассматриваемого флага изменилось, то программа сравнит требование флага с состоянием документа и установит, снимет, либо оставит как есть признак документа ✓Без бухгалтерских проводок.

Важно заметить, что обсуждаемый флаг появился на много позже, чем соответствующий признак документа. В специальных случаях пользователи практикуют флаг ✓Без бухгалтерских проводок документа. Приведенные пояснения призваны четко обозначить взаимосвязь этих признаков для того, чтобы избежать неожиданностей. Приведем гипотетический сценарий (в хронологическом порядке), чреватый конфликтом:

Документ имеет статус без флага ✓Не проводить проводки по документу и в нем не установлен признак ✓Без бухгалтерских проводок: документ имеет бухгалтерские проводки.

Пользователь A устанавливает в документе признак ✓Без бухгалтерских проводок: документ теряет бухгалтерские проводки.

Пользователь B меняет статус документа на тот, который блокирует проводки по документу: документ остается без бухгалтерских проводок.

Пользователь C меняет статус документа на тот, который не блокирует проводки по документу: для документа формируются бухгалтерские проводки.

В описанной ситуации пользователи B и C сделали свою работу и результат вполне адекватен их ожиданиям. Однако, для пользователя A состояние базы данных на момент завершения сценария совершенно неожиданно, поскольку он рассчитывал, что документ не имеет бухгалтерских проводок.

Несмотря на то, что ручное использование флага ✓Без бухгалтерских проводок практикуется редко, следует помнить о потенциальной опасности приведенного сценария.

✓Не учитывать как оплату

Действие флага распространяется на документы, относящиеся к типам:

Оплата.

Возврат товара.

Начисление ренты при установленном признаке ✓Считать отрицательной оплатой.

Если документ указанных типов получает статус с рассматриваемым флагом, то он не будет учитываться как оплата по документу, к которому привязан.

Смысл использования флага заключается в том, чтобы до некоторых пор (до момента присвоения статуса без такого флага) документ считался бы не учтенным. К примеру, в период времени между отправкой платежа и подтверждением его получения кредитором. Либо, в отрезок времени между выпиской доверенности на получения платежа агентов у дебитора и сдачей агентом полученных денег в кассу предприятия.

Будьте внимательны: изменение этого флага у статуса, с которым уже связаны какие-либо документы может привести к серьезным нарушениям в учете дебиторской и кредиторской задолженности.

✓Разместить документ по складским ячейкам

✓Документ готов для отправки EDI-подтверждения

Если флаг установлен, то система допускает отправку документа по каналам EDI, в ЕГАИС или ВЕТИС (Меркурий).

Важно и обратное: если документа не имеет статуса с установленным флагом, то оправка его в ЕГАИС, ВЕТИС или по каналу EDI не возможна.

✓Строгая проверка ценовых ограничений

Включенный флаг предписывает системе при установке такого статуса проверять все строки документа на соответствие цен реализации ограничениям, определенным для товарных типов.

Подробнее об ограничениях товарных величин см. стр. link.

Флаги обязательных к заполнению атрибутов документа

Эти флаги определяют атрибуты, которые не могут быть пустыми для документов, имеющих данный статус.

✓Агент

С документом, имеющим этот статус, должен быть обязательно связан агент.

✓Плательщик

Документ должен содержать не пустой атрибут “Плательщик”.

✓Адрес доставки

В параметрах фрахта документа должно быть обязательно инициализировано поле “Адрес доставки”.

✓Порт загрузки

Порт загрузки во фрахте документа должен быть не пустым.

✓Порт разгрузки

Порт разгрузки во фрахте документа должен быть не пустым.

✓Дата отправления

Фрахт должен содержать дату отправления.

✓Дата прибытия

Фрахт должен содержать дату прибытия на конечный пункт.

✓Транспортное средство

Во фрахте документа должно быть определено транспортное средство.

✓Стоимость фрахта

Фрахт должен содержать значение стоимости транспортировки больше нуля.

✓Капитан (водитель) транспорта

Во фрахте документа необходимо заполнить поле капитана (водителя) транспортного средства.

✓Транспортный брокер

Необходимо указать транспортного брокера во фрахте документа.

✓Контрагент по документу

Флаг ограничивает возможность сохранения документа, если для вида операции, которому принадлежит документ определена основная таблица статей, но соответствующая статья (контрагент) в документе не выбрана.

✓Дополнительный объект

Если вид операции, к которой относится документ, определяет таблицу статей дополнительного объекта документа, то такой документ, имеющий статус с данным флагом, не может содержать пустое поле дополнительного объекта.

✓Дата исполнения

Флаг предписывает каждому документу с таким статусом иметь не пустую дату исполнения.

✓Номер документа

Документ, имеющий пустой номер, не может быть сохранен с данным статусом.

Флаги, относящиеся к фрахту:

✓Адрес доставки,

✓Порт загрузки,

✓Порт разгрузки,

✓Дата отправления,

✓Дата прибытия,

✓Транспортное средство,

✓Стоимость фрахта,

✓Капитан (водитель) транспорта,

✓Транспортный брокер

действуют на документы только с теми видами операций, у которых задан флаг ✓Ввод информации по фрахту. Подробно о вводе параметров фрахта документа см. стр. link.

▼Счетчик

В этом комбо-боксе может быть выбран счетчик операций. Целью такого выбора является изменение номера документа при присвоении ему данного статуса.

Важно иметь в виду следующие правила, по которым используется этот счетчик при назначении номера документу:

Если статус со счетчиком присваивается документу при его создании (определен в виде операций как статус нового документа), то используется именно этот счетчик, а не тот, который указан в виде операции.

При изменении статуса номер документа меняется только в том случае, если либо новый статус отличается от старого, либо счетчик нового статуса отличается от счетчика предыдущего статуса или от счетчика, указанного в виде операции, которой принадлежит документ.

Если, при изменении статуса, старый статус имел свой счетчик, а новый не имеет такового, то номер документа не меняется.

При изменении самого статуса таким образом, что в нем меняется счетчик, никаких изменений в существующих документах, имеющих этот статус, не происходит.

▼Допустимый вид операции

Вы можете ограничить использование некоторого статуса только документами, относящимися к одной или нескольким видам операций. Для этого в рассматриваемом комбо-боксе выберите либо обыкновенный вид операции, либо обобщенную операцию, определяющую набор обыкновенных видов, для которых возможно присвоение этого статуса.

Будьте внимательны: существует возможность коллизии между статусом новых документов, установленным в записи вида операции и набором допустимых операций в записи самого статуса (то, что мы сейчас обсуждаем). Если статус новых документов в виде операции содержит ограничение на допустимые виды операций, в которое не входит этот вид операции, то будет невозможно создать новый документ такого вида. При этом будет выдано сообщение об ошибке: “Статус документа 'наименование-статуса', определенный для новых документов, не разрешено устанавливать для этого вида операции”.

Цвет

Группа управляющих элементов, позволяющих выбрать цвет, ассоциированный с этим статусом. Если выбран какой-либо цвет, то в таблице документов в строках, соответствующих документам с этим статусом, ячейка “Статус” будет окрашиваться в этот цвет.

Применение статусов документов

Вопрос использования статусов следует разбить на три части:

Какой статус получает новый документ?

Как изменить статус документа?

Как изменить статус множества документов?

Причина для столь необычного разбора изменения одного из атрибутов документа заключается в его своеобразии: статус документа не может быть установлен либо изменен непосредственно в диалоге документа, поскольку является административным атрибутом, не влияющим на объективные особенности документа (каковыми, например, могут быть названы контрагент, дата и пр.).

И так:

Какой статус получает новый документ?

При создании нового документа статус ему присваивается автоматически, либо не присваивается вовсе.Система извлекает статус нового документа из вида операции, которому принадлежит этот документ, или, если в виде операции статус нового документа не задан, то из конфигурации документов.

Если ни вид операции, ни конфигурация документов не содержат информации о статусе нового документа, то созданный документ остается с неопределенным статусом.

Как изменить статус документа?

Статус одного документа может быть изменен в таблице реестра документов (стр. link).Возможность изменения статуса регламентируется правом доступа по объекту Документы ✓Изменение статуса документов.

Вид диалога изменения статуса документа приведен на рис. link.

Элементы списка статусов в этом диалоге отсортированы по рангу и наименованию. То есть, статусы с меньшим рангом предшествуют тем, что имеют большее значение ранга. Статусы с одинаковым рангом сортируются по наименованию.

Как изменить статус множества документов?

Иногда возникает необходимость изменить статусы выборки из нескольких документов. Это можно сделать с помощью функции изменения флагов в таблице реестра документов (стр. link).Эта служебная функция предоставляет сервис для изменения системных флагов документов и статуса выборки документов.

Прочие аспекты использования статусов документов

Важно отметить, что функционал статусов документов не дублирует регламент прав доступа к документам. А именно:

Ограничение, связанное со статусом, распространяется на конкретный документ, в то время как ограничения прав доступа действуют абсолютно на все документы.

Ограничения статуса распространяются на всех пользователей, но права доступа, напротив, разделены между пользователями.

Список возможных ограничений, связанных со статусом, значительно отличается от аналогичного списка регламентов прав доступа.

Важность прав доступа к объекту “Статусы документов”

Существуют два способа обойти ограничения по работе с документами, обусловленные статусами:

Изменить статус документа.
Изменить запись статуса, к которому относится документ.

Первый способ поддается регламенту благодаря рангу статуса, опции ✓Нельзя менять на статус с меньшим рангом и флагу ✓Изменение статуса документов в правах доступа к документам.Чтобы исключить второй метод обхода ограничений статуса следует тщательно следить за правами доступа пользователей к записям статусов документов.

Статусы документов в системном журнале

При изменении статуса документа в системный журнал заносится специализированное событие “Изменен статус документа”.

Реестр документов

Реестр документов - это таблица со списком документов, отобранных по фильтру. Все основные действия с отдельными документами и группами документов осуществляются в реестре документов. Таким образом, реестр документов одновременно предоставляет средства и для ввода, и для анализа операций предприятия. Для входа в реестр документов следует выбрать пункт меню, соответствующий требуемой категории документов (группа меню Операции) и заполнить фильтр, определяющий отбираемые документы и способ просмотра.

Фильтр реестра документов

Фильтр по документам имеет вид, показанный на рис. link. Практически все категории документов используют аналогичные фильтры. Следующая таблица описывает поля фильтра документов.

Период

Период, в который должны попадать даты выбираемых документов. Обычно система по умолчанию устанавливает текущую операционную дату. Если период не указан, то выбираются документы за весь период ведения учета в системе (если администратор ввел для вас ограничение на период доступа к документам, то вы не сможете увидеть документы выходящие за этот период). Здесь допускается ввод шаблонизированного периода.

Период даты исполнения

Период, в который должны попадать даты исполнения документов, входящих в выборку. Здесь допускается ввод шаблонизированного периода.

▼Вид операции

Указав вид операции, можно сузить выборку документов только теми, которые относятся к выбранному виду. Если не указана операция, то отбираются документы, соответствующие любым операциям выбранной категории документов. Если категория документов содержит только одну операцию, то система автоматически вставит ее в это поле. Допускается выбор обобщенных видов операций.

▼Контрагент

Контрагент может быть выбран только в том случае, если выбран вид операции. Указание конкретного контрагента позволяет увидеть документы, соответствующие только ему.

Сортировать по

Позволяет выбрать порядок сортировки документов в таблице по:

Дате - сортирует по выборку по дате

Номеру - сортирует выборку по строке номера документа (в лексикографическом порядке)

Контрагенту - сортирует выборку по наименованию контрагента (документы относящиеся к одному контрагенту сортируются по дате).

▼Дополнительный объект

Это поле, так же как и предыдущее, может быть использовано только тогда, когда явно указан вид операции выбираемых документов.

▼Склад

В комбо-боксе ▼Склад может быть выбран склад, к которому должны относиться показываемые документы. Система автоматически вставляет сюда текущий склад. Кнопка [Список] справа от этого комбо-бокса позволяет выбрать список складов, по которым система должна отобрать документы.

Система допускает выбор только того (тех) складов, на которые у пользователя есть права доступа.

Сумма

В некоторых случаях требуется отобрать только те документы, номинальная сумма которых находится в строго определенном диапазоне. Поле “Сумма” как раз и позволяет задать этот диапазон. Нижняя и верхняя граница диапазона должны быть разделены двумя точками.

Например “12300..12500”.

▼Статус

Выбрав в этом комбо-боксе один из доступных статусов документов, вы ограничите выборку только теми документами, у которых установлен соответствующий статус.

✓Показывать долги

При работе с долговыми документами часто необходимо видеть долг контрагента (или перед контрагентом) по каждому выводимому документу. Для этого следует включить этот флажок.

✓Только не оплаченные

При включении этого флажка в реестре будут выведены только те документы, которые имеют ненулевую сумму долга.

✓Только не отгруженные

Этот флаг доступен только для товарных документов. Если он включен, то будут показаны документы, имеющие признак ✓Отгружен.

✓Только отгруженные

Так же, как и предыдущий, этот флаг доступен только для товарных документов. Если он включен, то в выборку попадут только документы, не имеющие признака ✓Отгружен.

✓Только открытые

Данные флаг применим для документов заказов и драфт-документов (на рисунке не показан). Если он включен, то выборка включает только документы, не имеющие признак ✓Закрыт (для документов заказов) или ✓Списан (для драфт-документов).

▼Валюта

При работе с валютными документами этот комбо-бокс позволяет отобрать только документы, номинированные в выбранной валюте. Если валюта в этом поле не указана, то реестр покажет только документы, номинированные в базовой валюте.

✓Все валюты

При включенном значении этого флажка реестр выведет документы, номинированные в любой валюте. При этом таблица будет содержать колонку с символом валюты, соответствующей каждому из документов.

✓Новый документ по фильтру

Этот признак относится к действиям, а не к критериям выбора документов. Если вам необходимо ввести много однотипных документов, то укажите в фильтре параметры вводимых документов, и установите флаг ✓Новый документ по фильтру. В этом случае каждый новый документ, будет изначально получать некоторые характеристики, соответствующие фильтру (дату, вид операции, контрагента, дополнительный объект и склад).

✓Показывать только собственные документы

Если этот флаг установлен, то в таблице будут показаны только те документы, которые были созданы под той же учетной записью, под которой вы работаете в текущий момент. Этот флаг является частичным представлением критериев, доступных по кнопке [Период создания/изменения].

✓Показывать документы без агента

Этот флаг позволяет отобрать только те документы, в которых не установлен агент.

[Теги]

Открывает внутренний фильтр по тегам документов. Подробно фильтр тегов рассмотрен на стр. link.

[События]

При нажатии на эту кнопку появляется диалог, в котором вы можете выбрать специальные критерии отбора документов, основанные на системных событиях, соответствующих документам. Эти критерии включают в себя:

Период наступления событий

Пользователь, под чьим именем зарегистрированы события

Типы событий

Например, с помощью этой опции, вы можете отобрать документы измененные пользователем USER001 с 1/06/2007 по 10/06/2007.

Подробно о системных событиях см. стр. link.

[Расширение]

По этой кнопке доступен диалог ввода дополнительных параметров отбора документов в реестре.

[Опции просмотра]

Кнопка отрывает диалог, в котором можно задать дополнительные опции просмотра данных в таблице. На текущий момент доступны опции, позволяющие отображать дополнительные столбцы в таблице:

✓Дата отгрузки (фрахт)

Выводит столбец даты отгрузки из фрахта документа. Столбец появляется после даты документа или (если задана соответствующая опция, описанная ниже) после даты исполнения.

✓Дата прибытия (фрахт)

Выводит столбец даты прибытия из фрахта документа. Столбец появляется после даты отгрузки или на месте, описанном выше.

✓Дата исполнения

Выводит колонку, в которой отображается дата исполнения документа. Колонка появляется после столбца даты документа.

✓Агент

Выводите колонку с наименованием агента по документа. Колонка отображается следующей по порядку после колонки контрагента.

✓Адрес доставки

Выводите колонку адресом доставки документа из фрахта.

Расширение фильтра по документам

В расширение фильтра по документам вынесены некоторые редко используемые критерии отбора документов. Диалог расширения показан на рис. link.

▼Плательщик

В этом комбо-боксе вы можете указать плательщика. При этом будут отобраны только те документы, в которых плательщик соответствует выбранному.

▼Агент

Комбо-бокс ▼Агенты позволяет отобрать документы, которые выписаны через выбранного агента. Это может понадобиться в тех случаях, когда ваше предприятие реализует свою продукцию через торговых агентов.

Если вы хотите отобрать только те документы, в которых агент не указан, то установите флаг ✓Показывать документы без агента в заголовочном диалоге фильтра (см.выше).

▼Пользователь, создавший документ

Выбрав в этом комбо-боксе пользователя, вы предпишите системе показывать только те документы, которые были созданы этим пользователем. Обратите внимание на то, что речь идет о пользователе, создавшем документ. Изменить документ при наличии прав доступа может любой другой пользователь.

Кроме собственно пользователя, здесь может быть выбрана группа, тогда документы будут фильтроваться по критерию принадлежности пользователя, создавшего документ, выбранной группе.

Период даты исполнения

Если здесь задан не пустой период, то выборка будет содержать только те документы, дата исполнения которых попадает в этот период.

Критерий может быть полезен для работы с драфт-документами и товарными заказами. В других категориях документов редко используется дата исполнения. Здесь допускается ввод шаблонизированного периода.

Переключатель налога с продаж

С помощью этого переключателя вы можете выбрать документы по критерию установленного либо снятого признака обложения документа налогом с продаж.

Переключатель 'Отклонен'

Переключатель позволяет ограничить выборку документов только теми, у которых установлен или снят признак 'Отклонен'.

По умолчанию, документы отображаются не зависимо от этого признака (позиция ○Все равно).

Переключатель 'Статус EDI RECADV'

Дает возможность фильтровать выборку документов по состоянию ответа от получателя на отправленный по каналу EDI или ЕГАИС документ.

Возможные варианты:

Все равно

Не обращать внимание на состояние ответа от получателя.

Принят

Показывает только те документы, на которые от получателя получен ответ "Принят".

Частично принят

Показывает только те документы, на которые от получателя получен акт рассогласования по некоторым позициям.

Отклонен

Показывает только те документы, которые получатель полностью отклонил.

Не определен

В выборку попадают только документы с не определенным состоянием ответа от получателя.

Переключатель 'Статус подтверждения на EDI RECADV'

Позволяет фильтровать выборку по состоянию вашего подтверждения на ответ от получателя на отправленный до каналу EDI или ЕГАИС документ.

Все равно

Не обращать внимание на состояние ответа от получателя.

Принят

Показывает только те документы, для которых вы приняли ответ от получателя.

Отклонен

Показывает только те документы, для которых вы отклонили ответ от получателя.

Не определен

Показывает документы, для которых состояние вашего ответа на подтверждение от получателя не определено.

Переключатель 'Статус печати чека'

Позволяет выбрать только те документы, по которым был отпечатан кассовый чек, либо только те, по которым чек отпечатан не был.

Очень часто пользователи, особенно начинающие, допускают следующую ошибку: вводят новый документ, параметры которого не соответствуют фильтру, по которому отбираются видимые в текущий момент документы. При этом они, конечно, не могут сразу увидеть документ, который ввели, из-за чего думают, что документ вообще не был проведен. То, что документ не виден в текущей выборке реестра документов, не означает, что он вообще не существует.

Обратите внимание на флаг ✓Предупреждать о вводе документа не соответствующего фильтру в конфигурации документов.

Особенности фильтра по документам

Следует обратить внимание на различие между пользователем, создавшим документ и пользователем во встроенном фильтре по системному журналу. Эти фильтрующие критерии не являются взаимозаменяемыми (однако, могут конфликтовать друг с другом).Одним из атрибутов документа является пользователь, который его создал. То есть, выбирая в расширении фильтра пользователя, создавшего документ, вы фильтруете реестр документов по этому атрибуту.

С другой стороны, при создании и любых изменениях документа, в системном журнале формируются записи событий. Фильтрация по периоду создания/изменения как раз и предполагает отбор документов по этим записям. Таким образом, вы можете отфильтровать документы, созданные пользователем X и измененные пользователем Y. Если же вы попытаетесь отфильтровать документы по пользователю X, создавшему документ, и пользователю Y, фигурирующему в системном событии Добавлен документ, то, несмотря на значительное время, требуемое системе для вычисления результата выборки, она будет пустая. Это - случай явного конфликта критериев.Специальный аспект производительности выборки документов с фильтрацией по агенту или плательщику обсуждается в описании общих настроек системы на стр.link.

Таблица документов

После того, как вы заполнили фильтр по документам и нажали кнопку [ОК], система покажет на экране таблицу, в которой можно видеть все документы, соответствующие фильтру. Эта таблица, в зависимости от условий отбора может иметь несколько различных видов. Типичный вид таблицы документов показан на рис. link.

Цветовое выделение элементов таблицы

В этой таблице применяются следующие особенности цветового выделения элементов:

голубой угол (Dodgerblue): Только для пользователя Master. Если документ принят из другого раздела функцией синхронизации и полностью синхронизирован (включая синхронизацию лотов).

Колонка Номер документа

Вся ячейка синяя (Blue)

Документ имеет признак “Отгружен”.

Угол лимонного цвета (Lime)

Документ принят с BHT-терминала.

Левый нижний угол пользовательского цвета

Документ имеет тег, удовлетворяющий условиям отображения цвета, заданным в конфигурации документов. Подробнее см. стр. link.

Колонка Примечание

темно-зеленый угол (Darkgreen)

Документ имеет одно или более расширенных примечаний.

Колонка Контрагент

коралловый угол (Coral)

Контрагент по документу имеет признак STOP.

Колонка Статус

серый угол (Grey)

Только для драфт-документов. Документ имеет признак “Отклонен”.

оранжевый угол (Orange)

Только для драфт-документов. Документ списан.

желтый кружок (Yellow)

Документ имеет статус с признаком “Готов для отправки по каналу EDI” и одновременно тег EDIACKBILL. В применении к ЕГАИС это означает, что документ был успешно достален до УТМ (но не до ЕГАИС).

оранжевый кружок (Orange)

Документ имеет статус с признаком “Готов для отправки по каналу EDI” и одновременно имеет тег EDIIDENTBILL. В применении к ЕГАИС это означает, что документ был доставлен до сервера ЕГАИС, который, в свою очередь, присвоил ему собственный номер.

зеленый кружок (Green)

Для отправляемых по каналу EDI документов это означает, что в ответ от контрагента было получено подтверждение приемки товара. Если вы получили это документ по каналу EDI, то такой цветовой индикатор означает, что вы подтвердили приемку этого документа.

светло-зеленый кружок (Lightgreen)

Для отправляемых по каналу EDI документов это означает, что в ответ от контрагента было получено подтверждение частичной приемки товара. Если вы получили это документ по каналу EDI, то такой цветовой индикатор означает, что вы частично подтвердили приемку этого документа.

коричневый кружок (Brown)

Для отправляемых по каналу EDI документов это означает, что в ответ от контрагента был получен отказ в приемки документа. Если вы получили это документ по каналу EDI, то такой цветовой индикатор означает, что вы отказались принимать этого документа.

Автоматическое обновление таблицы

Таблица документов относится к группе автоматически обновляемых. То есть, каждые несколько секунд программа обновляет видимую область таблицы для того, чтобы в ней отобразились изменения, сделанные другими пользователями.

Действия над документами и реестрами документов

Следующая таблица перечисляет действия, которые могут быть выполнены над отдельными документами и всем реестром документов в таблице реестра документов.

Редактировать документ

<Enter> Это действие подразумевает открытие диалога редактирования текущего документа. Внешний вид этого зависит от вида операции, к которой относится документ. Если у вас нет прав доступа на редактирование выбранного документа, то система сообщит об этом.

Добавить документ

<Insert> При обращении к этой команде вы сможете создать новый документ. Как правило, перед непосредственным вводом нового документа, система запрашивает вид операции, к которому должен относиться документ.

Добавить документ по образцу

<Alt-F2> Создание документа по образцу позволяет быстро создать аналог выбранного документа. При этом в новый документ копируется вид операции, склад, дата и контрагент выбранного документа. В зависимости от вида операции, к которой принадлежит текущий документ, может появится диалог, уточняющий это действие. Например, при выборе создания документа по образцу заказа система предлагает либо создать аналогичный заказ или создать документ отгрузки товара покупателю по выбранному заказу.

Создание документов по образцу заказа и приходного товарного документа имеют ряд специальных опций и особенностей, описанных ниже. Подробно о создании документа по образцу заказа см. стр. link.

Удалить документ

<Delete> Так как удаление документа является необратимым (документ нельзя после этого восстановить), система предварительно запрашивает подтверждение на это действие. Не всякий документ может быть удален, так как некоторые из них имеют зависимые документы, логическая целостность которых может быть нарушена при его удалении.

Например, если оприходованный товар уже продавался, то удалить такой приход невозможно до тех пор, пока не будут удалены все документы расхода товаров, поступивших по этому документу.

Удаление всей выборки

<Ctrl-F8> Очень опасное действие. При его реализации все документы текущей выборки будут полностью удалены из базы данных.

По этой причине система выдает особо строгое предупреждение после того, как вы обратитесь к этой команде. Кроме того, права доступа специально регламентируют возможность удаления выборки документов для конкретных пользователей. Если какие-либо документы из выборки не могут быть удалены по причине возможного нарушения целостности остальных объектов данных, то они остаются не удаленными, однако, когда программа встречает такой документ, она не прерывает выполнения, а продолжает попытки удалить следующие документы.

Расширение данных документа

<F4> Эта функция позволяет редактировать некоторые параметры документа, не открывая документ полностью. Вот список полей, которые доступны для просмотра и редактирования при обращении к этой функции:

Дата оплаты

Плательщик

Агент

Котировка для дополнительной цены

Номер счета-фактуры

Дата счета-фактуры

Фрахт документа

<Ctrl-F4> Функция дает возможность изменить параметры фрахта, независимо от остальной части выбранного документа. Доступность функции регламентируется флагом прав доступа ✓Модификация фрахта по объекту Документы. Подробно о правах доступа к документам см. стр. link.

Добавить документ по карте

<F2> Специализированная функция, позволяющая ускорить ввод документов, привязанных к персональной карте. После вызова этой функции появится диалог, в котором можно ввести номер карты, а затем - диалог, в котором выбирается вид операции и, возможно, проверяется пароль по введенной карте.

Вид операции можно выбрать из списка, в котором отображаются только те виды, которые сопоставлены с таблицами аналитических статей, имеющих статью, соответствующую персоналии, связанной с выбранной картой. То есть, система поддерживает следующую цепочку отношений: Выбранная персональная карта
персоналия, связанная с картой
список аналитических статей, связанных с персоналией
таблицы аналитического учета, соответствующие этим статьям
виды операций, с которыми связаны эти таблицы аналитического учета.

При выборе вида операции и нажатии [ОК] откроется диалог редактирования нового документа, в котором уже будет установлен контрагент и, если в выбранной карте определена процентная скидка, то и скидка на весь документ.

Просмотр товарных строк документа

<F3> Быстрый просмотр позволяет просмотреть строки товарных документов без возможности редактирования документа.

Проводки по документу

<Ctrl-A> Используя эту команду, вы можете увидеть (только для просмотра, не для редактирования) список бухгалтерских проводок, соответствующих выбранному документу.

Изменение статуса документа

<Ctrl-F6> Вызывает диалог изменения статуса документа.

Эта функция доступна только в том случае, если пользователю назначено право ✓Изменение статуса документа. Дополнительные подробности об изменении статуса документа вы можете найти на стр. link.

Просмотр системной информации по документу

<Ctrl-F3> Специальная функция, позволяющая увидеть некоторые системные параметры выбранного документа. Право использования этой функции регламентируется флагом ✓Системная информация в правах доступа к документам.

Просмотр событий по документу

<Ctrl-J> С помощью этой функции можно увидеть историю операций над выбранным документом. Для более подробной информации обратитесь к разделу, посвященному системному журналу.

Изменить флаги

<Shift-F3> Специальная функция, позволяющая изменить системные признаки для всей выборки документов. Кроме того, функция позволяет массово поменять статус документов.

Ни в коем случае не используйте это действие, не проконсультировавшись с лицом или фирмой, сопровождающей систему на вашем предприятии. Право доступа к этой функции регламентируется флагом ✓Массовое изменение выборки в правах доступа к документам.

Пометить

<F8> Устанавливает WL-метку на документ. Для документов, имеющих такую метку, первым символом номера следует '!' (знак восклицания). Если выбранный документ уже имеет WL-метку, то вызов этой функции снимает ее.

Право применения этой функции определяется флагом ✓Использование WL в правах доступа к документам.

Оплаты по документу

<F5> Это действие приводит к появлению таблицы просмотра и редактирование оплат и возвратов текущего документа.

Зачеты по документу

<F6> Это действие приводит к появлению таблицы просмотра и редактирование зачитывающих документов для текущего документа.

Начисление по ренте

<Shift-F5> При вызове этой функции система покажет документы начисления ренты по выбранному документу.

Возврат по документу

<Ctrl-F5> Для категории товарных документов. Это действие позволяет создать документ возврата товара отгруженного или оприходованного выбранным документом.

Зачет платежного документа

<Ctrl-P> Команда позволяет зачесть платежный документ, проведя привязанные к нему оплаты долговых документов. При прямом зачете, если вид операции позволяет, можно зачесть долговые документы другого контрагента (так называемый, тройной взаимозачет).

Зачет долгового документа

<Ctrl-E> Это действие позволяет автоматически оплатить долговой документ, если существуют зачетные документы по этому же контрагенту.

Сравнение документов

<Ctrl-C> Функция применима к списанным драфт-документам, документам списания драфт-документов, а также для документов подтверждений.

При вызове функции система определяет для выбранного документа парный и, если такой существует, выводит таблицу сравнения товарных строк этих двух документов.

Вид операции

<Ctrl-Q> Открывает диалог редактирования вида операции, к которому относится выбранный документ.

Объединение документов

<Ctrl-U> Это действие возможно при выполнении следующих условий:

В фильтре, по которому построена выборка, определен вид операции.

В фильтре, по которому построена выборка, определен контрагент, либо, выбранный вид операции не предусматривает контрагента, либо этот вид операции - инвентаризация.

Пользователь имеет права на объединение документов.

Функция объединяет всю выборку документов в один - самый первый документ выборки.

Данная операция является потенциально опасной, поскольку ее результат не может быть отменен (разобрать полученный единственный документ автоматически не возможно). Именно по этому в правах доступа по документам предусмотрен отдельный пункт, регламентирующий возможность ее выполнения, и по этой же причине система запрашивает дополнительное подтверждение от пользователя.

Анализ товарных операций

<Ctrl-T> Формирует отчет анализа товарных операций по всей выборке документов.

Подробно об анализе товарных операций см. стр. link.

Привязать документ к заказу

<Ctrl-Y> Если выбранный документ относится к виду операции с опцией ✓Отгрузка по заказу, то вызов этой команды приведет к тому, что на экране появится таблица со списком открытых документов заказа по тому же контрагенту, что и у выбранного документа. Вы сможете выбрать из этой таблицы любой заказа и тогда система свяжет отгрузку с этим документом заказа.

Печать текущего документа

<F7> В зависимости от вида операции, к которой относится выбранный документ, это действие позволяет распечатать форму первичной отчетности, соответствующую документу. Например, для товарного документа, это может быть накладная или счет-фактура, для бухгалтерского - кассовый ордер, авансовый отчет и пр. Если возможен выбор, то система выдаст диалог, позволяющий вам выбрать ту форму которая необходима в данный момент.

Печать выборки документов

<Alt-F7> Вывод на печать списка всех документов из реестра. Форма вывода на печать зависит от параметров отбора документов, заданных в фильтре.

Печать информации о выборке документов

<Shift-F7>

Печать чека на POS-принтер

<Ctrl-Z>

Функция позволяет отпечатать кассовый чек, соответствующий выбранному документу, на фискальном регистраторе. Физически в базе данных не создается кассового чека для этого документа. На фискальный регистратор отправляется образ документа в виде чека. Функция бывает нужна в тех случаях, когда вы выписываете документ, предусматривающий наличную оплату, и должны отпечатать по нему фискальный чек.

Естественно, если для вашего предприятия такие операции являются правилом, а не редкой необходимостью, то правильнее использовать специализированные инструменты, предоставляемые системой (панель чеков, кассовые сессии и т.д.). Технически, при обращении к этой функции происходит следующее:

Система пытается идентифицировать кассовый узел, к которому следует обратиться за сервисом печати чеков. Для этого такой кассовый узел должен быть определен в конфигурации документов, либо задан в командной строке при запуске сеанса опцией BILLCASH. Второй вариант является приоритетным. То есть, если задана опция командной строки и определен кассовый узел по умолчанию, то для печати чека применяется тот кассовый узел, который задан в командной строке.

Если для вида операции, которому принадлежит документ не установлена опция печати ✓Печатать чек по документу, то печать не осуществляется.

Если по документу уже был отпечатан чек, то новый чек система не отправит на фискальный регистратор. Здесь есть одно исключение: если вы авторизовались в базе данных с именем master, то повторная печать возможна, но с предварительным подтверждением.

Для товарных и драфт-документов если в опциях печати вида операции установлен флаг ✓Печатать чек по документу с товарными строками, то на фискальный регистратор отправляются вся товарные строки документа.

В противном случае - только итоговые суммы по документу.

Если печать чека по документу успешно завершилась, то документу присваивается специальный флаг ✓Отпечатан чек и в системный журнал заносится событие По документу отпечатан кассовый чек (объектом этого события выступает сам документ, а дополнительное значение равно идентификатору кассового узла, который предоставлял сервис печати чека).

Печать нулевого чека

<Alt-Minus>

Печать всех документов

<Ctrl-S> Вызывает функцию печати первичных отчетов по всей выборке документов.

Печать чека

<Ctrl-F7>

Итоги по выборке

<F9> См. ниже

Расчет НДС по выборке

<Ctrl-F9> Расчет НДС по выборке представляет довольно редко используемую опцию, позволяющую получить детальный отчет по суммам НДС, начисляемых и зачитываемых текущей выборкой документов. Для правильного расчета этих сумм вы должны соответствующим образом выбрать условия фильтрации документов.

Передать выборку документов

<Ctrl-H> Эта функция нужна тогда, когда вы хотите передать всю выборку документов в другой раздел базы данных.

Передать документы Charry

<Ctrl-B>

Экспорт документов

<Ctrl-R>

Экспорт в ЕГАИС

<Ctrl-F10>

Экспорт платежных поручений

<Ctrl-L> Экспортирует все платежные поручения, привязанные к документам выборки в файл для передачи в систему клиент-банк. Естественно, если каким либо документам выборки не сопоставлены платежные поручения, то для этих документов ничего не происходит. После вызова функции, если существует более одной конфигурации экспорта, появляется диалог, позволяющий выбрать конкретную конфигурацию.

В случае, если существует только одна такая конфигурация, то диалог выбора не появляется, но сразу запускается процедура экспорта. Если же не настроено ни одной конфигурации, то выдается соответствующее сообщение об ошибке.

Подробно о настройке экспорта в системы клиент/банк см. стр. link.

Обновить список

<Ctrl-V> Обновление выборки документов просто приводит выборку в соответствие с изменившейся ситуацией. Так, если вы хотите увидеть документы, которые появились в базе данных после того, как вы нажали кнопку [ОК] в фильтре по документам (например в результате работы операторов или приема данных из другого раздела), то выберите эту команду.

Редактирование примечаний

<Ctrl-M> Эта функция позволяет создавать и редактировать дополнительные примечания к выбранному документу. Если на момент обращения к функции с документом не было связано ни одного дополнительного примечания, то появится окно с полем ввода нового примечания.

Если же с документом уже было связано хотя бы одно примечание, то открывается диалог списка примечаний для редактирования, создания или удаления примечаний. Документы, к которым привязаны дополнительные примечания, выделяются в таблице окрашенным левым верхним углом в колонке “Примечание”.

При наведении курсора мыши на эту ячейку открывается небольшое окно, в котором помещается текст дополнительных примечаний.

Редактировать документ подтверждения

<Ctrl-K>

Удалить документ подтверждения

<Ctrl-D>

Функция массового изменения некоторых атрибутов

<Ctrl-X> <Ctrl-X> Специализированная функция, позволяющая изменить один или несколько атрибутов всех документов выборки, а так же поменять значения номеров документов.

Для выполнения этой функции необходимо иметь права на изменение и на массовое изменение документов.

Итоги по документам

Расчет итогов позволяет увидеть обширную итоговую по выборке документов. Вид панели итогов реестра документов показан на рис. link. Здесь представлены следующие элементы:

Общее количество

Номинальную сумму документов реестра

Сумма долга по всем документам реестра (имеет смысл только при соответствующей выборке документов).

Список сумм документов выборки.

[Печать]: Кнопка позволяет отправить на печать итоговые данные.
Стандартная форма отчета итогов: BillTotal.
[Суммы НДС по выборки документов]: Кнопка открывает дополнительный диалог, в котором отображается подробная информация о суммах НДС по выборке документов с детализацией по налоговым ставкам.

Администрирование документов

Поскольку документы - это центральное ?онятие в системе Papyrus , то и настройка и администрирование документов является обширным и сложным разделом. Здесь мы рассмотрим темы прав доступа к документам, параметров настройки документов, а также опишем особенности документов как объектов данных.

Следует заметить, что существенную роль в использовании документов играет правильная настройка видов операций и других справочников, имеющих прямое или косвенное отношение к документам.

Особенности документов как объектов данных

Блокировка документов

При открытии документа для редактирования каким-либо из пользователей этот документ блокируется системой для того, чтобы другие пользователи не могли открыть этот же документ для редактирования. Целью такой блокировки является не допущение конфликтной ситуации, при которой пользователь изменяет документ состояние которого в базе данных уже изменилось.

Системные события по документам

Типы событий, вносимых в системный журнал, при операциях с документами отличаются от аналогичных для остальных типов объектов данных. Перечислим и кратко опишем все возможные типы таких системных событий.

Документ создан (3)

Формируется при успешном проведении нового документа. Этот тип события аналогичен Объект создан, используемому для остальных типов объектов данных.

Документ изменен (4)

Формируется при успешном сохранении в базе данных изменений существующего документа. Дополнительный идентификатор события определяет ссылку на запись версии документа до изменения (при условии, что функция истории документов включена).

Этот тип события аналогичен Объект изменен, используемому для остальных типов объектов данных.

Документ удален (5)

Формируется при успешном удалении документа.

Дополнительный идентификатор события определяет ссылку на запись версии документа до изменения (при условии, что функция истории документов включена). Этот тип события аналогичен Объект удален, используемому для остальных типов объектов данных.

Документ отпечатан (6)

Не используется.

Изменена привязка персональной карты (20)

Этот тип события информирует о том, что при изменении документа была изменена привязка его к персональной карте.

Дополнительный идентификатор события определяет ссылку на персональную карту, которая была связана с документом до его изменения.

Изменен статус документа (22)

Формируется при изменении статуса документа.

Дополнительный идентификатор определяет значение статуса, который документ имел до изменения.

Документ исправлен функцией восстановления (36)

Единственный случай формирования такого события - автоматическая корректировка оплат с висящей ссылкой на долговой документ (Админ→ Корректировка→ Поиск оплат без связанного документа).

Списание инвентаризации (37)

Документ инвентаризации был успешно списан.

Откат списания инвентаризации (38)

Был осуществлен успешный откат списания инвентаризации.

Загрузка инвентаризации из терминала (39)

Документ инвентаризации был принят с терминала сбора данных.

Объединение инвентаризаций (40)

Формируется при успешном объединении нескольких документов инвентаризации в один.

По документу отпечатан кассовый чек (47)

Формируется при печати кассового чека через синхронный кассовый узел (обычно на фискальный регистратор).

Изменено расширенное примечание по объекту (48)

Формируется при создании или изменении расширенного примечания к документу.

Изменено расширение документа (49)

Событие возникает при успешном изменении расширения документа в обход основной части документа. Это событие может инициироваться при одиночном или массовом изменении расширенных атрибутов документа из таблицы документов, если при этом основная часть документа не модифицируется. Например в случае, если вы меняете только агента по документу.

Создан документ инвентаризации (52)

Так как инвентаризация является обособленным типом документов, то для нее существует отдельное событие, фиксируемое при создании нового документа инвентаризации.

Изменен фрахт документа (54)

Событие возникает при успешном изменении фрахта документа в обход остальных частей документа. При этом дополнительное значение события равно нулю.

Если был изменен (установлен либо снят) признак документа “Отгружен”, то так же создается событие Изменен фрахт документа, но с дополнительным параметром равным 1.

Изменен контрагент по документу (55)

Событие возникает при изменении существующего документа, если при этом был изменен основной объект документа (контрагент).

Синхронизация документов между разделами базы данных

Документы, будучи сложными объектами данных, обладают значительным числом особенностей при синхронизации между разделами базы данных.

Документы не имеют правил контекстной синхронизации

Это значит, что система при приеме нового документа из другого раздела не пытается синхронизировать его с каким-либо из существующих документов иначе как по таблице синхронизации.

Практически, это означает, что нельзя одновременно завести один и тот же по сути документ в разных разделах и надеяться на то, что при синхронизации система как-то сумеет узнать, что эти документы - суть одно и то же.Естественно, системная синхронизация остается в силе. То есть, однажды принятый документ не будет дублироваться при последующих приемах этого же документа.

Передача изменений товарных документов

Начиная с версии 8.0.3 Papyrus научился принимать изменения товарных документов. Тем не менее, это сопряжено с рядом условий:

Все лоты, к которым привязаны строки передаваемых документов должны быть синхронизированы (речь идет о лотах, которые документ не генерирует сам, но использует).

Для того, чтобы система синхронизировала лоты необходимо, как минимум, установить флаг ✓Синхронизировать лоты в системных параметрах общих настроек (стр. link).

Документ, подлежащий изменению, должен быть полностью синхронизирован. Это значит, что при предшествующем приеме, система смогла сформировать точно такой же, с точностью до строки, документ, какой был передан.

В качестве примера ситуации при которой документ может быть не полностью синхронизирован можно привести вариант, когда строка исходного документа была принята двумя строками из-за того, что в синхронизированном лоте был не достаточный остаток для списания и пришлось использовать другой лот.

Из предыдущего пункта следует, что товарных документ, сформированный любым способом, отличным от акцепта из другого раздела, точно не будет изменен при синхронизации, поскольку признак “Полностью синхронизирован” устанавливается только при приеме в процессе синхронизации.

Возможно, в дальнейшем, это правило будет пересмотрено.

Отдельное замечание по поводу изменения признака ✓Отгружен при передаче документа

До версии 6.9.7 этот признак безусловно передавался. Начиная с версии 6.9.7 при акцепте изменения документа, данный флаг устанавливается, если в разделе-приемнике он не был установлен (в разделе-отправителе - установлен). Если же в разделе-приемнике флаг ✓Отгружен уже установлен, то отсутствие флага в документе, пришедшем из другого раздела, не приведет к снятию флага в существующем документе.

Прием товарных документов из другого раздела сопряжен с риском дефицита остатков

Если учетные остатки между разделом-отправителем и разделом получателем по складу, к которому относится принимаемый товарный документ, расходятся, то возникает вероятность невозможности приема полного расходного документа из-за того, что остаток какого-либо товара будет недостаточен.

Существует несколько способов избежать либо решить проблему дефицита при приеме товарных документов:

Самое простое (и правильное) это - обеспечить хронологическую организацию работы. То есть, избегать правки уже переданных документов и обмениваться документами “день-в-день”.

При возникновении дефицита оперативно находить и устранять расхождение в остатках между разделами.

Система позволяет принять неполные документы. Это - крайне не желательный способ, приводящий к еще большему усугублению расхождений учета между разделами. К тому же он приводит к несоответствию в документообороте.

Использование этого метода регламентируется флагом ✓Не принимать неполные документы в конфигурации обмена данными (см. стр. link).

Еще один метод “грубой силы” заключается в том, чтобы заставить систему оприходовать товары, которых не хватает для приема расходных документов. Этот способ, так же, как и предыдущий является нежелательным. Хотя он и не приводит к расхождению в суммах и структуре принимаемых документов, но формирует фиктивные остатки, от которых очень сложно избавляться.

Заметим, что существует область использования функции доприходования дефицита, которая рассматривает эту функцию как штатную, а не как аварийную. Речь идет о специализированном разделе базы данных, в который нарочито принимаются только расходные документы, а приход формируется автоматически.

Права доступа к документам

Система Papyrus включает следующие способы ограничения прав доступа к документам:

Период доступа к документам на чтение

Период, в который попадают даты документов, которые пользователь может видеть.

Период доступа к документам на изменение

Период, в который попадают даты документов, которые пользователь может изменять. Естественно, период доступа “на изменение” не может выходить за пределы периода доступа “на чтение”. Другими словами, если вы не можете видеть документ, то и не можете его изменять.

Доступ к документам по критерию создателя

Функция, позволяющая ограничить просмотр документов только теми, которые созданы самим пользователем, либо, как один из вариантов, любым пользователем из группы, которой принадлежит данный пользователь.

Заметим, что это ограничение является “не строгим”. То есть, фактически оно действует только на таблицу реестра документов, ограничивая список просматриваемых документов теми, которые удовлетворяют рассматриваемому критерию. Например, просматривая оплаты по документу, пользователь сможет видеть те документы оплаты, которые созданы не им. В равной степени, отчеты, извлекающие данные из содержимого документов не будут ограничиваться для этого пользователя в соответствии с рассматриваемым признаком.

Список доступных видов операций

Список доступных операций - это набор операций, к которым относятся документы, видимые для пользователя. Если список пуст, то система считает, что пользователь может видеть документы по всем видам операций.

Список доступных складов

Список доступных складов регламентирует склады, документы по которым пользователь может видеть и изменять. Пустой список доступных складов означает отсутствие ограничений по складам.

Базовые опции доступа к документам

Базовые признаки доступа к документам включают: просмотр, создание, модификация, удаление, администрирование. Это стандартные признаки, регламентируемые для любых объектов.

Расширенные опции прав доступа к документам

Блок прав доступа к документам содержит большое количество расширенных опций регламента доступа к различным функциям управления документами.

Кассовые чеки

Предоставляет право просматривать и изменять кассовые чеки.

Закрытие кассовой сессии

Предоставляет право закрывать кассовые сессии.

Открытие кассовой сессии

Предоставляет право открывать кассовые сессии.

Системная информация

Установленный признак позволяет пользователю просматривать и изменять системную информацию по документу.

Модификация даты

Дает право на изменение даты документа.

Модификация товара

Дает право на изменение товара в строке товарного документа. В случае приходных товарных операций такое изменение влечет за собой модификацию всех товарных документов, которые содержат строки, относящиеся к лоту, созданному изменяемой строкой. Это - очень длительная операция, влияющая на большое количество параметров учета.

Модификация контрагента

Дает право изменять контрагента в документах.

Модификация фрахта

Данный флаг регламентирует возможность изменения данных фрахта в документе. Флаг имеет ряд нюансов, о которых следует упомянуть:

Если пользователь не имеет прав на изменение документа, но имеет право на изменение фрахта, то ему доступна возможность изменить фрахт из таблицы документов либо из отчета по фрахту, независимо от остальной части документа. Одновременно с этим, при такой ситуации, во фрахте нельзя изменить значение стоимости фрахта, поскольку эта сумма может влиять на состояние учета.

Если статус документа не допускает его редактирования, то даже рассматриваемый флаг не даст возможности изменить данные фрахта.

Использование WL

Предоставляет возможность устанавливать и снимать WL-признак на документах.

Доступ к ценам поступления

Отсутствие этого признака запрещает пользователю каким-либо образом видеть цены поступления документов, а также их суммированные и агрегированные значения, в том числе и в отчетах (например в отчете об остатках товаров или лотах).

Массовое изменение выборки

Дает право на выполнение удаления всей выборки документов, а также массового изменения атрибутов выборки документов.

Необходимость в регламентировании этих действий продиктована их необратимостью и потенциально возможными значительными отрицательными последствиями.

Объединение выборки документов

Дает право на выполнение операции объединения выборки документов в один документ. Так же, как и в случае полного удаления выборки документов, это действие необратимо и несет в себе потенциальную опасность для целостности данных.

Изменение статуса документов

Позволяет изменять статус документа.

Отмена котировки в строке документа

Опция допускает отмену установки котировки на строку товарного документа.

Фактически, этот флаг нужен для блокировки возможности некоторым пользователям отменять автоматически установленную котировку. Заметим, что опция сказывается только на возможности ручной отмены котировки. Все автоматически осуществляемые функции (какими-бы они не были) не подконтрольны этому флагу.

Установка скидки на весь документ

Отсутствие данного флага блокирует возможность пользователя установить скидку на весь документ в заголовочном диалоге документа. Аналогично предыдущей опции, этот флаг не влияет на работу автоматических функций.

Например, при создании нового документа отгрузки покупателю, в соглашении с которым оговорена общая скидка, эта скидка будет установлена в документе не смотря на наличие или отсутствие данного флага, однако, пользователь, не имеющий права на установку общей скидки не сможет изменить автоматически установленное значение.

Модификация синхронизированного документа

Отсутствие данного флага блокирует возможность изменения товарных строк документа, который уже синхронизирован с другими разделами базы данных. Основное назначение этого регламента - минимизировать вероятность изменения документов, образы которых присутствуют в других разделах (такие изменения не могут быть переданы в другой раздел).

При этом система не ограничивает изменение большинства атрибутов заголовка документа, поскольку такие изменения другими разделами принимаются.

Изменить права доступа к документам можно в пункте меню Админ→ Группы и пользователи для конкретных пользователей или для групп. Более подробно администрирование прав доступа описано в главе link.

Конфигурация документов

Опции конфигурации документов доступны через меню Админ→ Прочие конфигурации→ Конфигурация документов.

▼Регистр, используемый для выбора контрагента

При вводе документа в поле “Контрагент” вы можете нажать клавишу <F2> и ввести код контрагента для поиска. Порядок обработки системой введенного кода следующий:

Система определяет таблицу аналитического учета, определенной для вида операции, к которой относится документ. Если в этой таблице определен тип регистра для поиска контрагента, то используется этот тип регистра.

Если по алгоритму, определенному первым пунктом тип регистра не определен, система использует значение из описываемого поля как тип регистра для поиска контрагента.

Если в результате прохождения первых двух шагов система смогла выяснить тип регистрационного документа, используемого для поиска контрагента, то ищет персоналию с введенным значением регистрационного номера и связанную с аналитической статьей, относящейся к таблице объектов вида операции, к которой относится документ. Если такая персоналия найдена, то соответствующая ей статья становится контрагентом документа.

▼Статус новых документов

Если здесь указан один из статусов документов, то любой новый документ, относящийся к виду операции, который не переопределяет данных признак, получает такой статус. Если это поле пусто, то новые документы создаются с неопределенным статусом. Подробнее о статусах документов см. стр. link.

✓Подтверждать WL

Если флаг установлен, то при нажатии клавиши <F8> на документе в таблице документов, система будет запрашивать подтверждение на изменение признака WL для выбранного документа. Если флаг не установлен, то признак WL изменяется без предупреждения. Если права доступа пользователя к документам запрещают использование признака WL, то попытка изменить этот признак ни к чему не приведет.

✓Допускать переоценку цен поступления без поставщика

По умолчанию, переоценка цен поступления в документах переоценки допустима только в том случае, если в документе указан контрагент (поставщик). Более того, вы не сможете переоценить цены поступления лотов, пришедших от поставщика, отличного от того, который указан в качестве контрагента документа переоценки.

В том случае (возникновение которого представляется нам маловероятным), вам надо переоценивать цены поступления без явного указания поставщика и без ограничения по поставщикам лотов, установите этот флаг.

✓Предупреждать о наличии у клиентов просроченной задолженности

Если этот флаг включен, при выборе контрагента в документе отгрузки или заказа, система будет проверять текущий долг по выбранному клиенту, и, если этот долг является просроченным, выдает предупреждение. Обратите внимание на то, что система при этом не блокирует выбор контрагента, а лишь предупреждает оператора. Для жесткой блокировки выбора задолжавшего клиента следует использовать признак аналитической статьи ✓Стоп.

✓Предупреждать об отсутствии или просроченности соглашения

Если этот флаг установлен, то при выборе контрагента в документе, программа идентифицирует соглашение с этим контрагентом, и, если соглашения нет, либо срок его действия меньше, чем дата документа, выдает сообщение. Опция работает только для аналитических статей, ассоциированных с таблицами, требующими соглашения с клиентом (но не действует для таблиц, требующих соглашения с поставщиком).

✓Выставлять признак отличия последней ЦП от введенной

Установка этого флага приведет к тому, что при вводе строки документа, приходующего товар, если введенная цена поступления отличается от цены поступления по последнему лоту, справа от цены поступления высветится символ “Р”. Это обычно используется для того, чтобы оператор, вводивший документ, мог вовремя среагировать на изменение цены поставщики.

✓Предупреждать о вводе документа, не соответствующего фильтру

Для того, что бы предотвратить популярное у начинающих пользователей заблуждение, что введенный ими документ бесследно исчез из-за того что он не виден в таблице документов по причине несоответствия этого документа условиям фильтрации, установите этот флаг. В этом случае, если введенный документ не соответствует фильтру просмотра документов, пользователь увидит на экране сообщение об этом.

✓Разрешить множественную печать первичных документов

Включение этого флага позволяет одним действием отправить на печать сразу несколько вариантов первичных форм по документу. Например, пользователь сможет в одно действие отправить на печать счет-фактуру, накладную и сведения о сертификатах.

У множественной печати есть и отрицательные стороны: во-первых, невозможен предварительный просмотр - печать идет сразу на принтер, во-вторых, количество копий может быть задано только для всех форм одновременно. То есть, при множественной печати нельзя отправить на печать одну копию накладной и две копии счета-фактуры: либо по два экземпляра, либо по одному. Вы можете переопределить эту опцию для конкретного рабочего места с помощью функции настройки интерфейса (см. стр. link).

✓При подборе по штрихкоду - автоматическое количество 1 единица

При выборе товара в строках товарных документов по штрихкоду, вновь созданная строка содержит, по умолчанию, ноль в поле количества. Если особенности ведения учета таковы, что операции над товарами чаще всего совершаются в количестве одной штуки (сувениры, компакт-диски, редкие книги и т.д.), то установка этого флага позволит значительно ускорить обработку документов, так как при сканировании штрихкода в поле количества товара автоматически будет появляться единица. Примерный сценарий отгрузки штучной продукции:

В строках расходного документа оператор сканирует штрихкод на товаре

Система распознает штрихкод, открывает диалог редактирования новой строки, в котором уже указана одна единица

Оператор нажимает <Enter> для проведения строки и возвращается к первому пункту сценария

✓Не предупреждать о дублировании товара в строках документа

Аналогично предыдущему флагу, этот флаг предназначен для ускорения ввода документов при идентификации товаров по штрихкодам.

Если этот флаг не установлен, то при выборе товара, который уже есть в документе, система выдает сообщение об этом и в зависимости от ответа пользователя, либо дает ему возможность продолжить ввод строки, либо переводит указатель текущей строки на первую сверху строку с выбранным товаром. Если это сообщение мешает вам быстро вводить строки накладной, то установите обсуждаемый флаг.

✓Печатать в ценниках цену из котировки по акции

✓Автоматически генерировать серийный номер

Если этот флаг установлен, то в приходных строках товарных документах поле “Серийный номер” автоматически заполняется уникальным серийным номером. Если эта опция не установлена, то для генерации серийного номера необходимо, находясь в этом поле, нажать клавишу <F2> . Если шаблон серийного номера не определен, то такой номер генерироваться не будет.

✓При комплектации ЦР на исходящие позиции - по базовой котировке

При включении этого флага, в приходных строках документов модификации цена реализации будет формироваться из базовой котировки, если такая котировка определена.

Если флаг не установлен или не определена базовая котировка для выбранного товара по складу документа, то для вычисления цены реализации применяется правило последнего лота. Подробнее см. “Особенности товарного учета в системе Papyrus” в этом разделе.

✓Выделять цветом отгруженные документы

Если флаг включен, то в таблице товарных документов отмечаются цветом те документы, которые имеют признак ✓Отгружен.

✓Допускается переопределять котировку из соглашения

Данная опция относится к товарным документам. Главным образом - к расходным. При установке котировки в строке документа, система ищет подходящие котировки и, если их более одной, то предлагает выбор.

В случае, когда соглашение с контрагентом предопределяет вид котировки, то система считает, что именно он и должен быть применен. Следовательно, у пользователя и не запрашивается вид котировки. Если обсуждаемый флаг установлен, то даже при наличии заданного в соглашении с контрагентом вида котировки, если существует выбор более чем из одной допустимой котировки (включая ту, что определена в соглашении), система запросит у пользователя вид котировки для применения.

Наоборот, при отсутствии этого флага, из скольких бы видов котировок нельзя было бы сделать выбор, безусловно применяется вид котировки из соглашения.

✓Проверять зарезервированные остатки товаров

Если этот флаг не установлен, то система не станет проверять резерв по резервирующим заказам при вводе документов отгрузки.

Этот флаг является страхующим, и в нормальном режиме должен быть установлен.

✓Цена из заказа имеет низкий приоритет

✓Дополнительная статья по документу как главная организация

Узкоспециализированный флаг. Установленный флаг влияет только на документы, относящиеся к видам операций, в который определен дополнительная таблица объектов, причем, эта таблица должна ссылаться на персоналии зарезервированного вида Главная организация. Если флаг установлен, то при обработке документа, подпадающего под обозначенные выше условия, система извлекает главную организацию не из текущего состояния сеанса, а из дополнительной статьи по документу.

В подавляющем большинстве случаев, этот флаг не следует устанавливать (вместе с тем, следует сказать, что навредить неправомерной установкой этого флага крайне сложно из-за большого количества условий, необходимых для его действительного применения программой).

✓Принимать изменения товарных документов из других разделов

Если этот флаг включен, то система будет принимать изменения товарных документов, пришедших из других разделов распределенной базы данных.

До версии 8.0.3 Papyrus не умел принимать такие изменения.

✓Передавать прикрепленные файлы

Опция сейчас не используется.

✓Не наследовать сертификат в приходе товара

Флаг блокирует функцию наследования сертификата из последнего лота в диалоге строки товарного документа. Необходимость в установке флага может возникнуть в больших базах данных, оперирующих значительным числом лотов и не использующих при этом сертификаты, связанные с лотами. В этом случае попытки системы найти последний лот с сертификатом для его наследования, может вызывать заметные задержки и увеличение нагрузки на сервер базы данных.

✓Возвраты наследуют фрахт из основного документа

Если флаг установлен, то при создании нового документа возврата, этот документ получает запись фрахта, унаследованную от документа, к которому он привязан. Правила наследования следующие:

Дата отправления обнуляется.

Дата прибытия обнуляется.

Стоимость фрахта обнуляется.

Транспорт обнуляется.

Капитан (водитель) обнуляется.

Порт отправления и порт отгрузки (если хотя бы один из них не пустой) меняются местами.

Кроме всего перечисленного, вид операции возврата должен иметь признак ✓Ввод информации по фрахту.

✓Использовать подбор лотов в расходных документах

Если флаг установлен, то при подборе товарной позиции в строках расходного товарного документа, сразу после выбора товара, либо при выборе серийного номера, сразу будет отображаться таблица для выбора партии.

✓Наследовать серийные номера в приходе товара

Флаг влияет на поведение диалога ввода строки приходного товарного документа. Если опция включена, то новая строка документа автоматически унаследует серию от лота, по образцу которого создается эта строка (обычно это - последний лот, относящийся к тому же товару).

✓Не проверять цепочки кодов расширения лотов

Эта опция воздействует на поведение системы при вводе кодов расширения лотов в товарном документе. Речь идет о специальных кодах маркировки товарных единиц (в России - ЕГАИС, “честный знак”). Если флаг включен, то при вводе кодов строки расходного документа, программа не станет проверять был ли такой код ранее ассоциирован с лотом, к которому относится строка или нет. В противном случае система осуществляет строгий контроль на предмет того, что марка была ранее введена и еще не была израсходована. В общем, рекомендация по этому флагу такая: если вы работаете с системой ЕГАИС, то флаг не следует устанавливать, для честного знака - следует. Если вы работаете и с маркированной продукцией ЕГАИС и продукцией, которую маркируют этикетками “честный знак”, то обратитесь к сопровождению системы - на текущий момент решения такой проблемы нет.

Показывать коды в строках документов

Задает варианты отображения кода товара и (или) серийного номера в строках товарных документов.

✓Штрихкод

Если флаг установлен, то в колонке, следующей за наименование товара будет отображаться штрихкод этого товара. Если товар имеет несколько штрихкодов, то отображается единственный, определяемый по правилу, описанному на стр. link.

✓Серийный номер

Если данный флаг включен, то в колонке, следующей за наименованием товара или штрихкодом (если установлен флаг, определенный выше) отображается серийный номер лота, которому соответствует товарная строка документа.

На быстродействии работы оба флага практически не сказываются, поскольку при отображении и штрихкода и серийного номера интенсивно используется технология кэширование.

Подстановка дефицитного товара

Подстановка дефицитного товара широко используется в учете производства, а также в розничной торговле. Традиционная технология предполагает использование в качестве подстановочных позиций членов товарного обобщения, которому принадлежит дефицитный товар. Для использования этой технологии, переключатель должен находится в первом положении.

Более новая технология подстановки дефицита опирается на так называемые подстановочные структуры товаров. Такой подход предоставляет большую управляемость механизму подстановки, однако, унаследованные базы данных из-за привычки и большого объема унаследованных данных и конфигураций не могут быстро перестроиться на его использование. Для использования этой технологии следует установить положение обсуждаемого переключателя во второе положение.

Если вы хотите заблокировать использование технологии подстановки дефицитных товаров, то установите переключатель в третье положение.

Шаблон генерации серийного номера лота

Шаблон в соответствии с которым формируются новые серийные номера. Формат шаблона такой же, как и шаблон номера документов, описанный в разделе, посвященном операционным справочникам.

Если это поле пусто, то система не будет автоматически генерировать серийные номера.

Счетчик для генерации серийного номера лота

Это поле содержит значение, используемое для формирования следующего серийного номера лота (инвентарного номера объекта основных средств). Это значение увеличивается на единицу при каждом формировании системой серийного номера лота.

Категорически не рекомендуется изменять, особенно в меньшую сторону, это значение, поскольку такие действия могут привести к появлению не уникальных серийных номеров.

Шаблон генерации инвентарного номера

Назначение этого поля аналогично предыдущему, только этот шаблон используется для генерации инвентарных номеров основных средств.

Суффикс уникальности серийного номера

Весьма специализированная опция, необходимая для обеспечения внутренней уникальности серийных номеров лотов относительно одного и того же товара. Обычно применяется в автоматизации аптек для того, что бы приходящие из-вне (от поставщиков) серийные номера для одного товара номинально отличались, но при этом можно было бы сопоставить их с оригинальным значением.

Правила определения суффикса следующие: сначала идет фиксированная строка длиной от одного до пяти символов, которая будет прикрепляться в хвосте не уникального серийного номера а затем цифра, обозначающая длину переменной числовой части суффикса серии. Например: UQ4
Такое определение предписывает системе добавлять к не уникальной серии суффиксы UQ0001, UQ0002, UQ003 и т.д.

[Дополнительно]

Кнопка открывает диалог дополнительный параметров конфигурации. Детально диалог описан ниже.

[Расчет скидки]

Вызывает диалог конфигурации распределения общей скидки по строкам товарного документа. Подробности см. на стр. link.

[Расценка]

Вызывает диалог конфигурации расценки документов. Подробности см. на стр. link.

[Фильтр индикаторов тегов]

Фильтр тегов документов, определяющий цветовую индикацию номеров документов в таблицах.

Если тег документа в таблице соответствует одному из критериев, то нижний левый угол ячейки с номером этого документа окрашивается выбранным в фильтре цветом. Следует иметь в виду, что если теги документа удовлетворяют более чем одному критерию из списка, то применяется цвет первого из них (в порядке следования сверху-вниз).

Подробно о редактировании фильтров тегов рассказано на стр. link.

[Фильтр индикаторов тегов лотов]

Фильтр тегов лотов, определяющий цветовую индикацию лотов в таблицах. Правила определения фильтра аналогичны тем, что действуют для [фильтра индикаторов тегов].

Дополнительные параметры конфигурации документов

Диалог дополнительных параметров конфигурации документов

В этом диалоге можно просмотреть и модифицировать несколько дополнительных опций конфигурации документов:

▼Кассовый узел для печати чеков по документам

Здесь может быть указан синхронный кассовый узел, информация из которого используется для печати кассового чека по документу из таблицы документов по клавише <Ctrl-Z> . Если это поле пустое, то печать чеков по документу таким образом недоступна.

▼Регистр договора с контрагентом

Здесь может быть определен тип регистрационного документа, определяющего параметры договора с контрагентом.

▼Тег лота 'Страна происхождения'

Если в этом комбо-боксе выбран тег, используемый для хранения значения страны происхождения товара, поступившего с лотом, то в диалог редактирования строки приходного документа будет включен комбо-бокс для выбора страны происхождения. Эта опция позволяет сэкономить усилия при вводе документов.

Дата начала расчета долгов контрагентов

Здесь может быть указана дата, с которой следует начина обзор документов для расчета общего долга по контрагенту. Как правило, в этом нет необходимости, однако, если вы ведете учет в базе данных достаточно долго (несколько лет) и количество документов значительно, ограничение указанной датой расчета позволит ускорить работу и снизит общую нагрузку на сервер базы данных.

Будьте внимательны: если в этом поле будет указана дата слишком близко стоящая к текущему дню, то по некотором контрагентам возможно занижение рассчитанной суммы долга по сравнению с реальной. Параметр не влияет на расчет отчета “Долговая ведомость”. Его использование ограничено справочными расчетами, вызываемыми при открытии документов и соглашений с контрагентами.

Папка для добавления файлов

Метод расчета общей скидки по документу

Диалог редактирования опций расчете общей скидки по документу показан на рис. link.

Метод расчета скидки

Этот переключатель определяет алгоритм разноски общей скидки по строкам документа.

○Простой

○Регрессивный

○Регрессивный с унификацией

Точность округления

Дата, начиная с которой использовать переключение

Конфигурация расценки документов

Опции расценки документов позволяют настроить автоматическую и полуавтоматическую расценку приходных документов.Эти опции будут применяться либо при ручном вызове функции расценки, либо автоматически (если установлен признак ✓Автоматическая котировка в конфигурации пользователя).

Вид диалога опций расценки документов приведен на рис. link. Далее следуют пояснения относительно управляющих элементов этого диалога.

▼Вид котировки

Вид котировки, используемый для расценки приходных документов.

Округление

Переключатель, определяющий направление округления результирующего значения цены.

○До ближайшего

округление осуществляется до ближайшего значения по финансовому правилу.

○В меньшую сторону

результат становится равным наименьшему значению, удовлетворяющему критериям округления.

○В большую сторону

результат становится равным наибольшему значению, удовлетворяющему критериям округления.

✓По НДС

Если этот флаг установлен, то результирующая цена будет кратна ставке НДС для товара.

✓Запрет на изменение параметров при расценке

Включение этого флага приведет к тому, что при ручном вызове функции расценки по документу программа не будет предлагать выбор параметров расценки, а автоматически применить параметры, указанные в этом диалоге. Флаг действует только в том случае, если указан вид котировки для расценки.

✓В относительной расценке использовать контрактную цену поставщика

Переключатель позволяет несколько изменить правило формирования учетной цены реализации при расценке таки образом, что расценочная котировка, заданная процентной величиной относительно учетной цены поступления, будет применяться относительно контрактной цене поставщика. Если же для расцениваемой номенклатурной позиции не задана контрактная цена, то будет использован традиционный алгоритм расчета относительно учетной цены поступления. Контрактная цена в контексте расцениваемой строки приходного документа определяется по общему правилу извлечения котировок: сначала система пытается найти контрактную котировку по складу, которому принадлежит документ и по поставщику, являющемуся контрагентом по документу. Если такого значения нет, то условие поиска ослабляется до склада верхнего уровня или “для всех складов”. Аналогично, может быть использовано значение контрактной котировки, заданной для всех поставщиков (без явного указания статьи).