Как заменить фискальный накопитель онлайн-кассы

Почти год прошел со старта кассовой реформы, в ходе которой были введены онлайн-кассы. На замену ЭКЛЗ пришли фискальные накопители, минимальный срок работы которых составляет 13 месяцев. Именно их ставили «первопроходцы» кассовой новации. Пришла пора их заменить. Ольга Сумина, эксперт по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения интернет-бухгалтерии «Моё дело», рассказывает об условиях замены фискальных накопителей, о видах ФН и о том, как можно сделать это самостоятельно

О «плюсах» и «минусах» в работе с онлайн-кассой можно говорить бесконечно. Но надо признать, что онлайн-касса — это суперкрутой аналитик розничных продаж, который избавил бизнес от бумажной волокиты. Забыт журнал кассира-операциониста и еще куча кассовой «первички». Информацию о расчетах сохраняет, зашифровывает и передает в налоговую инспекцию устройство размером со спичечный коробок — фискальный накопитель (ФН). Именно он является ключевым элементом онлайн-кассы. ФН содержит все сведения о пробитых электронных чеках. У каждого накопителя свой срок эксплуатации. Да и память ФН не бесконечна. При ее заполнении накопитель требуется заменить. Срок эксплуатации и переполнение памяти — не единственные причины замены накопителя.

Как узнать, что пора менять ФН в плановом режиме

О том, что срок действия ФН подходит к концу, «умная» касса сообщит сама. В отчете «О закрытии смены» вы увидите строку «Ресурс ФН менее 30 дней» или «Память ФН заполнена». Это означает, что пришел срок плановой замены устройства. Посмотреть процент свободного места можно в специальном меню терминала. Заменить ФН нужно до окончания срока его действия. Ведь сделать это позже не получится: ФН заблокируется, он не позволит сформировать нужный отчет «О закрытии ФН».

Каков срок эксплуатации ФН

Срок действия накопителя начинается с момента его активации. Регламентные сроки составляют:

13 месяцев — или 410 дней;

15 месяцев — или 470 дней;

36 месяцев — или 1110 дней.

Минимальный срок службы установлен для подакцизных товаров (алкоголь, табак, медикаменты, ветеринарные препараты). Остальные вправе выбирать, ФН с каким сроком эксплуатации использовать. Например, при применении спецрежимов (УСН, ЕСХН, ЕНВД, ПСН) срок может составлять 36 месяцев.

Когда менять фискальный накопитель

- Истек срок эксплуатации.

- Переполнена память.

- Не соответствует регистрационный номер ККТ электронной памяти устройства. При постановке кассы на учет ошибочно введен регистрационный номер, откорректировать который невозможно.

- Блокирован ФН. Например, если передача чеков не производилась более 30 суток подряд или открытая смена длится более 24 часов.

- Произошла неустранимая поломка, причины которой могут быть самыми разнообразными. Напоминаем, что восстанавливать данные из памяти устройства — это обязанность производителя.

- Произошла смена собственника (сменилось ИНН). При передаче кассы в обособленное подразделение — ФН не меняется, поскольку ИНН у «Головы» и ее «Дочки» один и тот же.

- Переведена касса на автономную работу.

- Изменен режим ККТ с шифрованного на нешифрованный.

Как выбрать новый фискальный накопитель

На первый взгляд кажется, что чем меньше срок действия ФН, тем он дешевле. На практике это не так. В схему фискального накопителя встроен микрочип памяти, объем которого ограничен количеством записей. Информацию удалить или отредактировать невозможно. Поэтому если у вас большое количество продаж, логичнее купить ФН с малым сроком эксплуатации. Ведь срок «сгорит», как только накопитель переполнится.

При выборе накопителя следует обращать внимание не только на базовую функцию, но и на дополнительные «фишки». У каждого оператора фискальных данных (ОФД) они свои. Самые инновационные не только передают чеки в ФНС, но и помогут провести анализ продаж, работы кассиров.

Существует три формата фискальных накопителей: 1.0, 1.05 и 1.1. Версия 1.0 прекращает действовать 1 января 2019.

Как заменить фискальный накопитель

Накопитель можно заменить самостоятельно, либо обратиться в специализированный Центр Технического Обслуживания (ЦТО). Обратите внимание на договор с поставщиком кассы. В нем может быть прописано, что гарантийные обязательства прекращаются при самостоятельном вскрытии корпуса кассы. Тогда, чтобы не «слететь» с гарантии, накопитель должен заменить специалист. К нему следует обратиться и в случае, когда в процессе самостоятельной замены вы столкнулись с теми или иными проблемами. Для этого достаточно позвонить на «горячую линию» ЦТО.

Общий алгоритм самостоятельной замены фискального накопителя

1. Сформируйте отчет «О закрытии смены». Проверьте, чтобы «Количество непереданных ФД» было пустым. Это означает, что ОФД получили все документы с кассы.

2. Сформируйте «Отчет о закрытии ФН». В нем увидите данные, которые нужно указать при перерегистрации: дата и время формирования отчета, номер и фискальный признак документа.

3. Дождитесь подтверждения от ОФД о принятии отчета.

4. Вытащите старый ФН и вставьте новый ФН.

5. Включите кассу.

6. Сформируйте отчет «Об изменении параметров регистрации (или «фискализации») согласно инструкции производителя.

7. Перерегистрируйте ККТ в своем личном кабинете на портале ФНС. Для этого в интерфейсе кабинета укажите причину перерегистрации «замена ФН».

8. Дождитесь изменения статуса «ККТ перерегистрировано».

9. Выставите новые настройки в меню кассы и проверьте работоспособность кассы, например, в режиме «прогон».

«Старый» ФН необходимо хранить 5 лет. Его нужно будет предъявить, если в течение этих 5 лет налоговая придет с проверкой.

Источник: https://delovoymir.biz