Какой должна быть система автоматизации аптеки

Какие вопросы волнуют владельцев и менеджмент аптек в контексте автоматизации? Здесь я попытаюсь собрать набор требований, исходящих от менеджмента аптек и аптечных сетей, и, естественно, сформулировать ответы на них.

Изложенные соображения просуммированы на опыте применения системы Papyrus Pharm в течении нескольких лет.

Что отличает аптечный бизнес от любого другого розничного бизнеса?

- Использование серийных номеров, причем, весьма специфическое.

- Повсеместное применение автоматического импорта приходных накладных от поставщиков

- Жесткий регламент верхней планки цен на определенный ряд лекарственных препаратов (ЖНВЛС)

- Нетерпимое отношение к пересортице и отрицательным остаткам

- Аптеки чаще, нежели розничные магазины иного профиля, применяют прилавочную торговлю. Самообслуживание здесь приживается хуже из-за частой необходимости обращения покупателя к квалифицированному специалисту за разъяснениями при выборе лекарств и для трактовки рецептов.

- Аптечный бизнес предпочитает иметь сеть торговых точек.

С этих особенностей мы и начнем.

Серийные номера

Серийные номера лекарственных препаратов поступают в аптеку из-вне. То есть, поставщики присылают в накладной, кроме всего прочего, и данные о серийных номерах некоторых товаров. Серийные номера важны по следующим причинам:

- Эти номера идентифицируют централизованную сертификацию и верификацию лекарственных средств

- По серийному номеру можно распознать бракованные и фальсифицированные препараты на основе общедоступных справочников таких серий

- Цена одного и того же номенклатурного наименования может различаться от серии к серии

Необходимость учета серийных номеров лекарств предполагает, что система автоматизации для аптеки должна предоставлять строгий партионный учет не только при складском хранении, но и при продаже через кассу. Соответственно, и при инвентаризации подсчет должен осуществляться не только по номенклатурным наименованиям, но и раздельно по серийным номерам.

Импорт накладных от поставщиков

Одна из специфических особенностей аптечного бизнеса заключается в небольшом количестве крупных поставщиков лекарственных средств. В частности, благодаря этому, технологии электронной передачи накладных от поставщиков к аптекам получили повсеместное распространение в этом сегменте.

Следствием сказанного является требование к системам автоматизации импортировать документы из различных источников данных. Причем, настройка под тот или иной формат данных не должна требовать изменений в исходном коде системы. То есть, лучше всего, если аптека своими силами, либо, в крайнем случае, с привлечением консультанта, сможет настроить импорт накладных из нового или изменившегося источника.

При импорте накладных необходимо импортировать цены производителя лекарственных средств с автоматическим расчетом законодательно установленного потолка розничных цен.

Еще одна особенность импорта накладных, впрочем, свойственная не только аптекам - возможность удобного и быстрого разрешения товаров, поступивших с накладной, но которых нет в справочнике данной аптеки.

Регламент предельных розничных цен на ЖНВЛС

Почему расчет предельной розничной цены на ЖНВЛС - сложен? Потому что в эта величина зависит от нескольких факторов и весьма замысловатым образом. А именно, фактически, речь идет о максимальной наценке на реестровую цену производителя, которая может меняться для одного товара от прихода к приходу. Плюс к этому, предельная наценка определяется по специальной ступенчатой шкале.

Я приведу пример формулы расчета системой Papyrus Pharm предельной розничной цены, но не для того, чтобы вы вникали в нее, а лишь с целью продемонстрировать ее необычность.sieve[0.55; 50?0.5; 200?0.4](MinZ(tag.reestrprice, lottag.manufprice))*(MinZ(tag.reestrprice, lottag.manufprice))+cost

Таким образом, мы еще раз убеждаемся в необходимости строгого партионного учета (цена производителя - привязывается к партии, а не к товару). Естественно, система обязана следить за тем, чтобы цена на партию не назначалась выше предельного значения.

Пересортица и отрицательные остатки

Нетерпимость менеджмента аптек к пересортице и отрицательным остаткам в значительной степени обусловлена факторами, перечисленными выше. Коль скоро учет лекарственных средств ведется по серийным номерам и цена на одну номенклатурную позицию с разными сериями может отличаться, то недопустимо позволять продавать через кассу товар, которого нет на учетном остатке.

Соответственно, система для автоматизации аптеки должна предоставлять возможность блокировать продажу товара, которого нет на учетном остатки. В равной степени как и продажу из партии с превышением учетного наличия этой партии.

Проблему отрицательных остатков я, надеюсь, раскрыл в статье Отрицательные остатки в товарном учете .

Аптечные сети

Предприятия, занимающиеся аптечным бизнесом, предпочитают развиваться в сторону увеличения собственных торговых точек. Не смотря на то, что это - тенденция для большинства сегментов розничной торговли, аптеки мотивированы здесь в большей степени из-за того, что торговая площадь одной аптеки, как правило, незначительная и для увеличения рентабельности приходится увеличивать количество магазинов.

Какие требования к системе автоматизации предъявляют аптечные сети?

Прежде всего, это надежный механизм синхронизации данных между офисом и аптеками, если работа организована не посредством терминального доступа к центру обработке данных из магазинов.

Далее, система должна предоставлять развитые инструменты управления справочниками, логистики, ценообразования, и другие, обеспечивающие, с одной стороны, унификацию информации для всех подразделений сети, с другой стороны, эти инструменты должны предоставлять гибкость в дифференцировании данных для разных аптек или их групп (если сеть оперирует несколькими десятками торговых точек, то их правильная группировка - необходимость). В качестве примера можно привести такую важную функцию, как различающиеся правила формирования цены для разных районов города.

Техника централизованного управления дисконтными и подарочными акциями.

Учитывая высокую конкуренцию на аптечном рынке, менеджмент вынужден применять самые разнообразные варианты стимулирования продаж. Вопросы управления промо-акциями я подробно описал в статье Point-of-sale автоматизация промо-акций .

Для сетевых фармацевтических предприятий возрастают требования к отчетности. Само-собой, это общие отчеты с самыми разнообразными вариантами фильтрации и группировки:

- остатки товаров

- отчеты о продажах (в т.ч. ABC-анализ, статистика продаж по наименованиям, группам, брендам и т.д.)

- анализ кассовых чеков по отдельным аптекам и в общем по сети

- отчетность по кредиторской задолженности

- верификация и сравнение цен поставщиков между отдельными торговыми точками

и много другое.

Регламентированная отчетность в надзорные органы и для поставщиков

Следует отметить трудоемкий отчет о ценах, ежемесячно формируемый для Росздравнадзора.

Point Of Sale

При организации автоматизированных кассовых мест в аптеках следует учитывать следующие факторы:

- На кассовом компьютере аптекам обычно требуется отображение точного остатка продаваемого товара и, более того, запрет на продажу товара "в минус". Разумеется, речь идет об актуальных остатках с учетом еще не завершенных кассовых смен.

- При выборе товара кассовая система должна предлагать выбрать партию с серийным номером препарата.

- Фармацевты часто требуют от рабочего места наличие сервиса, информирующего о месте хранения выбранного товара.

- Менеджмент некоторых аптек настаивает на том, что бы при выборе для продажи препарата, требующего рецепта, на экране высвечивалась информация об этом.

- Гетерогенная среда, в которой учет (backoffice) организован средствами одной системы, а продажи на кассах (frontoffice или point of sale) - другой (например, Set Retail или Фронтол), при всех своих преимуществах, в аптеке создает некоторые трудности. Суть их в следующем:

- Про продажу препаратов с точностью до серийных номеров можно забыть - специализированные кассовые модули редко поддерживают продажу по серийным номерам, а если вам повезет встретить такой модуль, то скорее всего данные о сериях потеряются при обмене данными между backoffice и frontoffice.

- Фармацевт не сможет воспользоваться сервисом подсказки о месте хранения продаваемого товара, поскольку эта информация обычно хранится в backoffice-системе и обеспечить приемлемый интерфейс с point of sale будет затруднительно. Впрочем, как и с серийными номерами, популярные кассовые модули не поддерживают работу с местами хранения товаров.

- Дисконтные карты гетерогенные торговые системы обрабатывают хорошо, но с более сложными схемами промо-акций опять же возникает множество проблем.

Глобальные сервисы

Благодаря развитию широкополосного интернета предприятия получили доступ к новым возможностям с точки зрения маркетинга и управления бизнесом. Как автоматизированная система управления аптекой и аптечной сетью может помочь в использовании этих возможностей?

Получение информации о товарах из глобальных справочников

Система автоматизации аптеки может обращаться к глобальному справочнику за информацией о товаре по штрихкоду или по наименованию.

Бонусные карты

Аптечная сеть, посредством глобальных сервисов, имеет возможность запустить бонусную программу для увеличения лояльности покупателей. Такая программа обеспечит начисление подарочных баллов при покупке в одной из аптек сети, которые можно использовать при следующей покупке или обменять на какой-либо подарок.

Исключительно привлекательной выглядит идея объединения нескольких аптечных (и не только) сетей для совместного продвижения общей бонусной программы.

Обмен данными об остатках

Еще одна простая, но полезная функция, которую может обеспечить автоматизированная система в аптеке - информирование о наличии и цене лекарственного средства в других аптеках этой же сети или города. Для того, чтобы такая функция работала необходимо, чтобы заданный круг аптек своевременно передавал на централизованный сервер информацию о своих остатках и, возможно, ценах.

Быстрая организация интернет-торговли

Специализированные ресурсы в интернете (например, Universe-HTT), позволяют организовать интернет-магазин, либо сбор заказов от оптовых покупателей. При этом, основную массу товаров со  штрихкодами такие ресурсы уже содержат. Предприятию остается отправлять данные о ценах и, если необходимо, остатках, сопоставленных со штрихкодами товаров, на сервер и получать с него размещенные покупателями заказы. Такой подход значительно бытрее, дешевле и проще, нежели самостоятельная разработка сайта с интернет-магазином, кроме того, он реализует централизованную популяризацию вашего ресурса в сети, что в варианте приватного сайта связано с большими затратами времени и средств.

Резюме

Кроме универсальных функций, присущих большинству ERP-систем, система автоматизации для аптек и аптечных сетей должна предоставлять следующий функционал:

- Строгий партионный учет

- Товарный учет на уровне серийных номеров. При чем, серийные номера должны ассоциироваться не с товарами, а с партиями

- Запрет на отрицательные остатки и механизмы борьбы с пересортицей

- Развитые инструменты настраиваемого импорта документов

- Контроль предельно допустимых розничных цен на ЖНВЛС и проверку бракованных серий

- Интегрированный с backoffice кассовый модуль со специализированными функциями

- Интерфейсы с глобальными сервисами

Соболев Антон

26 марта 2013