Отчетность по расчетам с дебиторами и кредиторами

Долговая ведомость

Долговая ведомость позволяет анализировать соотношение между отгрузкой и оплатами по документам. Этот анализ может быть проведен как в разрезе покупателей, так и поставщиков, а также любой другой категории контрагентов, по которой вы ведете учет оплат по документам.

Обратим внимание на то, что, не смотря на однозначное название, этот вид отчетности является не только инструментом отслеживания долгов, но и предоставляет множество возможностей для анализа финансовому менеджменту и бухгалтерскому подразделению вашего предприятия.Для того чтобы обратиться к долговой ведомости выберите пункт меню Отчетность→ Расчеты с дебиторами и кредиторами→ Долги по покупателям или Отчетность→ Расчеты с дебиторами и кредиторами→ Долги по поставщикам. Оба эти пункта меню практически идентичны за исключением того, что в первом в качестве таблицы аналитических статей установлена таблица Покупатели, а во второй Поставщики.

Фильтр долговой ведомости

Долговая ведомость

На рис. link показан вид фильтра долговой ведомости. Следующая таблица перечисляет о описывает назначение управляющих элементов этого диалога.

Период отгрузки
Период, за который следует перебирать долговые документы.

Период оплаты
Период, которым следует ограничить перебор оплат по долговым документам.
Срок оплаты
Период, в который должны попадать сроки оплаты по долговым документам.

▼Аналитическая таблица

Здесь должна быть указана таблица аналитических статей, по которой система должна перебирать документы. Если здесь, скажем, указана таблица Покупатели то перебираются только те долговые документы, контрагенты в которых относятся к этой таблице.

▼Контрагент

Если вы хотите увидеть анализ только по одному контрагенту, то выберите его в этом комбо-боксе. Эта опция позволяет избежать нежелательной задержки в расчетах по всем контрагентам, если вас интересует только один контрагент.

▼Категория

Выбор в этом комбо-боксе какого-либо значения заставит систему строить отчет только по тем контрагентам (аналитическим статьям), которые связаны с персоналиями, имеющими выбранную категорию.

▼Подстановка контрагента

Опция, позволяющая сгруппировать отчет по одному из критериев, соответствующих контрагентам. При выборе здесь какого-то значения, система будет группировать контрагентов, одинаковых по этому критерию, и суммировать расчетные величины по таким контрагентам.

▼Город

Позволяет фильтровать расчет по контрагентам, адрес которых содержит выбранный город. Если в диалоге установлен флаг ✓Адрес доставки, то фильтрация осуществляется по адресу доставки, в противном случае - по юридическому адресу.

▼Склад

При необходимости рассмотреть долговые документы, относящиеся только к одному складу, укажите этот склад в этом комбо-боксе.

▼Валюта

Если ваши долги, либо долги ваших дебиторов номинированы в различных валютах, то вы имеете возможность ограничить расчет только конкретной валютой, выбрав ее здесь. Если это поле пустое, и не установлен флаг ✓Все валюты, то просматриваются только документы, номинированные в базовой валюте.

✓Все валюты

✓Только неоплаченные документы

При включенном флаге, система включает в отчет только те долговые документы, которые оплачены не полностью.

✓Считать оплату только за период

Это устаревший флаг. Его смысл в том, что в отчете учитываются только те оплаты, дата которых попадает в период отгрузки. В настоящий момент эта опция работает именно так, но при условии, что поле “Период оплаты” пустое. В большинстве случаев, для ограничения периода оплаты следует использовать поле “Период оплаты”.

✓В ценах поступления

Если этот признак включен, то система проецирует отгрузочные товарные документы, номинированные в ценах реализации , в цены поступления. Точно также, в соотношении сумма оплаты / сумма отгрузки, трансформируются суммы платежей. Этот флаг используется достаточно редко, в случаях, если необходимо оценить долги ваших покупателей перед вами в терминах себестоимости отгруженной им продукции.

✓Расширенная ведомость

Если этот флаг включен, система рассчитывает долговую ведомость, которая учитывает не только суммы долговых документов и суммы платежей, но и отдельными колонками отчета показывает состояние зачетов по каждому контрагенту и итоговое сальдо по долгам и зачетам. Хотя расширенная ведомость рассчитывается несколько медленней обычной, она позволяет увидеть полную картину взаиморасчетов с контрагентами.

✓Включать нулевые долги

Обычно, долговая ведомость используется для высвечивания только ненулевых долгов. Если же, вашей целью является не просто долги, но более широкий аспект анализа, то установите этот флаг. При этом из отчета не будут устраняться контрагенты, итоговое сальдо взаиморасчетов с которыми нулевое.

✓Адрес доставки

Если этот флаг установлен, то все критерии фильтрации и группировки, опирающиеся на адрес контрагента, используют адрес доставки. Алгоритм получения адреса доставки следующий: Извлекается адрес доставки по документу, если этот адрес не пустой, то он и применяется В противном случае извлекается фактический адрес персоналии и, если не пустой, то применяется Если первые два пункта не сработали (и адрес доставки по документу и физический адрес персоналии пустые), то используется юридический адрес персоналии.

Переключатель

Сортировать по

Позволяет выбрать порядок сортировки отчета либо одному из следующих критериев:

  • Наименованию
  • Сумме отгрузки
  • Сумме долга
  • Признаку стоп (сначала следуют контрагенты, для которых в соглашении установлен этот признак, затем тем, у которых - нет). Строки, для которых признак ✓Стоп имеет одинаковое значение, сортируются по имени контрагента.
  • [Расширение]

    Предоставляет возможность ограничить расчет ведомости по агенту, с которым связан документ, и (или) с плательщиком по документу. См. ниже.

    [Цикличность]

    Открывает дополнительный диалог, управляющий параметрами цикличности отчета (см. ниже).

    [Дополнение]

    Вызывает диалог, управляющий дополнительными критериями отбора документов, по которым строится отчет (см. ниже).

    Фильтр долговой ведомости по расширениям документов

    Диалог расширения фильтра долговой ведомостиЭтот внутренний диалог фильтра долговой ведомости позволяет устанавливать дополнительные параметры отбора документов, по которым должна строиться ведомость. Вид этого диалога показан на рис. link.

    ▼Плательщик

    Ограничивает отчет только теми документами, в атрибуте “Плательщик” установлена выбранная здесь статья.

    ▼Агент

    При выборе в этом комбо-боксе определенной статьи агент расчет будет вестись только по документам, в атрибуте “Агент” которых установлена эта статья.

    ▼Таблица статей дополнительного объекта

    Вспомогательный комбо-бокс, позволяющий уточнить выбор дополнительного объекта по документам, которые должны попасть в отчет. Необходимость в выборе этой таблицы обусловлена тем, что отчет “сворачивает” данные по множеству документов относящихся к к разным видам операций. Каждый вид операции может определять собственную таблицу статей дополнительного объекта по документам (или не определять вовсе). Следовательно, система не может самостоятельно идентифицировать эту таблицу в этом фильтре.

    ▼Дополнительный объект

    Если выбран дополнительный объект, то в отчет попадут данные только по тем документам, дополнительным объектов в которых является он.

    Параметры цикличности долговой ведомости

    Параметры цикличности долговой ведомостиЭто - специальная группа опций фильтра отчета, управляющая его модификациями, позволяющими получить кросстабулированные по периодам отчеты с заданными показателями.

    Подробнее эти модификации определяются ниже.Изображение диалога приведено на рис. link.

    Период отгрузки
    В этом поле дублируется период из заголовочного диалога фильтра. При изменении периода здесь в заголовочном диалоге он также измениться.
    Период оплаты
    Аналогично предыдущему полю, это - дублирует одноименный критерий из заголовочного диалога фильтра.

    Период срока оплаты
    Так же, как и предыдущие два поля, это - дублирует критерий “Период срока оплаты” из заголовочного диалога.

    Показатель

    Блок переключателей, от которых зависит форма отчета. Возможны следующие варианты:

    ○Нет

    Если переключатель в этом положении, то отчет не будет циклическим.

    ○Просроченность оплаты

    ○Задержка оплаты

    ○Отгрузка по периодам

    ○Оплаты по периодам

    В зависимости от выбора варианта справа от переключателя показываются дополнительные критерии расчета.

    Все четыре (отличные от ○Нет) варианта отчета будут описаны ниже.

    Дополнительные отчеты по долговой ведомости

    Дополнительные отчеты по долговой ведомостиВложенный диалог “Дополнительные отчеты по долговой ведомости” (рис. link) позволяет рассчитать специализированные макро-характеристики задолженности.

    Такой отчет допускает использование подстановки по контрагенту. В этом случае вы получите укрупненные параметры (по городу, категории контрагента и т.д.).Здесь возможны следующие варианты:

    Нет
    Функции дополнительных отчетов отключены.
    Доля просроченных долгов
    При выборе этого положения переключателя, система рассчитает отчет, содержащий анализ задолженности по критерию отношения

    Просроченная задолженность / Общая задолженность Обращаем внимание на то, что этот отчет актуализирован только для текущего момента. То есть, сравнение величин опирается на понятие “Текущей просроченной задолженности”. Другими словами, этот отчет не сможет продемонстрировать показатель доли просроченной задолженности по состоянию на какой-либо день, отличный от текущего.

    Критерием просроченности долга выступает поле “Срок оплаты (дней)” в котором вам следует указать какое количество дней от даты документа отгрузки еще не является просроченным. Допустим, если вы укажете здесь значение 7, то документы, которые не оплачены в течении 7 дней или менее не являются просроченными, а документы, по которым не поступило полной оплаты в течении 8 дней и более - просрочены. Если в срок оплаты будет установлен равным нулю, то за срок оплаты для каждого документа будет приниматься последняя дата платежа из долгового документа.

    Заметим, что эти два варианта расчета (с явным указанием срока оплаты и со сроком, извлекаемым из долгового документа) заметно различаются по результирующим значениям.

    Оборачиваемость дебиторской задолженности
    Если установлено это значение переключателя, то будут рассчитаны значения оборачиваемости дебиторской задолженности по следующей методике:

    Оборот контрагента за период делится на его задолженности на конец периода. Все три величины выводятся в таблице просмотра. При использовании этой опции следует иметь в виду следующие обстоятельства:

  • периодом считается период отгрузки, введенный в заголовочном диалоге фильтра
  • контрагенты с нулевым долгом на конец указанного периода не показываются, поскольку попытка расчета оборачиваемость дебиторской задолженности по ним бессмысленна (деление на ноль).
  • приведенная здесь методика расчета оборачиваемости дебиторской задолженности несколько отличается от классической. В классическом варианте оборачиваемость вычисляется как отношение оборота контрагента к его

    средней

    задолженности за период.

    Данный отчет не позволяет вычислить за одну операцию среднюю задолженность. Для расчета классической оборачиваемости задолженности как макро-величины по всему предприятию следует использовать технологию бизнес-показателей.

  • Таблица долговой ведомости

    На рис. link показан вид таблицы расширенной долговой ведомости. Обычная (не расширенная) таблица не содержит последних четырех колонок. Далее описывается смысл каждого из столбцов.

    Наименование
    Наименование статьи контрагента. При подведении курсора мыши к ячейке этой колонки высвечивается подсказка, содержащая телефоны и другие электронные адреса контрагента (если для него какие-либо из этих адресов определены).
    Номер аналитической статьи контрагента.
    По отгрузке

  • Отгружено: Сумма долговых документов, соответствующих заданному фильтру.
  • Оплачено: Общая сумма документов оплат, привязанных к документам отгрузки, просуммированных в колонке “Отгружено” с учетом условий фильтра.
  • Долг: Разница между колонками “Отгружено” и “Оплачено”.
  • По зачетам
  • Платежи: Сумма зачетных документов, за период отгрузки, заданный в фильтре.
  • Зачтено: Сумма зачитывающих оплат, соответствующих зачетным документам, просуммированным в колонке “Платежи”.
  • Остаток: Разница колонок “Платежи” и “Зачтено”.
  • Общий долг
    Разница колонок “Долг” группы “По отгрузке” и “Остаток” группы “По зачетам”.
    Стоп
    Если аналитическая статья, которой соответствует строка, имеет установленный признак ✓Стоп, то в этой колонке будет виден символ X.

    Заметим, что если в фильтре выбрана подстановка контрагента, то эта колонка всегда пустая (в общем случае, система не может идентифицировать установку флага ✓Стоп по множеству статей, представленных одной строкой).

    Действия в таблице долговой ведомости

    Документы
    <Enter> Просмотр долговых документов по выбранному контрагенту, соответствующих фильтру
    Аналитическая статья
    <F2> Открывает диалог просмотра и редактирования статьи аналитического учета, соотвествующей текущей строке таблицы.

    Долговая карточка клиента
    <F3> Просмотр долговой карточки контрагента. Эта карточка перечисляет как долговые документы, так и оплаты, в хронологическом порядке. Для каждого документа указывается сальдо, возникшее после него.
    Зачетные документы
    <F6> Просмотр зачетных документов по контрагенту, соответствующих фильтру.

    Персоналия
    <F4> Просмотр и редактирование персоналии, соответствующей выбранной строке.
    Печать ведомости
    <F7> Печать долговой ведомости При выборе этой функции вам будет предложен диалог выбора варианта отчета (рис. link).

    Ведомость должников

    Будет печататься простой отчет долговой ведомости, аналогичный тому, что вы видите на экране.

    Ведомость должников с док

    Будет печататься отчет, содержащий не только итоговые строки, но и долговые документы с суммой долга по каждому контрагенту.

    Документы выводятся за период отгрузки, указанной в фильтре отчета. Если этот период большой, то и отчет может получиться внушительного объема.

    Акт сверки

    Специальная опция, позволяющая печатать акты сверки по всем контрагентам, перечисленным в ведомости, для рассылки.

    При выборе этого варианта, вероятно, следует заполнить поле “Срок поступления ответа”. Здесь вы можете указать срок поступления ответа от контрагента, после которого, если контрагент не подтвердил акт сверки, его долг или ваша задолженность перед ним, считается утвержденным.

    Переключатель способа сортировки

    С помощью этого переключателя вы имеете возможность выбора способа сортировки выводимого на печать отчета.

    Итог
    <F9> Итоговые суммы по ведомости.
    Фильтр
    <Ctrl-V> Изменение фильтра с последующим пересчетом ведомости.

    План платежей

    План платежей - это инструмент анализа будущих денежных поступлений и расходов. Этот вид отчетности опирается на долговые документы и учитывает сроки оплаты по документам. Основываясь на этих данных, строится таблица, в которой для каждого цикла выбранного периода, показывается сумма, которая должна быть оплачена.

    Техника расчета

    План платежей строится следующим образом:

  • За период, указанный в фильтре перебираются записи плановых сроков платежей. Соответствующие даты вы видите в диалоге документа в поле “Дата оплаты”, либо (для сложного графика платежей) по кнопке [План платежей].
  • Для каждой записи срока платежа извлекается документ, важнейшими атрибутами которого, для данного отчета, являются:
  • Контрагент.
  • Номинальная сумма (сумма отгрузки).
  • Сумму оплаты. В случае, если фильтр предписывает учитывать текущий долг, считается полная сумма оплаты, в противном случае - только до даты начала периода отчета (поле “Период” в фильтре).
  • Если фильтр определяет цикличность отчета, то записи сортируются по принадлежности временным циклам.
  • Если в фильтре задано требование детализации по контрагенту, то записи сортируются по контрагенту, либо его подстановке (опция фильтра ▼Подстановка контрагента). Если же детализация по контрагенту не требуется, отчет считает суммарные значения суммы отгрузки, суммы оплаты и суммы ожидаемых платежей по всем контрагентам за период или цикл.

  • При установленном в фильтре флаге ✓Кросстаб после расчета система строит кросстабулированную таблицу по циклам.
  • Фильтр плана платежей

    План платежей

    Период
    Период времени, за который система должна рассчитать отчет.

    ▼Склад

    Выберите здесь склад, если вы хотите ограничить расчет только этим складом. Если склад не выбран, то анализ ведется по всем складам.

    Кнопка [Список] справа от этого комбо-бокса позволяет выбрать несколько складов, для которых должен рассчитываться отчет в совокупности.

    ▼Таблица статей

    Таблица аналитических статей, относительно которой следует вести расчет. Система будет перебирать только те долговые документы, которые относятся к этой таблице статей.

    ▼Контрагент

    Если вы хотите увидеть план платежей только по одному контрагенту, то выберите его здесь.

    ▼Цикл / Количество циклов

    Как правило, план платежей рассчитывается по циклам. Благодаря этому, можно увидеть детализированную картину предстоящих платежей, например, по неделям или дням. В комбо-боксе ▼Цикл выберите интересующий вас цикл, при этом, если период уже задан, система автоматически посчитает, сколько циклов попадает в заданный период, и установит это значение в соответствующее поле. В тоже время, вы можете переопределить выбранную системой величину.

    ✓Считать только текущий долг

    ✓Детализировать по контрагенту

    ✓Кросстаб

    ▼Подстановка контрагента

    Обороты по поставщикам

    Отчет “Обороты по поставщикам” является гибридом, совмещающим в себе оборотную ведомость по статьям бухгалтерского счета “Расчеты с поставщиками” и товарные остатки по каждому из поставщиков.

    То есть, в отчет отображает следующие значения по каждому из поставщиков:

  • Начальное сальдо на заданный период
  • Дебетовый И кредитовый обороты за заданный период
  • Сальдо на конец периода
  • Суммовой остаток товаров поставщика (в ценах поступления)
  • Бухгалтерский счет, по статьям которого строится этот отчет извлекается из общий настроек (Админ→ Настройки поле “Счет поставщиков”).Мы особо акцентируем внимание на том факте, что обороты и долги рассчитываются на базе бухгалтерских проводок, а не непосредственно по документам, как это происходит в случае с долговой ведомостью.

    Таким образом, если в вашей базе данных не настроены проводки по видам операций, затрагивающим состояние взаиморасчетов с поставщиками, либо настроены не верно, вы не сможете получить этот отчет в адекватном виде.Для работы с отчетом выберите пункт меню Отчетность→ Расчеты с дебиторами и кредиторами→ Обороты по поставщикам.

    Фильтр отчета

    Диалог редактирования фильтра оборотов по поставщикам Внешний вид диалога фильтра этого отчета показан на рис. link. Далее перечислены его управляющие элементы.
    Период
    Период расчета оборотов по поставщикам. Входящее и исходящее сальдо будет рассчитано, соответственно, на начало и конец этого периода.

    ▼Поставщик

    Вы можете ограничить отчет только одним поставщиком. Для этого выберите в этом комбо-боксе требуемую статью.

    ▼Склад

    Выбор склада в этом комбо-боксе приведет к ограничению расчета оборотов и сальдо только проводками по документам, принадлежащим выбранному складу.

    Заметим, что как и в случае анализа счета с ограничением по складу, расчет сальдо в этом случае значительно замедляется.

    ✓Не показывать нулевые обороты

    Если вы установите этот флаг, то в отчет не будут включены аналитические статьи, обороты по которым были в течении заданного периода нулевыми.

    ✓Не показывать нулевое сальдо

    Установка этого флага приведет к исключению из отчета аналитических статей, конечное сальдо за выбранный период по которым равно нулю.

    Таблица отчета

    Таблица оборотов по поставщикам

    Действия в таблице отчета

    Анализ
    <Enter> Открывает таблицу анализа счета по статье, соответствующей выбранному поставщику. Анализ рассчитывается за период, эквивалентный тому, что задан в фильтре отчета. Кроме того, если вы ограничили отчет одним складом, то и показанный анализ счета будет ограничен этим же складом.

    Лоты
    <F3> Открывает таблицу просмотра всех лотов выбранного поставщика.
    Документы
    <F4> Показывает документы поставщика за период, указанный в фильтре отчета. Если в фильтре выбран склад, то он также ограничивает выборку показываемый этой функцией документов.

    Остатки товаров
    <F5> Отображает остатки товаров выбранного поставщика на конец указанного в фильтре периода с ограничением по выбранному складу.
    Печать
    <F7> Отправляет на печать рассчитанный отчет. Появлению стандартного диалога печати предшествует диалог опций печати, аналогичный тому, что показывается при работе с анализом счета в варианте оборотов по статьям.

    При выборе основного отчета, форма печати несколько отличается от той, что применяется в случае с простым анализом счета. В этой форме присутствуют также колонки:

    Наш долг сверх остатков товаров
    Разница между остатками товаров поставщика и нашим долгом ему. Отрицательные и нулевые значения в этой графе не отражаются.

    Смысл этой величины - сумма, которую предприятие должно как можно скорее выплатить поставщику, поскольку продало (израсходовало) товары, приобретенные у поставщика, на указанную сумму и, вероятно, получило от этого соответствующую прибыль.

    Остатки товаров сверх нашего долга
    Разница между нашим долгом перед поставщиком и товарными остатками этого поставщика на складах предприятия. Как и в случае предыдущей графы, отрицательные и нулевые значения здесь не отображаются. Экономический смысл этой колонки заключается в том, что предприятие, возможно, имеет основания аргументировать задержку платежей поставщику на указанную сумму ввиду того, что эти товары не распроданы (израсходованы).

    Заметим, что мы не пытаемся “навязывать” вам приведенные трактовки отображаемых в отчете значений. Это - не более чем сложившаяся на многих предприятиях практика использования этого отчета. Стандартная форма отчета: SupplTrnovr.

    Итог
    <F9> Отображает на экране диалог с итоговыми значениями отчета.
    Обновить список
    <Ctrl-V> Пересчитывает отчет для отображения изменившихся данных.

    Рейтинги дебиторов

    Отчет “Рейтинги дебиторов” является результатом статистической обработки данных о платежах клиентов за всю историю ведения учета в базе данных Papyrus .

    Этот отчет может быть крайне полезным инструментом для предприятий, отгружающих продукцию своим клиентам в кредит.

    Элементы отчета

    Величины, рассчитываемые в отчете

    Отчет рассчитывает и отображает следующие важные значения, характеризующие как отдельных клиентов, так и работу всего предприятия в целом:

    Средние задержки платежей
    Средняя величина задержек в днях между датой

    полной

    оплаты по документу и датой отгрузки. Величина рассчитывается как для отдельных дебиторов, так и для всего предприятия в целом.

    Стандартное отклонение задержек платежей
    Статистическое отклонение задержек платежей от средней величины. Значение рассчитывается и для отдельных клиентов и для всего предприятия. Величина характеризует разброс задержек оплаты. Довольно грубая ее интерпретация может звучать так: чем выше это отклонение, тем менее дисциплинирован клиент при оплате своих долгов. Повторим, это - весьма грубое объяснение. В действительности, интерпретацию величины следует увязывать с другими параметрами отчета. Такими как, средняя задержка платежей и средняя просроченность платежей.

    Средняя просроченность платежей
    Средняя величина просроченности платежей по документам. Рассчитывается как статистическое среднее разницы в днях между полной оплатой по документу и последним сроком оплаты, указанным в документе. Если ваше предприятие не практикует использование сроков оплаты в документах отгрузки, то описываемая величина будет равна средней задержке платежа.

    Данное значение достаточно ярко характеризует как клиента, так и все предприятие. Чем оно ниже, тем более дисциплинированным является клиент и тем лучше организована работа по сбору дебиторской задолженности на предприятии.

    Плотность и период платежей
    Очень важные параметры, определяющие удельную сумму и период платежей клиента за всю историю взаимоотношений с ним.

    Рассчитываются эти величины следующим образом:

  • Перебираются все платежи клиента, привязанные к документам отгрузки.
  • Сумма этих платежей делится на количество дней, в течении которых они были осуществлены.
  • Таким образом мы получаем характеристику, отражающую способность клиента гасить задолженность за отгруженный товар или оказанные услуги. Здесь важно подчеркнуть, что данная величина - оценка кредитоспособности клиента именно в проекции на ваше предприятие.

    Опять же, достаточно грубо, это можно иллюстрировать следующим примером. Некий магазин регулярно закупает у вас оптом товары, которые выставляет на своих торговых площадях. Его покупатели время от времени приобретают эти товары. Магазин, в свою очередь, расплачивается с вашим предприятием. Величина плотности платежей как раз суммирует эти оплаты и приводит их к унифицированной величине (делит на количество дней, на которые приходятся все оплаты от этого магазина). В результате (при достаточно продолжительной работе с этим магазином), мы получаем сумму, которая очень точно характеризует способность клиента торговать нашими товарами (или каким либо иным образом получать от них выгоду) и гасить задолженность перед нами. То есть, плотность платежей не столько определяет общую кредитоспособность клиента (быть может, владелец приведенного в примере магазина является очень богатым человеком), сколько его способность встречать требования по платежам именно вашего предприятия.

    Значение периода платежей работает в сопряжении с плотностью платежей. Малое значение этого параметра означает, что история взаимодействия вашего предприятия с этим клиентом не достаточна для адекватной оценки его кредитоспособности. Ниже мы расскажем как по описываемым значениям синтезируется сводная величина, дающая итоговое представление о возможностях покупателя гасить товарный кредит, предоставляемый ему нашим предприятием.

    Рейтинг клиента
    Перечисленные выше параметры автоматически классифицируются системой и все множество ваших клиентов разбивается на несколько классов. Результатом этой классификации является рассчитанный рейтинг дебитора.

    Рейтинг представлен двумя буквами: от латинской A до латинское E каждая. Первая буква отражает кредитоспособность клиента, а вторая - его дисциплинированность как плательщика. Буква A характеризует клиента наилучшим образом, соответственно, буква E - наихудшим. Рейтинг C означает, что дебитор находится по сводной характеристике в середине списка клиентов.

    Для примера, рейтинг AD означает, что клиент, обладает очень высокой кредитоспособностью (с учетом истории сотрудничества с вашей организацией), но его дисциплинированность весьма низкая. Общий рейтинг по всему предприятию не рассчитывается.

    Расчетный кредитный лимит
    На основе статистики платежей система в этом отчете автоматически рассчитывает кредитный лимит, который вы можете предоставить клиенту. Подробность методики расчета будут приведены ниже.

    Удельная стоимость кредитного портфеля
    Этот параметр рассчитывается только для агрегированных элементов (для всего предприятия в целом, для агентов и статей, сгруппированных по персональному отношению, определенному в конфигурации) и отражает удельную итоговою стоимость выданных товарных кредитов в расчете на одну денежную единицу. Так, значение 0.0061 означает, что тысяча рублей дебиторской задолженности для вашего предприятия стоит 6.1 рубль. Эта величина рассчитывается на основе статистики задержки платежей и стоимости финансирования, определенной в конфигурации.

    Удельная стоимость кредитного портфеля является очень важным макро-показателем, отражающим эффективность вашего предприятия по сбору дебиторской задолженности. Кроме того, этот показатель позволяет оценить расходы на штат сотрудников соответствующих отделов и адекватность стоимости факторинговых услуг сторонних предприятий. При всем сказанном следует помнить, что данный показатель характеризует достаточно стабильные процессы, но не может в полной мере учесть риски дефолтов по платежам (то есть, ситуации, когда клиенты просто не в состоянии погасить свою задолженность).

    Ниже (для читателей, обладающих известной математической подготовкой) мы опишем методику расчета этой величины.

    Методика расчета параметров

    Общий механизм

    Общий алгоритм работы механизма сбора и анализа статистики по дебиторам следующий:

    1. Сбор статистики по задержкам платежей. Система перебирает все документы, требующие оплаты, относящиеся к видам операций, связанных с таблицей аналитических статей, определенной в параметрах расчета.

      В расчет принимаются только те документы, которые полностью оплачены и последняя оплата совершена позже даты самого документа хотя бы на один день. Это ограничение отбрасывает документы, которые фактически не имеют отсрочки платежей (оплата за наличный расчет в день отгрузки, отгрузка по предоплате и т.д.). Для каждого документа рассчитывается задержка платежа (разница в днях между датой полной оплаты и датой отгрузки) и просроченность платежа (разница в днях между датой полной оплаты и сроком оплаты, определенном в документе). Заметим, что в расчет принимается срок платежа именно из документа, но не рассматривается период отсрочки платежа, определенный в соглашении с клиентом.

      Рассчитанные задержка и просроченность учитываются для статьи-контрагента по документу и, одновременно, агрегируются для всего предприятия, а также (если это предписано конфигурацией) по агенту, привязанному к документу и холдинговой статье, связанной с контрагентом персональным отношением также заданным в конфигурации.

    2. Сбор статистики по плотности платежей

      Система перебирает документы, относящиеся к видам операций, имеющим признак “доходная” и связанным с таблицей аналитических статей, определенной в параметрах расчета. Если очередной из рассматриваемых документов требует платежного документа, то перебираются и суммируются все платежи по этому документу. В противном случае учитывается номинальная сумма документа.

      Так же как и в предыдущем пункте суммирование ведется как по статье-контрагенту документа, так и по агрегирующим группам (агент по документу, холдинг, все предприятие в целом). Одновременно, для каждой статьи засекается период, на который приходятся платежи.

    3. Расчет статистических характеристик На этом этапе система по собранной статистике рассчитывает описанные выше статистические характеристики дебиторов и агрегирующих групп статей.

    4. Сохранение рассчитанных характеристик в базе данных
    5. Установка кредитных лимитов в соглашениях.

      Этот этап осуществляется в том случае, если параметры расчета предписывают это.

    Что такое сигма-фактор?

    Сигма-фактор является коэффициентом, позволяющим учесть риски по выданным товарным кредитам в зависимости от истории взаимоотношений вашего предприятия с клиентом.Основная идея здесь состоит в том, что при увеличении продолжительности работы с клиентом ваше доверие к нему возрастает. Сложность же в том, что, во-первых, математический закон снижения риска от продолжительности взаимоотношений не очевиден (более того - не известен), а во-вторых, этот закон точно не линеен. То есть, клиенту с которым вы отработали 2 года вы не доверяете в 2 раза больше чем тому, с кем отработали 1 год.

    Для приближенной оценки снижения риска по выданным кредитам в зависимости от истории взаимоотношений мы использовали так называемую сигмоидальную функцию.Вот ее математическая формула:

    (x) = 1 / 1 + e-ax} Здесь a - сигма-коэффициент, определяемый в конфигурации.

    А вот графическое представление значения сигма-фактора взятое из реальных данных (рис. link).Значение сигма-фактора (а=0.01)

    Как видно из рисунка, значение функции находится между нулем и единицей.Аргументом сигмоидальной функции при расчете сигма-фактора (x в представленной выше формуле) является разница между периодом платежей конкретного дебитора и средним значением периода платежей по всей выборке дебиторов.

    В результате клиенты, имеющие период платежей близкий к среднему получат значение сигма-фактора близкое к 0.5.При очень малом значении сигма-коэффициента (0.0001 или меньше) сигмоидальная кривая превращается практически в прямую линию со значениями близкими к 0.5 для всех периодов платежей.

    При увеличении сигма-коэффициента кривая становится более “резкой” - большинство дебиторов, имеющих историю меньше среднего получают нулевой коэффициент, в то время как те, у кого история больше среднего - единичный.

    Расчет плотности платежей

    Величина плотности платежей рассчитывается как отношение суммы платежей, поступивших от дебитора по доходным видам операций к длительности периода платежей в днях, рассчитываемого как разница между датами последнего и первого платежей.

    Расчет кредитного лимита

    Кредитный лимит рассчитывается по следующей формуле:

    L=P

    K d где:

    L

    кредитный лимит

    P

    плотность платежей

    сигма-фактор

    K

    поправочный коэффициент, заданный в конфигурации

    d

    количество дней, на которые рассчитывается кредитный лимит. Это может быть как фиксированная величина для всех дебиторов, так и величина, извлекаемая из поля “срок оплаты” соглашения с клиентом (опции выбора расчетного периода определяются конфигурацией).

    Расчет рейтингов

    Методика расчета рейтинга - наиболее сложная в данном модуле. В первую очередь, напомним, что рейтинг дебитора состоит из двух компонент:

  • Компонента, отражающая кредитоспособность дебитора.
  • Компонента, отражающая дисциплинированность дебитора при выплате долгов.
  • В расчете рейтингов применяется методика относительных показателей или индексов. Это значит, что в рассмотрение берутся не абсолютные статистические величины, рассчитанные при сборе данных по платежам, а их отношение к среднестатистическим показателям по всей выборке дебиторов вашего предприятия.

    Приведем пример для иллюстрации данного подхода

    Предположим, у нас есть 5 дебиторов, каждый из которых имеет некоторый абстрактный показатель . Вот значения этих показателей для каждого из пяти дебиторов:

    Арбат
    2
    Багет
    5
    Визаж
    3
    Гудзон
    4
    Дирак
    1
    Среднее значение показателя по всей выборке равно 3. Таким образом, индекс каждого из дебиторов будет следующим:
    Арбат
    2/3=0.667
    Багет
    5/3=1.667
    Визаж
    3/3=1.000
    Гудзон
    4/3=1.333
    Дирак
    1/3=0.333
    Итак, для расчета рейтинга нам понадобятся следующие индексы:

    Индекс задержек платежей
    Это - синтетический индекс, вычисляемый через комбинацию следующих характеристик дебитора:
  • Средняя задержка платежей
  • Стандартное отклонение задержек платежей
  • Средняя просроченность платежей
  • Первые две характеристики “сворачиваются” в коэффициент вариации (отношение стандартного отклонения к средней задержке), третья характеристика “смешивается” с коэффициентов вариации задержек платежей специальным образом (см. ниже). Точная формула для расчета индекса задержек платежей следующая:

    DIi=(1-w)

    Vi / + wEi / где:

    DIi

    Индекс задержек платежей дебитора i

    Vi

    Коэффициент вариации задержек платежей дебитора i

    V

    Средний коэффициент вариации по всей выборке дебиторов

    Ei

    Средняя просроченность платежей дебитора i

    E

    Средняя просроченность платежей по всей выборке дебиторов

    w

    Весовой коэффициент просроченности в рейтинге, определяемый в конфигурации
    Индекс плотности платежей
    Этот индекс представлен произведением плотности платежей на сигма-фактор (аналогично тому, как это делается при расчете кредитного лимита). Формула, применяемая при вычислении этого индекса, следующая:

    PIi=

    (pi-

    p

    ) di
    где:

    PIi

    Индекс плотности платежей дебитора i

    Функция сигма-фактора от разницы между периодом платежей дебитора i и средним периодом платежей по всей выборке дебиторов (аргументы pi и

    p

    , описанные ниже)

    pi

    Период платежей дебитора i

    p

    Средний период платежей по всей выборке дебиторов

    di

    Плотность платежей дебитора i

    Следующий шаг при определении рейтинга - распределение дебиторов на основании вычисленных индексов. Для этого нам понадобиться мера, в соответствии с которой дебитор, имеющий то или иное значение индекса, получит определенный рейтинг.Такой мерой послужит статистическое стандартное отклонение индекса по всей выборке дебиторов, умноженное на поправочный коэффициент.

    Распределение дебиторов по рейтингамДля иллюстрации распределения дебиторов по рейтингам в согласии с индексами приведем график, построенный на реальных данных (рис. link).

    На рисунке видны линия разграничений по которым дебиторам присваиваются значения рейтингов. Вооруженные этой иллюстрацией, мы можем объяснить смысл символов рейтинга:

    Рейтинг C

    присваивается дебиторам, имеющим значение индекса, лежащее в средней части распределения.

    Рейтинги B и D

    присваиваются дебиторам, имеющим значение индекса соответственно лучше и хуже среднего диапазона.

    Рейтинги A и E

    присваиваются при значениях индекса, выходящим за пределы трех средних диапазонов. Соответственно, рейтинг A получают контрагенты, имеющие экстремально качественный индекс, а рейтинг E - те, кто плохи за рамками допустимого.
    Обратим внимание на неравномерность приведенного распределения. Так, некоторые символы рейтингов остались не заполненными. В общем, это - не является значительной проблемой, однако для более равномерного распределения существует два инструмента:

    Распределение дебиторов по рейтингам с логарифмической шкалой

  • Коэффициенты, регулирующие ширины рейтингов. Они определяются в конфигурации статистики дебиторов.
  • Применение логарифмической шкалы. Этот метод является весьма радикальным средством выравнивания шкал рейтингов, однако его использование связано также и с тем, что одно значение рейтинга будет у дебиторов, имеющих значительно различающиеся в абсолютном выражении индексы. То есть, сравниваться будут уже не абсолютные значения индексов, а их порядки.

    Иллюстрация на рис. link показывает пример использования логарифмической шкалы для определения рейтингов. Заметим, что инструмент коэффициентов ширин рейтингов остается в силе и в этом случае.

  • Рейтинги и агрегирующие элементы отчета

    Мы уже упоминали о том, что отчет о статистике по дебиторам состоит из терминальных аналитических статей и агрегирующих элементов, которые суммируют статистику по торговым агентам, холдингам и по всему предприятию.При расчете рейтингов агрегирующие элементы не принимаются в расчет и по ним рейтинги не вычисляются. Главная причина тому - значительное отличие величин характеризующих агрегирующие элементы от всех остальных. Если они будут принимать участие в вычислении индексов, то это внесет заметное искажение в общую картину, в результате чего мы не получим адекватных рейтингов ни по терминальным статьям, ни по агрегирующим.

    Расчет стоимости кредитного портфеля

    Стоимость кредитного портфеля рассчитывается только для агрегирующих элементов отчета.

    При вычислении этой характеристики мы предполагаем, что задержка платежей подчиняется гамма-распределению. Параметры этого распределения определяются из значений средней задержки платежей и стандартного отклонения этой же характеристики.Далее, перебираются все возможные задержки платежей в днях, оказывающие ощутимое влияние на результат, и для каждой из этих задержек вычисляется вероятность и умножается на простую дневную ставку финансирования, которая определена в конфигурации.

    Просуммировав таким образом все рассчитанные значения, мы получим стоимость денежных средств, замороженных в дебиторской задолженности, связанной с агрегирующим элементом отчета.

    Расчет статистики

    Для расчета статистики по дебиторам необходимо запустить функцию процессинга должников. Эта функция доступна через меню Админ→ Разное→ Процессинг должников. Мы описывали эту процедуру в соответствующем разделе (стр. link).Для расчета статистики по дебиторам необходимо в опциях запуска этой функции установить флаг ✓Собрать статистику о задержках платежей.

    Таблица отчета

    Статистика по дебиторам

    Таблица статистики по дебиторам доступна через пункт меню Отчетность→ Расчеты с дебиторами и кредиторами→ Статистика по дебиторам.Примерный вид таблицы изображен на рис. link.

    Показатели, отображаемые в таблице, описаны выше. Заметим, что ячейки колонки “Рейтинг” выделяются цветом для того, чтобы было проще различать статьи с различными значениями рейтинга.

    Фильтр отчета

    Фильтр по статистике дебиторовФильтр таблицы статистики по дебиторам показан на рис. link. Далее приводится описание его управляющих элементов.

    ▼Таблица статей

    Таблица аналитических статей, по которым строится отчет. По умолчанию система устанавливает здесь таблицу покупателей из общих настроек системы (Админ→ Настройки [Операции]).

    Сортировка

    Выбор варианта сортировки элементов таблицы. Возможны следующие опции:
  • По наименованию статьи
  • По средней задержки платежа
  • По стандартному отклонению задержки платежа
  • По гамма-тесту
  • По плотности платежей
  • По периоду платежей
  • По рейтингу
  • ✓Включать итоговую строку по предприятию

    Установленный флаг предписывает системе включить в отчет строку, отображающую итоговые статистические параметры по всему предприятию. Эта строка, если включается, находится в самом верху отчета и не содержит наименования в соответствующей колонке.

    По умолчанию флаг установлен.

    ✓Включать агрегации по отношениям

    Установленный флаг предписывает системе включить в отчет строки, отображающие агрегированные статистические по персональному отношению, определенному в конфигурации (▼Тип персонального отношения клиент-холдинг).

    Если в статистика была собрана без установки этого типа отношения, то данный флаг не влияет на результат. В таблице на экране соответствующие строки отображаются бледно сиреневым цветом и сгруппированы вместе в верхней части отчета.

    По умолчанию флаг установлен.

    ✓Включать агрегации по агентам

    Если статистика по дебиторам собрана с включенным флагом ✓Собирать статистику по агентам, то установка данного флага приведет к тому, что в отчете будут отображаться агрегированные значения статистических параметров по агентам.

    В таблице на экране соответствующие строки отображаются сиреневым цветом и сгруппированы вместе в верхней части отчета. По умолчанию флаг установлен.

    ✓Включать терминальные статьи

    Если этот флаг не установлен, то в отчет не будут включены строки, соответствующие собственно дебиторам (составляющим основную массу элементов отчета). По умолчанию флаг установлен.

    Действия в таблице отчета

    Аналитическая статья
    <F2> Открывает диалог просмотра и редактирования выбранной аналитической статьи.
    Персоналия
    <F4> Открывает диалог просмотра и редактирования персоналии, соответствующей статье в выбранной строке таблицы.

    Эта функция работает только в том случае, если таблица статей дебиторов, по которой построен отчет, ссылается на персоналии (в большинстве случаев это так и есть).

    Изменить конфигурацию и пересчитать
    <F8> Эта функция позволяет изменить опции конфигурации статистики дебиторов и сразу пересчитать значения, зависящие от них. Действие это весьма удобно на этапе тюнинга анализа дебиторов для того, чтобы можно было точно подобрать параметры конфигурации дабы они максимально точно отражали особенности вашего предприятия.

    Не увлекайтесь этой функцией после того, как были сформированы и утверждены основные параметры конфигурации, иначе постоянное изменение значений будет сбивать с толку сотрудников предприятия, использующих отчет в работе. Доступ к опциям конфигурации регламентируется наличием элемента “Конфигурация статистики дебиторов” в списке доступных конфигураций, определенном в правах доступа пользователя или группы.

    График
    <Ctrl-N> Отображает на экране графическое представление отчета. В зависимости от того, в какой колонке таблицы находится курсор возможны следующие варианты графиков:
    Сигма-фактор
    График отображает точки, соответствующие дебиторам, и расположенным таким образом, что координата X соответствует периоду платежей, а координата Y - сигма-фактору.

    Пример такого графика приведен на рис. link.

    Рейтинг
    График отображает точки, соответствующие дебиторам, и расположенные таким образом, что координата X соответствует индексу плотности платежей, а координата Y - индексу задержек платежей. Горизонтальные и вертикальные разделители на графике указывают расположение границ, отделяющих одно значение рейтинга от другого.

    Примеры графика, соответственно для линейной и логарифмической шкал приведены на рис. link и рис. link.

    Средняя задержка платежей
    Отклонение задержка платежей
    Средняя просроченность платежей
    Если текущей является одна из этих трех колонок, то на экране отображается трехмерный график, показывающий распределение элементов отчета по трем параметрам, соответствующим значениям в перечисленных колонках.
    Остальные
    Отображается экспериментальный график. Не станем комментировать его суть, поскольку он будет пересмотрен либо удален вовсе.

    Печать
    <F7> Отправляет отчет на печать либо на экспорт.

    Стандартная форма отчета: DebtorStat.

    Фильтр
    <Ctrl-V> Позволяет изменить параметры фильтрации отчета.

    Конфигурация статистики дебиторов

    Конфигурация статистики дебиторов

    Конфигурация статистики дебиторов определяет ряд важных параметров, значительно влияющих на результаты расчета величин отчета.Обратиться к этой конфигурации можно либо через меню Админ→ Прочие конфигурации→ Конфигурация статистики дебиторов либо непосредственно из таблицы отчета (см. выше).

    Как уже упоминалось, доступ к этой конфигурации регламентируется наличием элемента “Конфигурация статистики дебиторов” в списке доступных конфигураций, определенном в правах доступа пользователя или группы.Внешний вид диалога показан на рис. link, а следующая таблица поясняет назначение управляющих элементов конфигурации.

    Сигма-коэффициент плотности платежей (0.0001..10)
    Определяет коэффициент, необходимый для расчета сигма-фактора. Подробно этот вопрос освещен на стр. link.
    Ширина ранга градации по плотности платежей (0.1..2)
    Коэффициент, регулирующий ширину рейтинга дебитора в соответствии с плотностью платежей. Этот коэффициент применяется к стандартному отклонению плотности платежей по всей выборке дебиторов. Подробно методика вычисления рейтингов рассмотрена на стр. link.

    Ширина ранга градации по задержкам платежей (0.1..2)
    Коэффициент, регулирующий ширину рейтинга дебитора в соответствии с факторами задержки платежей. Этот коэффициент применяется к стандартному отклонению фактора по всей выборке дебиторов. Подробно методика вычисления рейтингов рассмотрена на стр. link.
    Весовой коэффициент просроченности в рейтинге (0..1)
    Данный коэффициент определяет соотношение между мерой разброса срока платежа дебитора и мерой просроченности в общем факторе задержек платежей, используемом для расчета соответствующего рейтинга дебитора. Подробно методика вычисления рейтингов рассмотрена на стр. link.

    Стоимость финансирования (%)
    Годовая процентная ставка, определяющая стоимость денежных ресурсов для предприятия. Эта величина используется для вычисления стоимости для предприятия выданных товарных кредитов.

    ▼Тип персонального отношения клиент-холдинг

    Если ваше предприятие ведет в базе данных учет отношений клиентов по принципу холдинг-филиал, то система позволяет рассчитать агрегированные характеристики дебиторской задолженности по холдингам в целом.

    Период расчета кредитного лимита, дней
    Период, на который рассчитывается кредитный лимит по клиенту. Это значение может быть переопределено частным соглашением с клиентом (см. ниже ✓Период кредитного лимита брать из соглашения).
    Поправочный коэфф кредитного лимита
    Если это значение больше нуля, то рассчитанный на основе плотности платежей кредитный лимит будет умножен на заданную здесь величину.

    Например с помощью этого параметра вы можете нивелировать методику применения сигма-фактора установив этот коэффициент равным 2, а сигма-коэффициент (см. выше) в очень малое значение (допустим, 0.0001). Тогда сигма-фактор практически для всех дебиторов будет находится вблизи значения 0.5, а поправочный коэффициент доведет результат до 1.

    Период для дополнительной величины лимита
    Сервисная величина, позволяющая отображать в соглашениях с клиентами дополнительные значения кредитного лимита на заданное здесь количество дней.
    Точность округления
    Эта величина задает точность округления рассчитанного кредитного лимита. Если, скажем, вы хотите округлять результирующий лимит до 1000 рублей, то установите в этом поле 1000. Если - до 10 копеек, то установите 0.1.

    Направление округления

    Определяет направление округления рассчитанного кредитного лимита.

    ○До ближайшего

    ○В большую сторону

    ○В меньшую сторону

    ✓Период кредитного лимита брать из соглашения (если определено)

    Если этот флаг включен и у статьи, соответствующей дебитору, есть соглашение, в котором прописан не нулевая отсрочка по оплате, то для расчета кредитного лимита используется именно это значение. В противном случае - величина, заданная параметром “Период расчета кредитного лимита” (см. выше). Заметим, что речь идет о частном соглашении с клиентом. Общее соглашение в рассмотрение не принимается.

    ✓Собирать статистику по агентам

    При установленном флаге система будет собирать агрегированную статистику по торговым агентам, связанным с документами отгрузки. Такая статистика позволяет проанализировать эффективность работы торговых представителей с клиентами.

    ✓Логарифмическая шкала рейтингов

    Включенный флаг изменяет алгоритм расчета рейтингов. Подробности см. на стр. link.
    Период сбора статистики
    По умолчанию система собирает статистику по дебиторам за весь период ввода данных в базу данных. В том случае, если вы хотите изменить это правило, то введите в этом поле период, за который программа должна собрать данные.

    Обратим внимание на то, каким образом применяется данный период:

  • При сборе статистики по временным параметрам отсрочки платежей перебираются только те отгрузочные документы, которые попадают в заданный период.
  • При сборе статистики по плотности платежей перебираются все документы отгрузки, но учитываются только те оплаты по ним, которые попадают в заданный период.
  • В этом поле допускается ввод шаблонизированного периода (см. стр. link).
    Время последнего сбора статистики
    Справочное поле, отображающее дату и время окончания последнего сбора статистики по дебиторам.